Een 4 miljoen software-audit claim!? Dat is mijn hele IT-budget voor 2019!

Toegevoegd op | Door Ebbing Kiestra

Ik loop al ruim 10 jaar mee in software asset management, hoofdzakelijk bij grote bedrijven (NS, Essent, RWE). Sinds april 2019 ben ik gestart bij COPPA als contractmanager/software asset manager. COPPA biedt inkoopdiensten aan binnen zorg en overheid. Persoonlijk pak ik alle grote softwarecontracten ongeachte de branche.

Miljoenclaim van softwarebedrijven

Wat ik veel heb gezien is dat softwareleveranciers strooien met claims die gemiddelde medewerkers in hun hele werkende leven niet bij elkaar harken. Nu weet ik uit ervaring dat zo’n extreem hoge claim het startsein is van een “spel”; het spel van grote getallen en “kleine” bedrijven die bang worden gemaakt door softwaregiganten.

Laat ik duidelijk zijn, het gebruiken van software geeft jou rechten maar… het geeft jou ook plichten.

Het is dan ook niet vreemd te noemen dat een softwareproducent zijn eigendom beschermt tegen illegaal gebruik door middel van software licentie regels. 

Software-audits voor extra omzet

Wat dan wel weer de andere kant op slaat is wanneer softwarebedrijven software-audits gebruiken om extra omzet te genereren, een softwarebedrijf weegt zijn kansen op een succesvolle claim af en bepaalt daarna of er een audit zal plaatsvinden. Helaas gebeurt dit wel in de wereld van software. 

Veel organisaties krijgen zonder opzet - of überhaupt zonder kennis over wat hen overkomt - een enorme claim aan hun broek, de 4 miljoen euro uit de titel is dan niet een ondenkbaar bedrag.

Als je dan geen kennis hebt van softwarelicenties, contracten, modellen, gebruikersovereenkomsten et cetera, dan ben je als een mak lammetje dat overgeleverd is aan de slager, in dit geval degene die de audit uitvoert.

Wat te doen met een claim?

Wat kun je doen als er al een claim ligt? Het is essentieel dat je gaat achterhalen waarop een dergelijke claim is gebaseerd: hoe komt de softwareleverancier aan zijn gegevens om een claim neer te leggen? Welke rechten zijn er geschonden, wie weet of deze claim eigenlijk wel klopt? Zorg ervoor dat er één iemand uit jouw organisatie het aanspreekpunt is en bij voorkeur een software asset manager met verstand van zaken. 

Vanzelfsprekend is het veel effectiever om preventief je softwarecontracten en het gebruik ervan in kaart te hebben. Door te weten hoe de contracten in elkaar steken en wat je gebruikt, haal je de wind uit de zeilen van een mogelijke claim. 

Analyseer je softwarecontracten!

Heb jij zelf twijfels over jouw softwarecontracten en het gebruik van software binnen jouw organisatie? Dan is het aan te raden om deze een keer te (laten) analyseren.

Trouwens, de kosten voor de analyse op software contracten zijn 1000x lager dan een mogelijke claim. Sterker nog, vaak worden jouw totale software kosten (TCO) lager omdat je er bijvoorbeeld achter komt dat er betaald wordt voor ongebruikte support of komt er uit een analyse naar boven dat veel gebruikers de duurdere professional versie gebruiken waar de goedkopere standaardversie hetzelfde resultaat geeft, dus onnodige kosten die voorkomen kunnen worden.

Wil je meer informatie over dit onderwerp? Neem dan gerust contact op met Ebbing Kiestra.

Neem contact op