Uitbreiding van de IC capaciteit

Toegevoegd op | Door Coppa

Binnen de zorg en overheid doet COPPA inkoopprojecten voor vrijwel alle productcategorieën. Van accountants tot mondmaskers en van contracteren jeugdhulp tot catering. Graag delen wij de verschillende inkoopprojecten, de aanpak en misschien nog wel het belangrijkst, de geleerde lessen.
In dit artikel vertelt Carla Wolleswinkel meer over het opschalen van de IC capaciteit door het aanschaffen van IC-materialen voor een ziekenhuis. Hoe is ze dit project aangevlogen en wat is het resultaat? Wat heeft Carla geleerd?

Tijd voor actie

Een ziekenhuis is een verzameling van kleine werkplaatsen. Werkplaatsen met verschillende behoeften en voormannen of -vrouwen. Dit zorgt voor veel dynamiek in het ziekenhuis. Maar juist in de coronacrisis is het mooi om te zien dat iedereen zich samen inzet voor de patiënt. Waarbij normaliter veel tussenschakels zijn vraagt de coronacrisis voor een snelle en daadkrachtige aanpak. Dit was ook zichtbaar voor Carla toen zij de opdracht kreeg IC middelen in te kopen zodat de IC kan opschalen in capaciteit. 

Normaliter start een project met een projectplan, hierin neem je op wie wat doet, op welke manier en met welk doel. Echter is in een crisis geen tijd voor vooruit opgezette plannen, het is tijd voor actie. Carla begon dit project dus zonder een projectplan, per dag kijkt ze wat er nodig is om de IC op te kunnen schalen. Dit betekent het inkopen van een scala aan producten als saturatiemeters en spuitenpompen, maar ook speciale matrassen, bedden en alles met betrekking tot zuurstof voorziening en meting.  Dit alles gebeurt in samenwerking met de IC afdeling en de speciaal opgezette Corona zorgafdeling in overleg met het hoofd Medisch Instrumentele Dienst (hierna te noemen: hoofd MID). 

Korte, directe lijnen

Carla over de start van dit project: “Er zijn korte, directe lijnen, want er zijn geen projectteams per product. Het is een kwestie van meteen schakelen in een zeer krappe markt. Alles komt per dag op je af en je hebt te maken met een enorm overvraagde markt dus met schaarste. Hierin heb ik me flexibel opgesteld en ben ik out-of-the-box gaan denken. Je moet actie ondernemen door het sourcen op de markt en het onderhandelen met de leveranciers over beschikbaarheid tegen de juiste specificatie.”
Carla: “we hebben veel successen weten te bereiken door de korte lijnen die we op hebben gezet. Zo werk ik nauw samen met het hoofd MID. We kijken per verzoek welk product we gebruiken en welke leverancier dit levert. Vanuit daar kijk ik naar de leverbaarheid, als het leverbaar is: wanneer? Als het niet leverbaar is gaan we op zoek naar een leverancier die een vergelijkbaar alternatief kan leveren. Een afwijkend product met andere verbruiksmaterialen kan voor de zorg problemen geven. Er is al veel druk op de afdeling, je wilt hier geen extra druk creëren door met verschillende soorten pompen te werken. Dit werkt alleen maar fouten in de hand.”

“Binnen het uur belde ze terug”

 “Zo heb ik een mooi voorbeeld van de uitbreiding van de IC bedden. Met moeite heb ik twee bedden met matrassen kunnen inkopen. Een week daarna kregen we wederom een verzoek voor de aanschaf voor extra ic bedden met matras. Heel ziekenhuis Nederland was toen op zoek naar extra bedden en op dat moment werd het MECC ingericht met 250 bedden ten behoeve van extra capaciteit voor het Maastricht UMC en zijn meerder extra corona centra ingericht in o.a. Roermond. Tegen beter weten in toch mijn belrondje gestart bij alle grote bedden leveranciers.

Een leverancier gaf mij de tip dat zij de week ervoor nog een oplevering hebben gedaan bij een nieuwbouw locatie, maar dat het ziekenhuis heeft besloten om niet te verhuizen. De nieuwe bedden zijn ingezet en de oude bedden zijn tijdelijk opgeslagen in de nieuwbouwlocatie. Meteen gevraagd om een contactpersoon. Vervolgens met deze informatie afstemming gezocht met het hoofd MID, met de vraag: wie kennen we daar? We bleken contacten te hebben en mochten 5 bedden ophalen, echter zonder matrassen.

Vervolgens heb ik contact opgezocht met de oorspronkelijke leverancier van de bedden. Ik stelde de vraag of ze deze bedden voor ons wilde vervoeren en direct onderhoud uit wilde voeren. Tevens heb ik gevraagd of ze nog matrassen beschikbaar hebben die wij kunnen kopen of huren die voldoen aan onze specificaties. Dit alles met nog het verzoek of dit alles binnen 48 uur plaats kan vinden. Een bijzondere vraag, werd mij ook vertelt. Maar binnen het uur belden ze terug: ze gaan het voor ons regelen.

De geleerde lessen

Door korte lijnen en een actieve houding ben je in staat acute behoeftes snel te vervullen. Je moet hiermee wel de samenwerking zoeken met de juiste stakeholders die binnen de organisatie ook instemming kunnen krijgen. Daarnaast zijn goede relaties en een gunfactor cruciaal voor Carla geweest in de afgelopen periode. Het is volgens Carla dan ook: “belangrijk dat je elkaar altijd met respect behandeld en dat de menselijke maat heel veel doet. Stel veel open vragen aan de leverancier en vraag ze mee te denken, vooral met dat laatste heb ik enorm veel bereikt in deze uitdagende tijd. Je hoeft en moet het niet zelf willen doen.” 

Heeft u binnen uw zorginstelling of ziekenhuis spoed bij projecten of een oplossing nodig? Neem contact met ons op via sales@coppa.nl

Meer lezen over inkoop in de zorg, lees dan ook eens dit artikel over de inkoop van echografie apparatuur