Eerste resultaten: Onderzoek inkoopdigitalisering bij gemeenten

Toegevoegd op | Door Marlou Snijders

Uit onderzoek van Schipperheijn, Siersema en Huizinga (2013) is gebleken dat contractmanagement nog in de kinderschoenen staat binnen de gemeenten in Nederland. Ook van Wijk (2014) schreef een artikel dat meer dan de helft van de Nederlandse gemeenten nog nauwelijks contractmanagement toepassen. Naast contractmanagement is het afgelopen jaar ook het Purchase-to-Pay proces onder de aandacht gekomen. Vanaf 18 april 2019 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken

In de praktijk blijkt dat veel gemeenten hun contractmanagement en P2P-proces nog niet optimaal hebben ingericht.

Om gemeenten hierbij een stap op weg te helpen is er vanuit de Universiteit Twente een onderzoek gestart om de huidige situatie in beeld te brengen, informatie tussen gemeenten uit te wisselen en de sterkte en aandachtspunten van het inkoopproces binnen een gemeente aan te wijzen.

Op dit moment is Marlou Snijders in opdracht van de Universiteit Twente bezig met een onderzoek naar inkoopdigitalisering bij gemeenten. In samenwerking met de experts van COPPA is er een volwassenheidsmodel opgezet, dat een belangrijke rol speelt in het onderzoek.

De hoogste tijd om de eerste resultaten van het onderzoek te delen! 

COPPA Doelmatig Inkoopmodel

Het COPPA Doelmatig Inkoopmodel is een tool waarmee de huidige situatie van het Purchase-to-Pay proces en contractmanagement gemeten kunnen worden. Het model bestaat uit drie onderdelen:

  1. Een algemeen deel dat zowel voor het P2P-proces als voor contractmanagement van belang is;
  2. Een specifiek deel over losse orders (ook wel het P2P-proces)
  3. Een specifiek deel over contracten (ook wel contractmanagement). 

Deze onderdelen bestaan uit een aantal dimensies die per onderdeel van belang zijn om de volwassenheid van de inkooporganisatie te achterhalen. Door per dimensie te kijken welk level het best aansluit bij de huidige situatie van de inkooporganisatie, komen de sterktepunten en de verbeterpunten van het purchase to pay proces en contractmanagement naar voren. Een inkooporganisatie kan hierop inspelen door de verbeterpunten aan te pakken en zo doelmatig het inkoopproces te optimaliseren.

Doelmatig Inkoop Model

Uit dit onderzoek is gebleken dat van de 69 deelnemende gemeenten, de meesten voornamelijk tussen level 1 Ad hoc en level 2 Basic van het Coppa Doelmatig Inkoop Model zitten. In totaal hebben 5 gemeenten het inkoopproces geoptimaliseerd tussen level 2 Basic en level 3 Standardized. Het is opvallend dat geen van de deelnemende gemeenten het inkoopproces geoptimaliseerd heeft tot het 3e level Standardized of het 4e level Integration. 

Wanneer we inzoomen in het model zien we dat gemeenten voornamelijk sterk zijn in het beschrijven van het beleid en het maken van weloverwogen beslissingen. Aan de andere kant zien we dat gemeenten minder sterk zijn in het optimaliseren van het P2P-proces en contractmanagement. Voornamelijk zitten veel gemeenten nog in de startfase als het gaat om het optimaliseren en implementeren van contractmanagement.

Optimalisatie van volwassenheidslevel

Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat gemeenten de behoefte hebben om de komende 3 jaar het inkoopproces te optimaliseren naar een gemiddeld volwassenheidslevel van 2.5. Gemiddeld genomen hebben gemeenten de ambitie om de komende 3 jaar het volwassenheidslevel te optimaliseren met 1 level. Als we verder kijken dan de komende 3 jaar hebben de meeste gemeenten de behoefte om het volwassenheidsniveau zeker te optimaliseren tussen het 3e level standardized en het 4e level integrated. In dit geval zullen gemeenten gemiddeld genomen nog 2 volwassenheidslevels moeten groeien om deze behoefte te behalen.

Als we inzoomen op de data zien we dat gemiddeld genomen gemeenten het inkoopproces willen optimaliseren tussen level 3 Standardized en level 4 integrated met een gemiddelde level score van 3.39. Gemeenten hebben gemiddeld genomen de behoefte om het algemene deel van het Coppa te  optimaliseren naar een gemiddelde level score van 3.74, contractmanagement naar een gemiddelde level score van 3.14 en het order deel van het model naar 3.16. Er kan geconcludeerd worden dat er binnen de gemeentemarkt behoefte is aan het optimaliseren en verbeteren van het inkoopproces.