Haal alles uit ProActive - Optimalisatie door COPPA

Toegevoegd op | Door Coppa

In Nederland werken ruim 750 organisaties met de Spend Cloud, inkoopsoftware van ProActive. Iedere twee weken brengt ProActive een nieuwe release uit; de software groeit dus constant. COPPA fungeert als implementatie- én optimalisatiepartner van de software binnen de zorg en het onderwijs.

Heiko Bonenkamp, commercieel directeur bij ProActive vertelt: ‘Onze oplossing en de geboden consultancy dienstverlening zijn goed, maar zo nu en dan is er extra aandacht nodig in het meekrijgen van een organisatie. Zeker bij grotere implementaties of bij trajecten waar het volledige P2P-project in scope is, is het van belang om de volledige organisatie mee te nemen in de nieuwe manier van werken. Met onze goede technische implementatie en de kwaliteiten van COPPA, zorgen we gezamenlijk voor een optimaal gebruik van onze Spend Cloud binnen organisaties.’ 

Kim Moekotte, Senior Business Consultant bij COPPA is de afgelopen jaren betrokken geweest bij diverse ProActive optimalisatietrajecten. Kim vertelt: ‘We zien dat organisaties die de Spend Cloud als inkoopsoftware aanschaffen, niet altijd optimaal gebruik maken van het pakket. Zeker organisaties die al langer gebruik maken van ProActive, maken vaak niet of weinig gebruik van de nieuwe functionaliteiten die dus zeer regelmatig worden toegevoegd. Het gebruik van het systeem blijft op een bepaald moment steken en het lukt de organisatie vaak niet om zelf de juiste stappen te zetten om dit te doorbreken. Het is vaak een combinatie van inrichtingsvraagstukken van de software zelf en het minimale gebruik van ProActive door medewerkers. De juiste inrichting van de software is echt afhankelijk van de organisatie. Op basis van de ProActive-trajecten die we bij andere organisaties hebben voltooid, weten we goed waar een optimale inrichting aan moet voldoen, maar ook wat een winst dit voor de organisatie kan opleveren.’ 

Aanpak ProActive optimalisatie

Voor de optimalisatie van de Spend Cloud heeft COPPA in samenwerking met ProActive een standaardaanpak ontwikkeld. Deze bestaat uit drie onderdelen.

  1. Documentenanalyse. We brengen in kaart welke documenten er op dat moment al aanwezig zijn omtrent het gebruik van ProActive. Denk aan een inkoopbeleid, handleidingen, instructiebladen, e-learning en dergelijke. Alle documenten die het gebruik van ProActive zouden moeten bevorderen of randvoorwaardelijk zijn aan de juiste procesinrichting, brengen we in kaart.

  2. Systeemanalyse. Deze analyse is gericht op de inrichting van het systeem. Welke keuzes heeft de organisatie gemaakt? Welke workflows zijn al aanwezig? Wordt er optimaal gebruik gemaakt van alle relevante modules? De inrichting wordt gecontroleerd op basis van de best practices van COPPA.

  3. Interviews met interne belanghebbenden. ‘Onze bevindingen vullen we ten slotte aan met interviews met medewerkers op alle verschillende niveaus,’ legt Kim uit. ‘Op managementniveau, maar ook met de zorgmedewerker die bestellingen moet doen. We brengen in kaart wat de belangen, knelpunten en wensen zijn omtrent het gebruik van ProActive.’

De duur van deze inventarisatiefase is afhankelijk van de omvang van de organisatie, de aanwezigheid van documenten en systeeminrichting, maar kan vaak binnen 1 maand worden afgerond.

Projectplan optimalisatie ProActive

Op basis van de uitkomsten van de drie stappen, wordt een projectplan opgesteld. ‘We vertellen hoe de huidige situatie eruit ziet, wat de gewenste situatie is en welke stappen er ondernomen moeten worden om daar te komen. We vertellen welke inzet van interne medewerkers benodigd is, maar ook wat COPPA kan betekenen. Zo’n project kun je nooit alleen doen, dat draagt ook niet bij aan het draagvlak dat je juist wilt creëren in de organisatie,’ legt Kim uit.

Daarbij wordt eventueel een business case opgeleverd waarin de financiële en kwalitatieve resultaten worden benoemd wanneer invulling gegeven wordt aan het projectplan, maar ook welke kosten hiermee gemoeid zijn. ‘De beoogde resultaten zijn afhankelijk van de wensen van de organisatie,’ aldus Kim. ‘Voordat we starten met zo’n traject vragen we ook altijd wat de organisatie hoopt te bereiken met de optimalisatie van ProActive.’

Kim noemt de volgende voorbeelden: 

  • Meer bestellingen in het systeem, waarbij het belangrijk is om te weten waarom die wens er is. Is dit bijvoorbeeld om meer inzicht te krijgen in het bestelgedrag of om meer bestelgemak voor bestellers te verkrijgen? Het één sluit het ander weliswaar niet uit, maar vraagt wel om andere aanpassingen met tevens een eigen aanpak.
  • Groter draagvlak en gebruik op alle niveaus in de organisatie creëren, vooral voor de contract-, bestel- of kas- en pasmodule.
  • Meer facturen met orders matchen; het efficiënter laten verlopen van het ketenproces van bestellen tot behalen.
  • De beoogde besparingen behalen.

Case: Optimalisatie ProActive bij IrisZorg

Medio 2018 was Kim vanuit COPPA betrokken bij de optimalisatie van ProActive bij IrisZorg, een zorgorganisatie gericht op (jong)volwassenen met een verslaving en complexe problemen op het gebied van wonen en leven. 

IrisZorg werkte al een tijdje met ProActive, maar de uitrol over de verschillende locaties van met name de bestelmodule verliep, om meerdere redenen, niet voorspoedig. Bij de initiële inrichting zijn veel kansen onbenut gebleven, de gebruikersautorisaties waren niet goed en door gebrek aan beleidskeuzes is een wildgroei ontstaan aan vreemde toepassingen binnen het systeem. Kim vertelt: ‘Door samen stil te staan bij de wijze waarop we zouden willen dat het bestel- en factuurproces verloopt en dit met elkaar vast te leggen, hebben we vervolgens een enorme vereenvoudiging kunnen doorvoeren in het systeem. Daarbij zijn de gebruikersautorisaties juist ingeregeld en de factuur- en bestelmodule met elkaar gekoppeld. Daardoor worden afgeronde orders ook daadwerkelijk aan een factuur gekoppeld en worden vrije aanvragen voortaan door de operationeel inkoper begeleid voordat deze direct (en veelal onvolledig) naar de leverancier worden gestuurd. Ook hebben we de functioneel beheerder van het systeem opgeleid en samen met haar de vereenvoudigingsslag gemaakt, zodat de kennis binnen de organisatie is geborgd.’

Ook werd de Kas & Bankadministratie in ProActive ingericht. Kim: ‘We stapten over op bunq, configureerden de Kas&Pas-module en gaven ongeveer 175 bankpassen uit in de organisatie. Hierdoor is er bij de verschillende locaties van IrisZorg nu veel beter inzicht in de uitgaven die gedaan worden met contant geld en bankpasjes.’

Resultaten en cijfers

  • Het proces van bestellen met de ProActive Spend Cloud is aanzienlijk vereenvoudigd;
  • De verwerking van facturen kost minder tijd voor de crediteurenadministratie en de budgetverantwoordelijken;
  • Na afronding van het project is het gebruik van de bestelmodule ruim verdubbeld en deze trend zet zich nu verder door;
  • Ruim 235 kas- of pasboeken met ongeveer 175 passen zijn operationeel en worden naar veel tevredenheid gebruikt.

Direct na afronding van het project werd ruim 35% van de facturen automatisch gematcht met orders, daar waar dit voorafgaand 0% was. Ook deze stijging zet zich door vanwege de continue doorontwikkeling die mogelijk is gemaakt.

Om als IrisZorg zijnde continue te kunnen blijven verbeteren in het P2P proces, voert Coppa de (operationele) inkoopfunctie voor IrisZorg uit. In het periodiek overleg wordt laten zien welke verbeteracties zijn doorgevoerd en tot welke resultaten dit leidt.

ProActive over de samenwerking met COPPA

Heiko Bonenkamp is tevreden over de samenwerking tussen ProActive en COPPA. ‘De medewerkers van COPPA zijn experts op het gebied van inkoop, het beleid en het juist implementeren van onze software binnen organisaties. Op deze manier worden onze gezamenlijke klanten extra ondersteund en vooral aanzienlijk succesvoller in het gebruik van onze oplossingen. Optimalisatie is belangrijk na ingebruikname, wellicht nog belangrijker op de langere termijn. Aangezien onze mogelijkheden constant toenemen, is het zaak om klanten hierin mee te nemen. We kijken met elkaar waar we de processen nog verder kunnen vereenvoudigen en optimaliseren, zodat de waarde van de oplossing en de dienstverlening steeds verder toeneemt. De drie partijen (klant, COPPA en ProActive), hebben hier ook een gedeeld belang in. Klanten zetten onze oplossingen beter in en kunnen verder besparen. Wij als leveranciers creëren een langdurige en bestendige relatie met een tevreden klant,’ aldus Heiko.

COPPA inschakelen als optimalisatiepartner van jouw ProActive software? Neem contact met ons op.

Neem contact op