De toegevoegde waarde van inkoop

Toegevoegd op | Door Coppa

De tofste klus van Errit Gravenberch, senior inkoopconsultant bij COPPA.

In de rubriek: “De tofste klus van” kijken we naar mooie, bijzondere en uitdagende klussen die consultants bij COPPA hebben uitgevoerd. Deze keer is aan het woord: Errit Gravenberch. De afgelopen 20 jaar heeft Errit een breed scala van opdrachten bij uiteenlopende opdrachtgevers en verschillende branches uitgevoerd. Hij is een echt ‘zwaargewicht’ in het inkoopvak. Errit vertelt in dit blog over hoe hij meer toegevoegde waarde aan zijn rol als inkoper heeft gegeven dan alleen maar besparingen realiseren. 

Wat te doen als de inkoopbesparingen gerealiseerd zijn?

In februari 2017 is Errit gestart bij HVO Querido, een organisatie die haar inkoopfunctie heeft uitbesteed aan Coppa, en opereert op het snijvlak van maatschappelijke opvang en geestelijke gezondheidszorg. Op dat moment heeft COPPA de top 30 leveranciers reeds gecontracteerd en zijn de besparingsdoelstellingen behaald. Wat is dan je volgende stap? Welke meerwaarde kan inkoop bieden? Het antwoord luidt in dit geval: vanuit Inkoop een herkenbare bijdrage leveren aan het behalen van de beleidsmatige doelstellingen van HVO Querido. Mooie voorbeelden zijn het voorkomen van arbeidsuitbuiting en  het behouden van de zilveren status van de milieu thermometer zorg. 

 “Wie betaalt bepaalt.”

De teammanagers vormen een belangrijke pijler waarmee Errit draagvlak heeft weten te vergroten voor de (uitbestede) Inkoopfunctie bij HVO Querido. Zij zijn een belangrijke spilfunctie tussen het beleid en de uitvoering daarvan. Door het belang van hun rol als ambassadeurs voor Inkoop te benadrukken én hun betrokkenheid bij  offerteprocedures te vergroten is het draagvlak voor de inkoopfunctie binnen de gehele organisatie vergroot. Concreet betekent dit dat teammanagers direct(er) betrokken zijn bij de offerteprocedures zodat zij invloed uitoefenen op de short list, betrokken zijn bij het opstellen van het Programma van Eisen én het beoordelen van de offertes. Uiteindelijk maken zij dus zelf de keuze uit de, voor hún dienstverlening belangrijke, leveranciers. 

Een goed voorbeeld hiervan is de offerteprocedure rondom beveiliging. Hierover zegt Errit het volgende: “ De aanbesteding rondom beveiliging hebben we radicaal anders aangepakt. We hebben deze offerteprocedure opgezet, en uitgevoerd mét de teammanagers in plaats van vóór. Dus niet het Programma van Eisen opsturen en wachten op akkoord, maar de teammanagers zelf mee laten schrijven aan het Programma van Eisen en vervolgens de offertes laten beoordelen. De teammanagers zijn daardoor als gebruiker bepalend binnen de beleidskaders. Doordat de teammanagers meeschrijven kunnen hun beleidsdoelen rondom bewaking geborgd worden in de offerteprocedure en het contract. Uiteindelijk hebben we per locatie twee leveranciers aanbevolen op basis van een preselectie. Deze preselectie is gemaakt door een selectie van alle teammanagers. Vervolgens konden alle teammanagers met behulp van interviews met de objectleiders uit deze preselectie de juiste leveranciers voor hun locatie kiezen.”

Samen inkoop beter maken.

Veel inkoopopdrachten gaan gepaard met het realiseren van besparingen, maar in de tofste klus van Errit blijkt dat dit niet altijd het geval hoeft te zijn. Door interne klanten de toegevoegde waarde van inkoop te laten zien en het verder op- en uitbouwen van de relatie met de klant heeft Errit vanuit inkoop een herkenbare bijdrage kunnen leveren aan het behalen van beleidsmatige doelen. Dat maakt deze klus tot zijn favoriet. 

Wat hij geleerd heeft van deze opdracht omschrijft hij als volgt: “De persoonlijke match is bepalend voor het resultaat. Hoe dichter je bij de belevingswereld van je interne klant aansluit, hoe meer je kans hebt op succes. Je moet als persoon ernaar streven om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de organisatie van je opdrachtgever, succes is sterk afhankelijk van de klik. Neem mensen mee in je enthousiasme en sluit daarbij zoveel mogelijk aan bij hun persoonlijke beleving.”

Wilt u dat de inkoopfunctie ook in uw zorginstelling een herkenbare bijdrage kan leveren aan de beleidsmatige doelen binnen een organisatie? Neem dan contact op met Nadia Urich, 06-83537640 of mail naar nadia.urich@coppa.nl