In de nieuwe werkwijze beschikken medewerkers over betaalpassen voor directe aankopen in winkels en online webshops. Dit zorgt voor een efficiënte verwerking van kleine uitgavenstromen. Doordat medewerkers direct betalen, hoeven zij geen voorschotten meer aan te vragen of declaraties in te dienen. Dit versnelt en vereenvoudigt de afhandeling van uitgaven.  

Implementatie en pilotfase

De implementatie startte met het opstellen van een centraal beleid voor het gebruik van de Kas & Pas-module. Dit vormde de basis voor een uniforme inrichting bij alle eenheden van de organisatie. Na het vaststellen van het beleid volgden de ontwerpfase en de inrichting. Hierin werd de gewenste inrichting in Spend Cloud in een blauwdruk vastgelegd en doorgevoerd in het systeem. Vervolgens is de inrichting getest tijdens een pilotfase. Tijdens deze pilot werden medewerkers begeleid in het gebruik en vonden meerdere evaluatiemomenten plaats.

Livegang Landstede Groep

Na de pilot volgde een gefaseerde uitrol naar alle locaties. In samenwerking met de projectleider en vertegenwoordigers van de financiële administratie organiseerden business consultants Michelle van Eijkelenburg en Meike Kruger een roadshow langs alle locaties van Landstede Groep. Tijdens deze sessies kregen medewerkers een training en werden de betaalpassen direct uitgereikt. De sessies werden enthousiast ontvangen, omdat medewerkers na afloop direct met de nieuwe betaalpassen aan de slag konden.

Ondersteuning en borging

Tijdens de implementatie is ook aandacht besteed aan de ondersteunende processen, zoals het aanvragen van een nieuwe betaalpas, rechten in Spend Cloud, (de)blokkeren van een pas en de koppeling naar het boekhoudsysteem. Zo zorgde Coppa, samen met Landstede Groep en Spend Cloud, dat het gehele proces waar mogelijk werd geautomatiseerd. Er was daarnaast continu aandacht voor gebruiksvriendelijkheid waardoor de acceptatie van de nieuwe werkwijze succesvol was.   

Een toekomstbestendig uitgavenproces

De Kas & Pas-module is inmiddels volledig in gebruik. Alle 44 locaties zijn live en medewerkers kunnen gebruik maken van de nieuwe betaalpassen. Daarmee is een belangrijke stap gezet in de professionalisering van de uitgavenprocessen.

Henriette Mooten, teamleider financiën bij Landstede Groep, kijkt tevreden terug op het project: “‘Dankzij de ondersteuning van Coppa hebben wij dit omvangrijke project in relatief korte tijd succesvol en naar tevredenheid kunnen afronden.”