De gemeente Oldambt heeft het contract voor het beheer en onderhoud van al haar wegen opnieuw aanbesteed. Voor deze aanbesteding is de innovatieve aanbestedingsmethodiek Rapid Impact Contracting toegepast. Coppa en KplusV begeleidden de gemeente bij het aanbestedingstraject, dat resulteerde in een contract met een duidelijke focus op maatschappelijke impact en duurzaamheid.

Aanbesteden vanuit maatschappelijke ambities

Binnen de gemeente Oldambt liepen meerdere contracten in het domein van de openbare ruimte af. De gemeente koos ervoor de contracten voor onkruidbestrijding, wegen-, berm-, riool- en bruggenonderhoud te bundelen en de verantwoordelijkheden centraal te organiseren. Deze bundeling maakt het mogelijk maatschappelijke opgaven in de regio integraal aan te pakken.

De gemeente heeft ambities op het gebied van klimaat, circulaire economie en Social Return en wilde deze expliciet meenemen in de nieuwe aanbesteding. Om de kennis van leveranciers te benutten én samenwerking in de uitvoering te versterken, is gekozen voor de aanbestedingsmethodiek Rapid Impact Contracting.

Rapid Impact Contracting

Als aanbestedende dienst is het uitdagend om de maatschappelijke opgaven goed te verwerken in aanbestedingsdocumenten. Daarnaast volgen innovaties elkaar snel op en is flexibiliteit in de uitvoering noodzakelijk om hierop in te spelen. Om die reden is de Rapid Impact Contracting-aanbestedingsmethodiek (hierna RIC) ontwikkeld.

Bij een RIC-aanbesteding werkt de aanbestedende dienst op basis van vooropgestelde ambities en uitgangspunten intensief samen met de markt. Het benutten van de kennis van marktpartijen staat centraal. De aanbestedingsleidraad beschrijft welke ambities de opdrachtgever wil realiseren. Deze ambities vormen de gunningscriteria voor het project en worden geprioriteerd met de Sustainable Development Goals (SDG). Inschrijvers beschrijven in een VAK-plan hun Visie, Aanpak en Kunde op de gestelde ambities.

RIC-aanbestedingen werken met een plafondbudget, waardoor volledig op kwaliteit wordt gegund.  Het werken met ambities als gunningscriteria borgt flexibiliteit in de uitvoering. Door termen als ‘maximaliseren’ of ‘minimaliseren’ en het gebruik van een gezamenlijk opgestelde roadmap kan tijdens de uitvoering worden bijgestuurd. Hierdoor onderscheiden inschrijvers zich op duurzaamheid en partnerschap.

Na gunning werken de aanbestedende dienst en de leverancier gezamenlijk de oplossing uit. Hierbij staan de volgende RIC-principes centraal:

Het RIC-proces bij de gemeente Oldambt

Tijdens de eerste interne voorbereidingssessie zijn de ambities en mogelijke risico’s in kaart gebracht en vervolgens omgezet in gunningscriteria. Een week voor publicatie van de aanbesteding is een marktinformatiedag georganiseerd. Geïnteresseerde leveranciers kregen hierbij een toelichting op de aanbesteding, de ambities én de RIC-methodiek.

De volgende ambities en uitgangspunten vormden de basis voor de beoordeling:

• Ambitie 1. Bij het op niveau brengen en houden van het wegennet en de rest van de binnen de scope vallende onderdelen maximaal bijdragen aan waardig werk, lokale werkgelegenheid en economische groei in de gemeente Oldambt en omliggende gemeenten. Dit draagt bij aan SDG 8.
• Ambitie 2. Bij het op niveau brengen en houden van het wegennet en de rest van de binnen de scope vallende onderdelen maximaal bijdragen aan duurzaamheid en circulariteit over de gehele keten. Dit draagt bij aan SDG 12 en 13.
• Ambitie 3. Maximaliseren van impact op een door inschrijver zelf te verwoorden Ambitie, gerelateerd aan nog ongebruikte SDG naar keuze.
• Uitgangspunt 1. Het realiseren van een toekomstbestendig partnerschap binnen het ecosysteem/keten van de inschrijver en haar (interne)partners en in samenwerking met de gemeente Oldambt. Dit draagt bij aan SDG 17.
• Uitgangspunt 2. Een eerlijke en realistische prijs.

Gemeente Oldambt vindt het belangrijk dat ook leveranciers – via deze aanbesteding – aan hun eigen organisatiedoelstellingen werken, gerelateerd aan de opdracht. Ambitie 3 maakt dit voor de inschrijvers mogelijk.

De inschrijvingen zijn beoordeeld door een beoordelingsteam vanuit de gemeente Oldambt. Om aannames te verifiëren is een toelichtingsronde georganiseerd. Hierna volgde de definitieve gunning, waarna het eerste contract is getekend. De gemeente en de gegunde leverancier zijn doorgegaan naar de volgende fase: het samen vormgeven van de oplossing.

Van gunning naar gezamenlijke uitvoering

De gemeente streeft naar een hoog onderhoudsniveau (minimaal 90% van het wegareaal op B-niveau) gedurende de overeenkomst en wil daarbij haar ambities zo goed mogelijk invullen. Ze verwacht van haar partner een proactieve houding en een rol als beheerder aan tafel.

De opdrachtnemer richt zich op het versterken van de regionale werkgelegenheid en economie. Waardige arbeidsplaatsen en een grotere betrokkenheid van de leefomgeving maken daar onderdeel van uit. Ook wordt gewerkt aan het minimaliseren van negatieve klimaateffecten en het vergroten van circulariteit.  

Centraal in het realiseren van de ambities staat een transparante samenwerking tussen gemeente Oldambt en opdrachtnemer. Er is voldoende flexibiliteit om mee te bewegen met maatschappelijke veranderingen. Transparantie over de financiën, zowel tussen de gemeente en de opdrachtnemer als in de keten, draagt bij aan eerlijke prijzen.  

De samenwerking staat in het teken van elkaar scherp houden en constant zoeken naar betere oplossingen. Een concreet resultaat is het onderzoek naar innovatief belijningsmateriaal voor wegen, dat de CO₂-uitstoot bij verwerking en aanbrengen fors reduceert.

De samenwerking tussen Coppa en KplusV

De bundeling van expertises van Coppa en KplusV blijkt effectief. Coppa brengt kennis van inkoop en aanbesteding in, KplusV richt zich op het versnellen van maatschappelijke transities. Beide bureaus delen de ambitie om duurzaam inkopen de nieuwe standaard te maken.