Selectie van een P2P-systeem

ROC van Twente werkt sinds 2008 met het huidige Purchase to Pay (P2P)-systeem voor de financiële- en inkoopfunctie. Op dat moment was ROC van Twente één van de eerste mbo-instellingen die het hele proces van bestelling tot en met betaling gedigitaliseerd had. Hoewel in de afgelopen twaalf jaar verschillende aanpassingen in de onderliggende processen en systemen zijn doorgevoerd, is inmiddels sprake van de zogenaamde ‘wet van de remmende voorsprong’. De meeste ontwikkelingen en verbetermogelijkheden van de afgelopen jaren zijn niet doorgevoerd. Dit was voor ROC van Twente de aanleiding om het P2P-proces onder de loep te nemen en opnieuw te kijken naar de visie op en de behoefte aan een P2P-systeem en de beschikbare mogelijkheden hiervoor in de markt.

ROC van Twente kent als overheidsorganisatie een ondersteuning met een beperkte omvang. De middelen worden zo veel mogelijk ingezet voor het primaire proces: het beroepsonderwijs. Specialistische ondersteuning van Coppa heeft ons goed geholpen de aanbesteding van het P2P systeem te doorlopen. — Marcel van Vliet, Locatiemanager Hengelo / Hoofd Bedrijfsbureau H&FZ

Uit een voorafgaand onderzoek naar de huidige situatie en de functionele behoeftes van de eindgebruikers zijn verschillende verbeterpunten op de gebieden van beleid, proces, gedrag en tooling naar voren gekomen. Ter ondersteuning van het onderdeel tooling heeft Coppa samen met een projectgroep van ROC van Twente een meervoudig onderhands selectietraject opgestart. Zowel het door Coppa uitgevoerde onderzoek, als ook de inspiratiesessies met eindgebruikers en de marktkennis van Coppa vormden input voor de uiteindelijke meervoudig onderhandse offerteaanvraag. Eind januari is de opdracht gegund. 

Coppa voelt de krachten in onze (onderwijs)organisatie goed aan en weet deze goed in te zetten om gezamenlijk te komen tot een goed, gedragen resultaat. Ervaring in soortgelijke organisaties is bij Coppa voelbaar aanwezig. — Marcel van Vliet, Locatiemanager Hengelo / Hoofd Bedrijfsbureau H&FZ