Aanleiding en doelstelling

De module contractbeheer was eerder technisch ingericht, maar de daadwerkelijke ingebruikname bleef achter. Het ontbreken van duidelijke instructies, vastgelegde processen en heldere verantwoordelijkheden belemmerde een effectieve inzet.

GLU wilde het contractbeheer daarom zowel technisch als organisatorisch opnieuw inrichten. Het doel was één centrale plek te creëren voor het registreren en beheren van contracten, met duidelijke procesafspraken en signaleringen. Dit moest zorgen voor beter inzicht in lopende en aflopende contracten en een heldere verdeling van verantwoordelijkheden binnen de organisatie.  

Aanpak en resultaat

Coppa startte met het ophalen en analyseren van de gebruikersbehoeften. Op basis daarvan ontwikkelden we richtlijnen voor contractbeheer en stelden we heldere procesbeschrijvingen op voor het aanleveren en registreren van contracten. Taken en verantwoordelijkheden van contracteigenaren en beheerders zijn verduidelijkt en ondersteund met gerichte trainingen.

Daarnaast richtte Coppa Spend Cloud opnieuw in, volledig afgestemd op het gewenste werkproces. Dit resulteerde in overzichtelijke dashboards en automatische signalen die proactief contractbeheer mogelijk maken en tijdige bijsturing ondersteunen. Barend de Ruijter, business controller, vat de samenwerking kernachtig samen: “Coppa maakt de implementatie beter!”