Om dit te realiseren startten we met een analyse van de bestaande situatie en de gewenste inrichting van contractmanagement binnen de organisatie. Op basis daarvan stelden we een advies op voor de optimale inrichting van contract- en leveranciersmanagement. Vervolgens werkten we de geadviseerde inrichting concreet uit. Deze aanpak resulteerde in een adviesrapport dat de gemeente integraal overnam.

Van advies naar implementatie

In de uitvoeringfase werkten Geert Lubbers en Samuel Honsbeek de benodigde randvoorwaarden en hulpmiddelen uit voor de inrichting van het contract- en leveranciersmanagement. Dit resulteerde onder meer in de aanstelling van centrale contractmanagers, die inmiddels volgens ons advies invulling geven aan het contractmanagement. Daarnaast optimaliseerde gemeente Hoeksche Waard, op basis van onze aanbevelingen, het contractbeheer en de spendanalyse. Hierdoor beschikken contractmanagers over een goede basis om hun werkzaamheden uit te voeren.

Gelijktijdig werd het bestel-tot-betaalproces geoptimaliseerd en een operationele inkooprol ingericht binnen het inkoopteam. Door de nauwe afstemming tussen deze trajecten versterkten de ontwikkelingen elkaar.

Persoonlijk en betrokken

Gemeente Hoeksche Waard beoordeelde de kwaliteit van onze consultants en de opgeleverde rapportages en documenten met een 9 (op een schaal van 1 tot 10). Richard Brabers, strategisch inkoopadviseur bij gemeente Hoeksche Waard: “We zijn zeer tevreden over de samenwerking met Coppa. De organisatie is nauw betrokken door input op een leuke manier op te halen. Daarnaast namen de consultants de tijd om hun adviezen persoonlijk toe te lichten. Het advies is concreet en praktisch uitvoerbaar, waardoor we er direct mee aan de slag kunnen”