Je kunt hierbij natuurlijk elke keer een nieuwe, op maat gemaakte offerteaanvraag maken, waarin de inkoopbehoefte wordt uitgeschreven. Maar je kunt ook vanuit een standaarddocument werken. Coppa kan jou op allerlei manieren ondersteuning bieden om tot de meest geschikte oplossing te komen. Zo helpen wij jou met het maken van een perfect op maat gesneden offerteaanvraag, maar we bieden ook diverse standaarddocumenten aan.

De voordelen van standaarddocumenten

We hebben hieronder zes voordelen van het gebruik van standaarddocumenten opgesomd.

• Volledig: Je ziet niets over het hoofd en wordt herinnerd aan zaken die je anders misschien niet had meegenomen, zoals de verwerkersovereenkomst of relevante juridische aspecten.
• Tijdsvoordeel: Onze standaarddocumenten zijn simpel en eenvoudig in te vullen, bevatten duidelijke aanwijzingen en geven waar nodig extra toelichting. De documenten zijn bovendien herbruikbaar. Zo houd je tijd over om je aandacht op de kernactiviteiten van inkoop te vestigen.
• Veelzijdig: Of je nu offerteaanvragen via ABK, TenderNed of Mercell publiceert, de standaarddocumenten van Coppa zijn geschikt voor alle inkoopplatformen. Wil je één of meerdere vragenrondes? Het format is op deze opties voorbereid. 
• Breed inzetbaar: De standaarddocumenten zijn geschikt voor diverse inkoopprocedures (bijv. MVO, EOA, ENOA, etc.) en gunningsmethodieken (bijv. Laagste prijs, BPKV, etc.)
• Juridisch up-to-date: Veranderingen in wet- en regelgeving worden door Coppa waar nodig in de standaarddocumenten verwerkt.
• Volledig te personaliseren: Onze standaardteksten over duurzaamheid, social return, etc. bieden alle ruimte voor aanpassingen. Of jouw organisatie nu inkoopt vanuit de overheid of zorg, Coppa heeft voor elke organisatie een set met standaarddocumenten klaar liggen.

Verschillende soorten standaarddocumenten

Coppa levert een totaalpakket aan standaarddocumenten voor het hele inkooptraject. Zo is het format voor het projectplan of de aanbestedingsstrategie op zo’n manier ingedeeld, dat alle noodzakelijke stappen doorlopen worden om tot weloverwogen keuzes te komen.

Hetzelfde geldt voor de offerteaanvraag. Met dit document vraag je de markt een offerte uit te brengen op jouw opdracht. Welke route je ook kiest, Coppa heeft de juiste offerteaanvraag voor je klaar liggen. Met het invullen van het format worden risico’s ondervangen en de relevante inkoopaspecten behandeld.

Voorbeelden van standaarddocumenten

Wist je dat we ruim 70 soorten standaarddocumenten aanbieden? Wij bieden voor iedere soort inkoopprocedure, van start tot evaluatie, een complete set. Hieronder hebben we een aantal voorbeelden van soorten standaarddocumenten opgesomd.

Standaarddocumenten voor offerteaanvraag

De offerteaanvraag is ingedeeld in vijf herkenbare hoofdstukken:

• Omschrijving van de opdracht(gever)
• Processueel raamwerk van de inkoopprocedure met geschiktheidseisen
• Programma van Eisen (of verwijzing naar bijlage)
• Gunningscriteria
• Beoordeling

In ieder hoofdstuk wordt een voorzet gedaan, maar is er ook ruimte voor een eigen (inkoop)beleid.

De offerteaanvraag is voor meerdere inkoopprocedures te gebruiken. Of je de tender nu (niet) openbaar Europees, nationaal of onderhands in de markt zet, dat maakt voor de standaarddocumenten niet uit. Hetzelfde geldt voor de sector of gunningsmethodiek: er zijn standaarddocumenten voor werken, leveringen of diensten en ook voor de verschillende gunningsmethodieken.

Standaarddocumenten voor gunning en afwijzing

Naast een offerteaanvraag voorziet Coppa ook in formats voor communicatie met de markt omtrent gunning en afwijzing. Deze communicatie kan via het inkoopplatform of per brief verlopen en behelst het juridisch raamwerk dat is vereist voor een dergelijke brief.

Verder worden aandachtspunten meegegeven waarop bij het berichten van de markt over het resultaat van de inkoopprocedure gelet kan worden.

Standaarddocumenten voor overeenkomst

Ook voorziet Coppa in een format voor een overeenkomst. Deze overeenkomst is juridisch afgedekt voor de meest voorkomende risico’s en goed hanteerbaar voor het sluiten van het contract. Uiteraard laat de overeenkomst ruimte voor opdrachtspecifieke artikelen of beleidsmatige afwijkingen van algemene (inkoop)voorwaarden.

Gebruik van standaarddocumenten in de praktijk

Doordat veel diverse klanten de standaarddocumenten al gebruiken, zijn deze in de praktijk en op juridische houdbaarheid beproefd. Meestal doorstaan onze standaarddocumenten de rechterlijke toets.

Omdat de standaarddocumenten van Coppa van juridisch hoog en sluitend niveau zijn, brengt dit zekerheid voor de inkooporganisatie met zich mee. Ook brengt het vertrouwen aan de zijde van de markt. Is een rechter kritisch over de inhoud van de standaarddocumenten? Dan verwerken we dit in de eerstvolgende update. Als klant ontvang je minimaal drie keer per jaar een update van de standaarddocumenten.

Naast de klanten, gebruiken onze consultants de standaarddocumenten ook zelf bij hun opdrachtgevers. Zo zijn de standaarddocumenten in een breed spectrum van de inkoopmarkt bekend.

Ook aan de slag met standaarddocumenten?

Wil jij ook genieten van de vele voordelen van standaarddocumenten en bijvoorbeeld veel tijdwinst behalen door inkoopprocedures efficiënter te laten verlopen? Neem gerust contact met ons op. We adviseren je graag over de mogelijkheden van standaarddocumenten voor jouw organisatie.