Wilgaerden

Toegevoegd op | Door COPPA

  • Organisatie: Wilgaerden
  • Branche: Zorg (Ouderenzorg)
  • Aantal medewerkers: 1.400
  • Diensten Coppa: Inkoop uitbesteden
  • Werkt samen met Coppa sinds: 2016

Sinds januari 2016 heeft Wilgaerden (ouderenzorgorganisatie uit West-Friesland), haar inkoop volledig uitbesteed aan Coppa. Een paar maanden na het uitbesteden van inkoop en de crediteurenadministratie, werd ook een P2P-systeem geïmplementeerd. Niet alleen wilde de organisatie door de samenwerking met Coppa haar inkoopfunctie professionaliseren, Wilgaerden streefde ook de volgende doelen na:

  • Een structurele, jaarlijkse inkoopbesparing op het inkoopvolume
  • Operationele besparing op o.a. personeelskosten
  • Verbetering in efficiency en kwaliteit van de inkoop- en crediteurenwerkzaamheden

Gebruik van het P2P-systeem

Kim Moekotte is als Business Consultant namens Coppa betrokken bij Wilgaerden. Kim vertelt: ‘In 2016 is een P2P-systeem geïmplementeerd met als doel de facturen door middel van een digitale workflow goed te laten keuren, waarbij tevens bestelmogelijkheden werden aangeboden. De bestelmodule is hiervoor als basis ingericht en met klassikale trainingen toegelicht. Bestellingen werden wel geplaatst in het nieuwe systeem, maar niet veelvuldig. Slechts 25 tot 30% van de facturen was voorzien van een voorafgaande order. Toen de organisatie gewend was aan deze nieuwe werkwijze, hebben we gezamenlijk besloten om een project op te zetten om het gebruik van het P2P-systeem echt een boost te geven. Ons doel was om in minder dan een jaar tijd een percentage orderfacturen van 80% te realiseren. Een hele uitdaging, want zo’n hoog percentage zie je bijna niet in de zorg.’ 

Er is een projectgroep opgezet met betrokkenen vanuit de opdrachtgever en Coppa. In het projectplan werden vervolgens de doelstellingen bepaald. ‘De drie belangrijkste doelen waren: beter inzicht, een hogere efficiency en een lagere foutgevoeligheid,’ legt Kim uit. 

Leveranciers contracteren & bestellers opleiden

Vervolgens heeft de projectgroep de huidige situatie geanalyseerd en de gewenste situatie beschreven. Kim vertelt: ‘We hebben in kaart gebracht wie de actieve bestellers zijn, of alle locaties van Wilgaerden het P2P-systeem al gebruiken, bij welke leveranciers er wordt besteld en of alle leveranciers gecontracteerd zijn. Deze analyse hebben we vertaald naar de gewenste situatie en op basis daarvan een detaillijst opgesteld vol te ondernemen acties. We hebben gekeken of alle spend bij niet-gecontracteerde leveranciers gecontracteerd moest worden, of dat deze ondergebracht kon worden bij een gecontracteerde leverancier. Daarbij wat er moest gebeuren om deze vanuit het P2P-systeem aan te bieden. De autorisaties en de workflows in het P2P-systeem zijn geupdatet, zodat deze aansluiten bij het gewenste P2P-proces. Er was voor ons ook een rol weggelegd in het opleiden van de bestellers. We hebben trainingen en inloopdagen georganiseerd en instructiemateriaal aangeleverd. Het resultaat? We hebben het percentage orderfacturen van 80% binnen de afgesproken tijd gehaald.’

Opvolging na het project

De uitdaging ligt volgens Kim vooral in de opvolging nadat het project is afgelopen. ‘We hebben hard gewerkt om ons doel te halen, maar daarna moet je ook opletten dat dit percentage gehanteerd blijft. Toen de doelstellingen werden behaald, is het project overgedragen naar de ‘beheerorganisatie’ in de vorm van ons P2P-team en de betrokkenen bij Wilgaerden. We hebben beheersafspraken gemaakt over wie welke wijzigingen bijhoudt, analyses op onder andere verbruik verzorgt en proactief de contacten met de bestellers onderhoudt. Het beheer ligt natuurlijk voor een groot gedeelte bij Coppa zelf, aangezien de inkoopfunctie is uitbesteed, maar er ligt ook een stuk verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever,’ aldus Kim.

Lessons learned

‘Als een organisatie al een tijd met een P2P-systeem werkt, is wel gebleken dat het noodzakelijk is om een projectstructuur op te zetten om het gebruik van een P2P-applicatie in een korte tijd een boost te kunnen geven,’ concludeert Kim. ‘Wil je deze optimalisatie naast je reguliere werkzaamheden uitvoeren, dan verlies je snel de focus door de orde van de dag. De uitdaging zit dus niet zozeer in het technische aspect, maar vooral in het optimaal gebruik van het systeem door de bestellers en het informeren van de leveranciers. Er moeten goede afspraken gemaakt worden met zowel de bestellers als de leveranciers om de voordelen van een P2P-systeem volledig te benutten. Omdat in de zorg het gebruik van een P2P-systeem meestal niet wordt verplicht, moet je écht de meerwaarde aantonen om mensen tot het gebruik te kunnen verleiden.’ 

Ook ondersteuning nodig bij de implementatie van een P2P-systeem in jouw (zorg)organisatie? Neem contact op voor meer informatie.

Neem contact op