Rechtmatigheid als middel om doelmatigheid te bewerkstelligen

Toegevoegd op | Door Sjef Schmidt

Sjef Schmidt is inkoopconsultant en aanbestedingsjurist bij COPPA en werkzaam bij verschillende opdrachtgevers door het hele land. ‘Als inkoopconsultant begeleid ik diverse inkooptrajecten en als aanbestedingsjurist controleer ik bijvoorbeeld aanbestedingsdocumenten, schrijf ik inkoopbeleid en adviseer ik opdrachtgevers en collega’s over specifieke juridische vraagstukken. Mijn focus ligt op de overheidssector, maar ik behandel ik ook diverse vraagstukken in de gezondheidssector. Denk bijvoorbeeld aan het toetsen van algemene inkoopvoorwaarden van de leveranciers van zorginstellingen,’ vertelt Sjef.

‘Rechtmatigheid staat doelmatigheid in de weg’

Doordat Sjef zowel een inkoop- als juridische achtergrond heeft, kent hij de verschillende ideeën die leven omtrent doelmatigheid en rechtmatigheid. Sjef merkt dan ook dat wanneer hij bij een nieuwe opdrachtgever binnenkomt, er veel misvattingen zijn omtrent rechtmatigheid. ‘Ik hoor regelmatig dat rechtmatigheid als vervelend wordt beschouwd en het de doelmatigheid in de weg staat,’ vertelt Sjef. ‘En dat terwijl het middel rechtmatigheid juist uitstekend ingezet kan worden om het doel doelmatigheid te bewerkstelligen.’

Sjef ziet dat het bij sommige  overheidsorganisaties in de basis, bij het inkoopbeleid, al fout gaat. ‘Bij één van de gemeenten waar ik werkzaam ben, had een collega-inkoper laatst drie offertes opgevraagd teneinde met één van deze leveranciers een contract af te sluiten. Deze collega verkeerde in de veronderstelling dat hij niet aan het  aanbesteden was. In het inkoopbeleid stond immers dat er tot €15.000 vrijblijvend offertes opgevraagd mochten worden. Maar dit is niet correct; bij een dergelijke concurrentiestelling ben je als gemeente aanbestedingsplichtig. Het inkoopbeleid was in dit geval dus onrechtmatig,’ aldus Sjef.

Disproportionele eisen

Een goed voorbeeld van hoe onrechtmatigheid uiteindelijk zelfs leidde tot een ondoelmatige aanbesteding, is een case bij een gemeente in het noorden van ons land. ‘Bij deze gemeente waren ze al bezig om zo goed mogelijk aan te besteden, maar was er eigenlijk niemand die de aanbestedingswet echt goed kende. Ik zag al snel dat er aan de voorkant eisen werden gesteld die ervoor zorgden dat een groot gedeelte van de markt zich niet kon of wilde inschrijven. Zo had de gemeente als eis gesteld dat inschrijvers ervaring moeten hebben met het uitvoeren van soortgelijke werkzaamheden bij gemeenten met minimaal 150.000 inwoners, terwijl het aantal inwoners bij de betreffende gemeente daar niet eens in de buurt komt. Doordat je bij een aanbesteding in beginsel enkel referentieprojecten met een grootte van maximaal 60 procent van de onderhavige omvang mag uitvragen, werd er een disproportionele eis gesteld,’ legt Sjef uit. 

‘Proportionaliteit is één van de grondbeginselen van de aanbestedingswet. Door aan de voorkant goed in kaart te brengen of een eis wel of niet proportioneel is, kun je ervoor zorgen dat je de juiste markt benadert. Deze gemeente had uiteindelijk een contract afgesloten met een groot kantoor. De kwaliteit van de dienstverlening was goed, maar erg prijzig. De gemeente vroeg zich dan ook een aantal maanden later af of de eisen die ze hadden gesteld, wel nodig  waren en of ze eigenlijk niet prima uit de voeten hadden gekund met een regionaal kantoor dat minder duur was. In het geval van deze aanbesteding, was de gemeente niet alleen onrechtmatig, maar ook ondoelmatig bezig.’ 

Aanbesteden ondanks ontbreken aanbestedingsplicht

Dat rechtmatigheid juist kan leiden tot een doelmatige aanbesteding, signaleerde Sjef onlangs ook bij een woningcorporatie uit de Randstad. ‘Een woningcorporatie is (momenteel) niet aanbestedingsplichtig, maar zij maken juist gebruik van een aanbestedingsprocedure omdat ze inzien wat voor een goed middel het is om doelmatig in te kunnen kopen,’ zegt Sjef.

Een ander voorbeeld dat Sjef noemt is bij één van onze opdrachtgevers in de zorg. ‘Dit ziekenhuis is momenteel heel bewust bezig om inkopers met ervaring in het aanbestedingsrecht aan te nemen, omdat ze inzien dat aanbesteden kan leiden tot een goed contract.’

Sjef wil organisaties, aanbestedingsplichtig of niet, dan ook meegeven dat rechtmatigheid als middel gezien moet worden. ‘Het aanbesteden zelf is een proces om tot de juiste opdrachtnemer te komen. Door het aanbestedingsrecht als middel in te zetten, kun je juist heel doelmatig bezig zijn.’

Wil je meer informatie over rechtmatigheid om tot een goed contract te komen? Neem dan contact op met COPPA, we adviseren je graag!

Neem contact op