Verschillende klanten, vergelijkbare problemen, nieuwe oplossingen

Toegevoegd op | Door Coppa

De tofste klus van: Anne Slob, Business Consultant

In de rubriek: “De tofste klus van” kijken we naar mooie, bijzondere en uitdagende klussen die consultants bij COPPA hebben uitgevoerd. Deze keer is aan het woord: Anne Slob. Na haar studie Change management aan de Rijks Universiteit Groningen is Anne gestart als trainee bij COPPA. Ze is in drie jaar doorgegroeid tot business consultant en specialist op het gebied van ProActive. In dit blog vertelt Anne over de passie die zij heeft voor implementatie- en optimalisatieprojecten en wat valkuilen voor organisaties kunnen zijn in het gebruik en beheer van een Purchase-to-Pay systeem. 

Purchase-to-what?

Business consultants bij COPPA houden zich bezig met een breed scala aan opdrachten waaronder het implementeren van inkoopsystemen, zoals ProActive en Exact P2P. Een inkoopsysteem ondersteunt het proces van bestelling tot betaling. Binnen COPPA gebruiken wij hiervoor twee verschillende inkoopsystemen die voor iedere klant en omgeving anders ingericht kan en moet worden. Voor de care maken wij het vaakst gebruik van  ProActive. 

Proactive is een inkoopsysteem bestaande uit een scala aan gebruiksvriendelijke modules zoals onder andere een: contractmodule, factuurverwerkingsmodule en een inkoopmodule. ProActive onderscheidt zich met de kas-en-pas module, waarmee je eenvoudig digitaal je kas en pasboek kan bijhouden. Pinuitgaven worden direct na de uitgave zichtbaar in ProActive en het toevoegen van de pinbon aan de boeking kan eenvoudig via de app.

“Er is geen één juiste oplossing”

Tijdens haar traineefase kwam Anne in aanraking met implementaties en optimalisaties van het systeem ProActive. Hier werd ze direct enthousiast van omdat je bij verschillende klanten komt, waar je problemen oplost die vaker voorkomen, maar waarbij je iedere keer weer met nieuwe oplossingen dient te komen die aansluiten bij de behoefte en structuur van de organisatie. Anne: “Je kan je best practices voor 80-85% inzetten, maar je moet je altijd aanpassen aan de omgeving. Er is geen één juiste oplossing.”

“Het resultaat van een implementatie of optimalisatie is tastbaar, je maakt namelijk een verbeterslag. ProActive zorgt voor efficiëntere processen in de organisatie, hierdoor kan je de focus verleggen op zaken die echt belangrijk zijn.“ Anne merkt dat ze in drie jaar gegroeid is naar een aanspreekpunt voor iedereen die met het systeem ProActive te maken heeft. Anne: “Als expert weet je dat bij knop X, Y ook verandert. Je weet wat de impact is van de inrichting op de processen en hebt hierdoor de tools om het systeem in te richten voor iedere organisatie.”

“Hiervoor moet je het systeem meester zijn”

Hoewel ze alle projecten aangaande implementatie en optimalisatie interessant vindt, springt er één uit. Een opdracht voor een zorginstelling die gebruik maakt van ProActive. De zorginstelling weet dat op dit moment in hun gebruik en beheer van ProActive iets niet goed zit, daarom hebben ze COPPA uitgenodigd om een onderzoek te doen naar wat slimmer en beter kan. Anne: “Deze opdracht is uitdagend en zeer leerzaam omdat je naar een bestaande omgeving kijkt en met je kennis en kunde verbetervoorstellen moet maken. Hiervoor moet je het systeem dus meester zijn.”

Over het project zeg Anne het volgende: “Voor dit project hebben we gekozen voor een uitgebreide aanpak waarbij alle documentatie die van belang is voor de inrichting van ProActive bestudeerd is, de inrichting van de applicatie onderzocht is en interviews met een doorsnede van de organisatie gehouden zijn. Hieruit komt naar voren dat ze wel al lang gebruik maken van ProActive, maar dat de kennis over de applicatie onvoldoende op peil is gehouden. Het gevolg is dat een optimalisatieslag nodig is om de applicatie weer efficiënter te laten werken. Dit hebben we allemaal meegenomen in de terugkoppeling naar de klant en vastgelegd in een projectplan. In het projectplan is niet alleen rekening gehouden met de technische inrichting, maar ook met de organisatorische kant van de oplossing. Hierbij komt mijn studie van pas, want bij implementatie en optimalisatie opdrachten is gedragsverandering ook van groot belang om iets te laten slagen.”

“Deze kennis op niveau houden kan je op verschillende manieren organiseren. Allereerst het lezen van releasenotes van ProActive en de laatste ontwikkelingen goed blijven volgen. Tevens biedt ProActive de mogelijkheid om partnerdagen bij te wonen waar zij de laatste ontwikkelingen presenteren. Een andere manier om het kennisniveau goed op peil te houden is door uit te besteden. Naast dat je experts hebt die zich bezighouden met hun kennisniveau op peil houden, kunnen zij ook het gebruik van ProActive optimaliseren. Ten slotte is er de mogelijkheid om personeel te laten trainen door experts. Hierdoor hoeven medewerkers niet de nieuwste ontwikkelingen op de voet te volgen, maar krijgen ze wel de best practises en nieuwste ontwikkelingen mee.’’

Je kennis en kunde moet up-to-date blijven om een applicatie efficiënt en effectief te laten werken

De belangrijkste les die Anne meeneemt uit het project voor de zorginstelling is dat je de kennis en kunde up-to-date moet blijven houden om een applicatie efficiënt te laten werken. Als je dit niet doet loop je het risico dat de applicatie meer werk veroorzaakt dan uit handen neemt. Daarbij moet goed gedefinieerd zijn wie wat doet en waarom. Vraag jezelf af waar de verantwoordelijkheid ligt: bij de gebruiker (bijvoorbeeld inkoop) of bij applicatie- of functioneel beheer? Waarbij uiteraard ook rekening gehouden moet worden met functiescheiding binnen een applicatie.

Bent u ook van plan een P2P systeem aan te schaffen en implementeren of wilt u een optimalisatieslag maken in het gebruik van een huidig P2P systeem? Neem dan contact met ons op via info@coppa.nl of bel naar 085 40 100 50.