Schoonmaak aanbesteden

Toegevoegd op | Door COPPA CBP

Jasper van Kasteren werkt sinds 1 juli 2018 als inkoopconsultant bij COPPA CBP. Daarvoor heeft hij bijna 10 jaar gewerkt bij twee adviesbureaus waar hij zich focuste op facilitaire aanbestedingen, waarbij hij vooral advies uitbracht aan organisaties over het aanbesteden van de schoonmaak.

Jasper: ‘Bij COPPA CBP ben ik me aan het verbreden en heb ik de afgelopen maanden ook diverse aanbestedingstrajecten begeleid voor onder andere koffieautomaten, accountancy, aansprakelijkheidsverzekeringen en bedrijfskleding. Maar mijn specialisatie ligt bij facilitaire aanbestedingen zoals schoonmaak, catering, beveiliging en multifunctional aanbestedingen.’

Wensen van de organisatie in kaart brengen

Net als vrijwel elk aanbestedingstraject, begint ook het traject voor het aanbesteden van schoonmaak met het in kaart brengen van de wensen binnen de organisatie. ‘Wat is het aantal m² dat schoongemaakt moet worden aan vloeren en glas? Wat wordt er nu betaald aan schoonmaak? Hoe ziet het pand eruit?; dat zijn vragen waar je antwoord op wilt krijgen,’ zegt Jasper.

‘Wanneer een organisatie met meerdere vestigingen haar schoonmaak inkoopt, bezoek ik graag alle locaties. Er zijn veel aspecten die invloed hebben op de te realiseren prestatie in schoon te maken m² per uur. Voorbeelden van deze aspecten zijn: 

  • de uit te voeren werkzaamheden;
  • de ervarenheid van de schoonmaakmedewerkers;
  • de beschikbare schoonmaakmaterialen en -machines;
  • de bereikbaarheid van een gebouw en de verschillende ruimtes;
  • de bezettingsgraad;
  • het aantal gebouwgebruikers;
  • vloerafwerkingen;
  • de aanwezige ruimte(soorten);
  • de verhouding waarin de ruimten aanwezig zijn en het aantal vierkante meters.

Het is daarom belangrijk om een goed beeld te krijgen van alle locaties die schoongemaakt moeten worden, om zo in kaart te brengen wat een aanbestedende dienst bij een aanbesteding uiteindelijk mag verwachten en of er een efficiency is te realiseren.’ 

Programma van Eisen

Wanneer een organisatie besluit tot aanbesteden over te gaan, wordt er een Programma van Eisen opgesteld waar toekomstige inschrijvers aan moeten voldoen. Daarbij wordt bijvoorbeeld ook genoemd welk soort contract de organisatie uiteindelijk met een schoonmaakbedrijf wil afsluiten.

‘In principe zijn er twee soorten contracten,’ legt Jasper uit. ‘Dat kan enerzijds een inspanningsgericht contract zijn en anderzijds een resultaatgericht contract. Bij een inspanningsgericht contract wordt er schoonmaak voor een bepaald aantal uur in de week afgenomen.

Het merendeel van de huidige schoonmaakcontracten zijn inspanningsgericht. Dat wil zeggen gebaseerd op een (nauwkeurig omschreven) reeks schoonmaakhandelingen, die met een vooraf bepaalde frequentie (moeten) worden uitgevoerd. Bij een dergelijke routine gedreven benadering van schoonmaakwerk veelal in combinatie met een vaste schoonmaakwerkroute zit "sleet" in kwaliteit als het ware ingebakken. Dit klemt te meer als dagelijks onderhoud in werkprogramma’s samengaat met periodiek onderhoud. Bij inspanningsgerichte contracten kan/zal regelmatig sprake zijn van een slechte/negatieve beleving van de schoonmaakkwaliteit door de individuele eindgebruiker. Zelfs wanneer de schoonmaakdienstverlener zijn reeksen werkzaamheden correct heeft uitgevoerd.

Bij resultaatgerichte contracten wordt voor elke soort ruimte en elk element van een gebouw een reinheids- of kwaliteitsnorm vastgelegd; het niveau van verontreiniging dat na uitvoering van het schoonmaakonderhoud nog mag worden aangetroffen. De opdrachtgever bepaalt zelf de mate van de beoogde reinheid.

De schoonmaakdienstverlener bepaalt zelf, binnen de contractrandvoorwaarden, wat, hoe en hoe vaak moet worden schoongemaakt. ‘Zo maak je echt gebruik van de expertise van een inschrijver,’ legt Jasper uit. ‘Ik raad organisaties dan ook vaak aan om te gaan voor een resultaatgericht contract. Het maakt het voor de schoonmaakmedewerkers interessanter, deze volgt niet dagelijks exact hetzelfde riedeltje. Er wordt bij de beoordeling van aanbiedingen uiteraard wel gekeken of bedrijven een realistisch aantal uur bij hun inschrijving opgeven.’

Reeksen schoonmaakhandelingen en vastgelegde frequenties zijn niet (meer) leidend, zolang het gewenste resultaat in technische kwaliteit en beleving wordt bereikt. De opdracht luidt: Ruimte checken en opleveren op het gewenste reinheidsniveau.

De vertaling van de reinheids- of kwaliteitsnormen naar de schoonmaakmedewerkers vindt plaats met behulp van indicatieve werkprogramma’s; pictogrammen en/of foto’s. Een resultaatgericht contract betekent voor schoonmaakmedewerkers meer verantwoordelijkheid en meer arbeidsvreugde. Dat leidt oa weer tot minder verloop/verzuim, dus tot meer kwaliteit. Schoonmaken blijft wel een samenspel van eindgebruiker en schoonmaakmedewerker. 

Resultaatgerichte contracten nopen schoonmaakdienstverleners tot een zo hoog mogelijke mate van efficiency in combinatie met de meest effectieve inzet van arbeid. Kennis en aandacht bepalen de kwaliteit en daarop wordt de schoonmaakdienstverlener per saldo afgerekend. 

Praktijkvoorbeeld

Jasper noemt een praktijkvoorbeeld van een resultaatgerichte aanbesteding die vorig jaar begeleidde bij een onderwijsorganisatie in Amsterdam. ‘We hebben een aantal minimale eisen in het werkprogramma opgenomen. Daarbij schreven we bijvoorbeeld voor hoe vaak bepaalde werkzaamheden in een bepaalde ruimte minimaal moesten worden uitgevoerd. Inschrijvers waren vervolgens vrij de frequentie van de bedoelde werkzaamheden te verhogen, het vaststellen van de frequenties van de overige werkzaamheden en ook om al dan niet extra werkzaamheden op te nemen. Daarbij is Inschrijvers gevraagd een bronzen, zilveren en gouden variant van het werkprogramma op te stellen. 

Ik heb veel (Europese)aanbestedingen begeleid waarbij we als werkmethode de microvezeltechniek- en stoomreiniging voorschreven, waarbij geen chemische middelen werden toegevoegd. Chemie trekt namelijk weer vuil aan.

Ook hoeven er met deze methode veel minder doekjes uitgewrongen te worden, wat zorgt voor minder lichamelijke klachten. We hebben de inschrijvers verder vrijgelaten.’ 

Bij de aanbesteding is ervoor gekozen de inschrijvers naar eigen inzicht een bronzen, zilveren en gouden werkprogramma in te laten vullen en aan te bieden. Zo kon de aanbestedende dienst per school kiezen welk kwaliteitsniveau per school gewenst was. Daarbij kregen de scholen de mogelijkheid per schooljaar te wisselen. 

Code Verantwoordelijk Marktgedrag

Het doel van het aanbesteden van de schoonmaak, is natuurlijk het verkrijgen van een zo interessant mogelijke prijs-kwaliteitverhouding, maar goede werkomstandigheden voor schoonmakers spelen tegenwoordig een steeds belangrijkere rol. Jasper vertelt: ‘Een aantal jaar geleden zag je dat veel schoonmaakbedrijven hele hoge prestaties per uur aanboden. Dat betekent dat de schoonmaker veel harder moet werken voor zijn/haar salaris.’ 

Om dit tegen te gaan, ondertekenen veel bedrijven tegenwoordig de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. ‘Wanneer je samenwerkt met een schoonmaakbedrijf die deze code heeft ondertekend, mag je ervan uitgaan dat de tarieven en uren die zij bieden realistisch zijn, conform CAO,’ aldus Jasper. ‘Niet alleen schoonmaakbedrijven, maar ook adviesbureaus en aanbestedende diensten ondertekenen deze Code. Daarmee zeggen alle betrokkenen dat zij samen hun verantwoordelijkheid nemen voor het sociale aspect.’

Trends schoonmaak aanbesteden

Een trend die Jasper signaleert is dat bedrijven steeds liever voor dagschoonmaak kiezen. ‘Veel organisaties wilden dat eerst liever niet, omdat het op kantoren bijvoorbeeld erg storend kan zijn als er tijdens werktijden gestofzuigd wordt. Er wordt daarom bij organisaties steeds meer gekozen voor dagschoonmaak vanaf een uur of drie ‘s middags. Tot het einde van de middag worden werkzaamheden gedaan zoals het schoonmaken van sanitair, vergaderruimtes, tafels e.d. Wanneer de medewerkers naar huis zijn, wordt er pas gestofzuigd. Bedrijven kiezen toch voor dagschoonmaak omdat ze merken dat als medewerkers de schoonmaker kennen, alles al schoner wordt achtergelaten door de medewerkers zelf. Een win-winsituatie voor zowel het schoonmaakbedrijf als de opdrachtgever.’ 

Ook een betere prijs-kwaliteitverhouding verkrijgen voor jouw schoonmaak? Neem contact op met COPPA CBP voor meer informatie omtrent het aanbesteden van schoonmaak.

Neem contact op