Spendanalyses als kompas naar besparing: de kracht van een Spendanalyse

Toegevoegd op | Door Coppa

Spendanalyses zijn een belangrijke tool in de toolbox van een inkoopprofessional. Traditioneel laat een spendanalyse zien waar de kosten van de organisatie gemaakt worden. Dit inzicht is natuurlijk belangrijk, maar dit is slechts de start! Om zelf aan het roer te staan en “in control” te zijn wil je weten hoe je dit kan beïnvloeden. Deze extra stap maakt het verschil tussen “spendbeschouwing” en analyse van de spend. Bij COPPA hebben we benchmarkinformatie, inzicht in product en markt, en up-to-date ervaring van onze eigen inkopers om zo niet alleen naar de huidige situatie van een organisatie te kijken, maar concrete voorstellen te kunnen doen om besparingen te gaan realiseren. In de eerste blog in deze reeks gaan we dieper in op wat nou een spendanalyse is, welke data je in een gedegen spendanalyse meeneemt en wat het resultaat van een spendanalyse is.

Van overzicht naar analyse, van spreadsheet naar kompas

De spendanalyse begint met het definiëren van de scope van een spendanalyse. De scope van een spendanalyse is over het algemeen beperkt tot de exploitatiekosten van een organisatie. Dit betekent dat alle kostensoorten uit de boekhouding vallen onder de scope van een spendanalyse. Dit zijn de kosten die over een periode zijn gemaakt en in principe terugkerend zijn. De kostensoorten uit de boekhouding zijn historische data en dit is het beste perspectief om te bekijken. Als we het over spend hebben bedoelen we dus jaarlijks terugkerende exploitatiekosten.

In een gedegen spendbestand komt een aantal boekhoudkundige dimensies terug, namelijk leverancier, kostensoort en kostenplaats. Zonder deze dimensies is een spendanalyse onmogelijk. Afhankelijk van het boekingsgedrag kan je spend op basis van kostensoorten of leveranciers toekennen aan een inkooppakket. Een inkooppakket is een logische clustering van spend dat in één inkoopproject gecontracteerd kan worden. Voorbeelden zijn voeding, afvalverwijdering, en hechtmateriaal. Voeding kan weer onderverdeeld zijn in subpakketten zoals DKW (droge kruidenierswaren) en vers. De spendanalyse geeft aan wat de beste optie is: het hele inkooppakket in één keer inkopen of opbreken in percelen.

Per inkooppakket volgt een analyse van de spend. Je kijkt niet alleen naar de prijsstellingen en wanneer deze en op welke manier deze tot stand gekomen is, maar ook naar het aantal leveranciers, de verdeling van spend, en wie er intern afnemers zijn. Daarnaast kijk je naar de markt om zo te bepalen wat het besparingspotentieel van dit pakket is. Een spendanalyse heeft dus als doelstelling de besparingspotentiëlen van de verschillende inkooppakketten te identificeren en een inkoopkalender te bepalen. Hoe je besparingspotentiëlen inzichtelijk krijgt volgt in blog 2 van deze reeks.

De inkoopkalender als tactische planning

Als het besparingspotentieel bekend is, maak je een inschatting van de complexiteit van deze projecten. Dit is afhankelijk van marktfactoren en ontwikkelingen (extern) en de interne organisatie. Hierdoor is het mogelijk te bepalen waar de prioriteiten van de afdeling inkoop de komende periode liggen. Welke projecten start je op, en waar besteed je de capaciteit van inkopers en interne collega’s aan? Dit vormt samen de inkoopkalender. De inkoopkalender is dus de tactische planning van de afdeling inkoop bestaande uit een projectenlijst en een gezamenlijke besparingsdoelstelling.

Uitgaven overkomen je niet, maar die doe je en dat zie je weer terug in je exploitatie. Het in control zijn is een constante uitdaging voor de inkoopafdeling, zeker waar op veel locaties of afdelingen besteld wordt. Naar binnen kijken doe je met een spendbeschouwing, maar je vergelijken met de concurrentie, inspelen op marktontwikkelingen, en daarmee de prestaties van de inkoopafdeling naar een hoger niveau tillen doe je met een spendanalyse!

De blogreeks

Dit was de eerste blog in een reeks blogs gericht op spendanalyses als kompas naar besparing. In deel 1 zijn we ingegaan op de kracht van een spendanalyse en hoe je een spendanalyse in kan zetten om tot een inkoopkalender te komen. In deel 2 & 3 gaan wij dieper in op resultaten die door een spendanalyse inzichtelijk zijn. Deel 2 behandelt het achterhalen van besparingspotentieel, en deel 3 over de factoren die de complexiteit van een project bepalen. Ten slotte gaan wij in deel 4 in op de benodigde rapportage om een inkoopkalender op te stellen, en in control te zijn van je spend.

Wil jij inzicht in je spend, een gedegen analyse waar besparingspotentieel inzichtelijk uit voort vloeit? Neem dan contact op met Willem Hoek via willem.hoek@coppa.nl.