Standaarddocumenten voor het hele inkooptraject

Toegevoegd op | Door Stephan Wiegman

Als inkoper in de zorg of overheid herken je de volgende situatie vast wel: alle neuzen staan dezelfde kant op, de inkoopbehoefte is duidelijk en vervolgens ga je de offerteaanvraag opstellen. Alleen, hoe zorg je er nu voor dat de duidelijke inkoopbehoefte ook duidelijk op de markt overkomt? En hoe maak je de offerteaanvraag volledig en zorg je dat je niets over het hoofd ziet?

Je kunt hierbij natuurlijk elke keer een nieuwe, op maat gemaakte offerteaanvraag maken waarin de inkoopbehoefte wordt uitgeschreven, of je kunt vanuit een standaarddocument werken. COPPA CBP kan jou op allerlei manieren ondersteuning bieden om tot de meest geschikte oplossing te komen. Zo kunnen wij je helpen met het maken van een perfect op maat gesneden offerteaanvraag, maar bieden wij ook diverse standaarddocumenten.

In deze blog gaan we in op de voordelen van het gebruik van standaarddocumenten.

De voordelen van standaarddocumenten

  • Volledig: Je ziet niets over het hoofd en wordt herinnerd aan zaken die je anders misschien niet had meegenomen, zoals de verwerkersovereenkomst of relevante juridische aspecten.
  • Tijdsvoordeel: Onze standaarddocumenten zijn simpel en eenvoudig in te vullen, bevatten duidelijke aanwijzingen en geven daar waar nodig extra toelichting. De documenten zijn bovendien herbruikbaar en zo houd je tijd over om aandacht te geven aan de kernactiviteiten van inkoop. 
  • Veelzijdig: Of je nu offerteaanvragen publiceert via ABK, TenderNed of Negometrix, de standaarddocumenten van COPPA CBP zijn geschikt voor alle inkoopplatformen. Wil je één of meerdere vragenrondes? Het format is op deze opties voorbereid.  
  • Breed inzetbaar: De standaarddocumenten zijn geschikt voor diverse inkoopprocedures (bijv. MVO, EOA, ENOA, etc.) en gunningsmethodieken (bijv. Laagste prijs, BPKV, etc.)
  • Juridisch up-to-date: Veranderingen in wet- en regelgeving worden door COPPA CBP waar nodig in de standaarddocumenten verwerkt.
  • Volledig te personaliseren: Onze standaardteksten over duurzaamheid, social return, etc. bieden alle ruimte voor aanpassingen. Of jouw organisatie nu inkoopt vanuit de overheid of zorg, COPPA CBP heeft voor elke organisatie een set met standaarddocumenten klaar.

Verschillende soorten standaarddocumenten

COPPA CBP levert een totaalpakket aan standaarddocumenten voor het hele inkooptraject.

Zo is het format voor het projectplan of de aanbestedingsstrategie op zo’n manier ingedeeld dat alle noodzakelijke stappen doorlopen worden om tot weloverwogen keuzes te komen.

Hetzelfde geldt voor de offerteaanvraag. Met dit document vraag je de markt een offerte uit te brengen op jouw opdracht. Welke route je ook kiest, of moet kiezen conform je inkoopbeleid, COPPA CBP heeft de juiste offerteaanvraag voor je klaar liggen. Met het invullen van het format worden risico’s ondervangen en de relevante inkoopaspecten behandeld.

Voorbeelden van standaarddocumenten

Standaarddocumenten voor offerteaanvraag

De offerteaanvraag is ingedeeld in vijf herkenbare hoofdstukken:

  1. Omschrijving van de opdracht(gever)
  2. Processuele raamwerk van de inkoopprocedure met geschiktheidseisen
  3. Programma van Eisen (of verwijzing naar bijlage)
  4. Gunningscriteria
  5. Beoordeling

Voor ieder hoofdstuk wordt een voorzet gedaan, maar is er ook ruimte voor een eigen (inkoop)beleid.

De offerteaanvraag is voor meerdere inkoopprocedures te gebruiken. Of je de tender nu (niet) openbaar Europees, nationaal of onderhands in de markt zet, dat maakt voor de standaarddocumenten niet uit. Hetzelfde geldt voor de sector of gunningsmethodiek, er zijn standaarddocumenten voor werken, leveringen of diensten en ook voor de verschillende gunningsmethodieken.

Standaarddocumenten voor gunning en afwijzing

Naast een offerteaanvraag voorziet COPPA CBP ook in formats voor communicatie met de markt omtrent gunning en afwijzing. Deze communicatie kan verlopen via het inkoopplatform of per brief en behelst het juridisch raamwerk dat vereist is voor een dergelijke brief.

Verder worden aandachtspunten meegegeven waar op gelet kan worden bij het berichten van de markt over het resultaat van de inkoopprocedure.

Standaarddocumenten voor overeenkomst

Ook voorziet COPPA CBP in een format voor een overeenkomst. Deze overeenkomst is juridisch afgedekt voor de meest voorkomende risico’s en goed hanteerbaar voor het sluiten van het contract. Uiteraard laat de overeenkomst ruimte voor opdrachtspecifieke artikelen of beleidsmatige afwijkingen van algemene (inkoop)voorwaarden.

Naast deze voorbeelden heeft COPPA CBP ruim 70 andere standaarddocumenten. Wij bieden voor iedere soort inkoopprocedure, van start tot evaluatie, een complete set.

Gebruik van standaarddocumenten in de praktijk

Doordat veel diverse klanten de standaarddocumenten reeds gebruiken zijn deze beproefd in de praktijk en op juridische houdbaarheid. Meestal doorstaan onze standaarddocumenten de rechterlijke toets.

Juist omdat de standaarddocumenten van COPPA CBP van juridisch hoog en sluitend niveau zijn, brengt dit zekerheid voor de inkooporganisatie met zich mee en vertrouwen aan de zijde van de markt. Zodra in het verleden een rechter zich kritisch over de inhoud van de standaarddocumenten heeft uitgelaten, wordt dit uiteraard verwerkt in de eerst volgende update die je als klant minimaal drie keer per jaar ontvangt.

Naast de klanten, gebruiken onze consultants de standaarddocumenten ook zelf bij detacheeropdrachten. Zo zijn de standaarddocumenten bekend in een breed spectrum van de inkoopmarkt.

Ook aan de slag met standaarddocumenten?

Wil jij ook je inkoopprocedures efficiënter laten verlopen? Neem dan contact op met Stephan Wiegman (s.wiegman@cbp.nl), juridisch medewerker bij COPPA CBP. Hij adviseert je graag over de mogelijkheden van standaarddocumenten voor jouw organisatie.

Neem contact op met Stephan