Programma van Eisen opstellen in de zorg

Toegevoegd op | Door COPPA

Zodra aanbestedingsplichtige organisaties in de zorg een tender uitzetten, is een Programma van Eisen een essentieel onderdeel. In deze blog leggen we uit hoe COPPA als inkoopadviesbureau onze opdrachtgevers in de zorg helpt bij het opstellen van een goed Programma van Eisen en het zorgvuldig begeleiden van het aanbestedingstraject.  

Wat is een Programma van Eisen?

Een Programma van Eisen, ook wel bekend als een PVE, beschrijft nauwkeurig waar het gevraagde product of de dienstverlening ten minste aan moet voldoen. Een goed PVE is dan ook essentieel om de behoefte uiteindelijk zo goed mogelijk in te laten vullen door een leverancier.

Aan de inkoopconsultants van COPPA de taak om de aanbestedingstrajecten bij onze opdrachtgevers in de zorg zo goed mogelijk te begeleiden op een gestructureerde en efficiënte manier. Daarbij werken we bij elke aanbesteding toe naar een resultaat dat aan de verwachtingen voldoet of misschien zelfs wel overstijgt.

Voorbereiding op een aanbesteding

Voordat een goed Programma van Eisen opgesteld kan worden en de aanbesteding aangekondigd wordt, moet er eerst een aantal andere zaken in kaart gebracht worden.

De inkoopconsultant van COPPA bepaalt samen met de betrokken partijen het doel dat de organisatie wil bereiken met de aanbesteding. We zien dat het resultaat of specifieke doel nog niet altijd direct duidelijk is. Niet iedereen weet immers wat mogelijk is. 

We kiezen er bijvoorbeeld voor om eerst aan marktconsultatie te doen,iets wat binnen de aanbestedingswet doorgaans gewoon ingezet mag worden, zolang het maar transparant gebeurt. Voordat we gaan aanbesteden zoeken we dus interactie met de markt. De informatie die hieruit voortvloeit, moeten we goed vastleggen zodat we deze in een later stadium van de aanbesteding ook kunnen delen met leveranciers die de consultatie hebben gemist.

Wensen en eisen in kaart brengen

In dit voorbereidende traject gaat de inkoopconsultant ook veel in gesprek met afdelingen en gebruikers om in kaart te brengen wat er precies nodig is om een bepaald probleem of een behoefte af te dekken. We vragen hen wat ze echt nodig hebben om het gewenste resultaat te behalen. 

We beschrijven kort maar krachtig wat de nieuwe oplossing nu moet kunnen, op korte termijn en op lange termijn. We zien bijvoorbeeld vaak dat er in organisaties gewerkt wordt met zeer uitgebreide en kostbare ict- en softwarepakketten, waarvan een gemiddelde gebruiker de helft nog niet eens gebruikt. Je kunt je dan afvragen of er niet iets wordt ingekocht dat veel meer kan dan nodig is.

Programma van Eisen opstellen: wensen of eisen?

Als duidelijk is wat de vraag of behoefte is, hoe de markt eruit ziet en wat het doel is, kan vervolgens het Programma van Eisen opgesteld worden. Dit doen we stapje voor stapje. 

Wat is daadwerkelijk een eis en wat is een wens? Het is belangrijk om dat goed vast te stellen. Te veel eisen verminderen het onderscheidend vermogen. En een gebrek aan onderscheidend vermogen maakt het moeilijk om op basis van objectieve gronden en op transparante wijze tot gunning over te gaan.

Ook zijn te veel eisen budgettechnisch niet altijd mogelijk zijn. Je kunt niet alles betalen. We maken bij elk punt een keuze of dit echt een eis is en of de invulling hiervan vermoedelijk binnen het budget zal passen.

Formuleren van de eisen

Een goede eis moet eigenlijk zo duidelijk zijn opgeschreven dat het te vertalen is naar een ja/nee vraag. Dat is niet altijd makkelijk, maar je kunt je ook afvragen als er te veel tekst of uitleg nodig is, het wel een goed geformuleerde eis is. Door te werken met ja/nee vragen, maken we het niet alleen makkelijk voor leveranciers, maar ook voor onze opdrachtgevers in het beoordelingsproces.

Het kan vervolgens per categorie sterk verschillen hoeveel eisen er op papier komen te staan en hoe belangrijk de eisen zijn die je stelt aan potentiële leveranciers. Je krijgt bij verschillende productcategorieën te maken met eisen die door de wet- en regelgeving worden gesteld, zoals in het Convenant Medische Technologie. Dat zijn standaardregels waar je niet omheen kunt en je moet dus voor elke aanbesteding toetsen welke wetten en regels relevant zijn.

De inkoopconsultants van COPPA hebben minimaal vijf jaar ervaring in de inkoopsector en/of zorg. Ze hebben dan ook veel verschillende Programma’s van Eisen gezien en werken met verschillende standaarden om een goed Programma van Eisen op te stellen. Uniek aan een samenwerking met COPPA is ons Kenniscentrum Healthcare, dat consultants en opdrachtgevers van COPPA kunnen raadplegen met juridische-, inkoop- en aanbestedingsvragen.

Hulp nodig bij het opstellen van een goed Programma van Eisen in jouw zorginstelling of ziekenhuis? Neem contact op met COPPA, we geven je graag meer informatie.