Wim neemt ons in dit artikel mee in een aanbesteding, die Wim voor Coppa en in samenwerking met ons kenniscentrum heeft uitgevoerd. Dit is misschien wel de “eerste volledig digitale aanbesteding”,  waarbij ook de communicatie en afstemming tussen de projectteamleden volledig via elektronische weg plaatsvond. Verder neemt Wim ons mee in wat de impact van dit digitale aspect is en reflecteert hij op de impact van digitaal werken op het aanbestedingsproces. Daarnaast voorspelt hij of de digitalisering van de processen rondom een aanbesteding nu echt van de grond gaat komen en of digitaal aanbesteden in de toekomst vaker toegepast gaat worden.

Een innovatief inkooptraject door een innovatieve gemeente

De mogelijk eerste volledig digitale Europese aanbesteding is uitgevoerd bij de gemeente Lochem. Zij willen een geautomatiseerd systeem voor het gehele sociaal domein. Op dit moment bestaat dit uit twee systemen en dit is door de gebruikers voelbaar. Met de aanbesteding in kwestie wil de gemeente Lochem één integrale oplossing voor beide systemen. De uitdaging is echter dat de gevraagde functionaliteit in de huidige markt nog geen standaard praktijk is. Het is dus een aanbesteding met een innovatief karakter, waarbij het resultaat een ‘nieuwe’ oplossing oplevert, mogelijk als samenwerking tussen meerdere partijen.

Een innovatieve aanpak voor een innovatieve gemeente

Gelukkig leent de werkwijze van Wim zich perfect voor een aanbesteding met een innovatief karakter. Hij gebruikt de principes van Best Value en het selectieproces van Best Value Procurement (BVP) om samen met de markt tot de best passende oplossing te komen.

Wim vertelt over zijn aanpak: “Ik begin altijd met een kick-off met het hele team. Hierin licht ik de BVP-aanpak toe en waarom deze is ingericht zoals die is. Hierdoor krijg je als procesbegeleider begrip en commitment, omdat de teamleden het verschil met een normale procedure inzien en de logica van de Best Value-aanpak begrijpen. In deze fase is het ook belangrijk om helder te zijn over wat er van de teamleden tijdens het aanbestedingsproces verwacht wordt. Dit is het startpunt van een goede samenwerking in het team. Vervolgens gaan we met het team aan de slag met vier punten:

1. De huidige situatie (Ist): Wat gaat er goed? Wat gaat er fout? Wat kan er beter?
2. De gedroomde situatie (Soll): Hoe willen jullie het graag zien? Wat is de ideale oplossing?
3. Van de gedroomde situatie en de gap tussen de huidige en gewenste situatie worden de doelstellingen voor de aanbesteding afgeleid. Oftewel, waar moet de leverancier concreet invulling aan geven (het ‘wat’)? Het ‘hoe’ of ‘op welke wijze’ wordt aan de leverancier overgelaten.
4. De randvoorwaarden: Binnen welke kaders speelt de opdracht zich af. Waar moet de leverancier rekening mee houden? Denk bijvoorbeeld aan het security-beleid.

Hierdoor heb je met het team de belangrijkste thema’s besproken en kan je aan de slag met het aanbestedingsproces zelf. Naast dat je het interne team begeleidt, is het ook belangrijk om de markt goed te informeren over het aanbestedingsproces, ze te helpen begrijpen wat er van ze verwacht wordt in deze aanbesteding en hoe ze een goede inschrijving kunnen doen. In de aanbesteding met de gemeente Lochem hebben wij dit gedaan door een marktinformatiesessie te houden, waarbij alle geïnteresseerde marktpartijen welkom waren. Tijdens deze sessie is de reden waarom en de manier waarop we aanbesteden toegelicht en is actief feedback gevraagd op het onderwerp en het inhoudelijke deel van de aanbesteding vanuit de leveranciers. Het mooie aan inkoopprojecten is vaak dat je het echt samen met de leverancier moet doen. Wij weten goed wat we willen, zij zijn de expert in hoe daar te komen. Je hebt elkaars expertise nodig om tot de gewenste situatie te komen.”

“De angst voor het digitale werken vertraagt meer dan het digitale werken zelf”

De start van deze aanbesteding was tevens de start van de coronacrisis. Dit zorgde voor veel onduidelijkheden en mogelijke uitdagingen voor iedereen, zo ook voor de gemeente Lochem en Wim. Maar de daadwerkelijke impact was minimaal. Uiteindelijk is het proces met maar 2 weken vertraagd, vooral op verzoek van inschrijvers die meer tijd nodig hadden voor interne afstemming. Wim merkte dat hij aan het begin van het digitale werken er een uitdaging in zag: “Met videobellen mis je toch een belangrijk element als procesbegeleider, namelijk de non-verbale communicatie. Het is echt anders. Maar de uitdaging die hij in het begin zag, bleek mee te vallen. Het werkt eigenlijk prima. Het vraagt echter een andere aanpak en mede door structuur in te brengen in de meetings is het eigenlijk prima verlopen.

Het werkt goed, biedt zelfs voordelen, het is ‘lean and mean’. Het scheelt in reistijd en de meetings zelf verlopen veel efficiënter en dat is voor alle partijen vaak fijn. Ik denk dat we moeten leren online te meeten, zoals we vroeger moesten leren om van een beeldscherm te lezen. Het kost even tijd, maar de angst voor het digitale werken vertraagt meer dan het digitale werken zelf.

Ik ga de ervaringen die ik tijdens de coronacrisis heb opgedaan zeker in mijn inkoop- en aanbestedingstrajecten gebruiken, om ze efficiënter te laten verlopen en om tijd aan overleggen en meetings te minimaliseren. In mijn optiek biedt digitaal aanbesteden voordelen en kan het in de toekomst dus zeker vaker toegepast worden!”

Van innovatie leer en groei je

Op persoonlijk vlak heeft Wim geleerd dat ook voor hem, wat hij in eerste instantie niet dacht, digitaal werken een drempel is waar hij overheen moest. Maar tegelijkertijd moet je in veranderende tijden niet geconsumeerd worden door de hectiek en verstijven, maar juist actie ondernemen. “Het is niet zozeer iemands expertise, maar met name zijn ‘ability to adapt’ wat impact heeft op het resultaat en zorgt voor onderscheid. Dus pas je aan de situatie aan, denk na over hoe het wel kan en probeer het. Als het niet lukt, kun je altijd besluiten om het anders aan te pakken of terug te vallen op het vertrouwde. Maar zonder te experimenteren, vallen en opstaan is er geen innovatie,” concludeert Wim.