Onrechtmatig inkopen

Toegevoegd op | Door COPPA CBP

Met in ons portfolio een groot aantal overheidsinstanties, zijn aanbestedingen en rechtmatig inkopen voor ons geen onbekende onderwerpen.

Erikjan Tijms is jurist bij COPPA CBP en vertelt: ‘Veel van de klanten waar ik voor werk zijn gemeenten, provincies of andere aanbestedende diensten. Daar is het van het grootste belang dat er rechtmatig wordt ingekocht en aanbesteed. Onrechtmatig inkopen kan grote gevolgen hebben, het is dan ook van belang om dit zoveel mogelijk te voorkomen.'

Wat de oorzaken zijn van onrechtmatig inkopen, hoe onrechtmatig inkopen zoveel mogelijk beperkt kan worden en hoe COPPA CBP haar opdrachtgevers hierin ondersteunt, legt Erikjan uit in deze blog.

Doelmatigheid vs. rechtmatigheid

Inkooptrajecten moeten vanzelfsprekend zowel doelmatig als rechtmatig plaatsvinden. In inkopen staat rechtmatigheid vaak boven doelmatigheid. ‘Inkopers zijn natuurlijk allereerst gefocust op een doelmatige aanbesteding; zij willen graag het beste en meest effectieve resultaat behalen. Juristen zien vaak beren op de weg en proberen risico’s zo ver mogelijk in te perken. Soms lijken deze twee doelen met elkaar te botsen; waar een inkoper een bepaalde weg wil inslaan om resultaat te behalen, ziet de jurist vaak juist gevaren.’

Dat rechtmatigheid zo’n belangrijk is, is volgens Erikjan ook niet vreemd. ‘Marktpartijen zijn steeds assertiever en stappen sneller naar de rechter als ze denken dat een aanbestedende dienst een fout heeft gemaakt. Het laatste dat gemeenten willen, is voor de rechter staan.Om dat te voorkomen, kan het wel eens lijken alsof juristen het inkoopproces hebben ‘gekaapt’.’

Het probleem bij onrechtmatig inkopen kan juist het tegenovergestelde zijn. ‘Doelmatigheid heeft hier de overhand gekregen ten opzichte van de rechtmatigheid,’ legt Erikjan uit. ‘Om de continuïteit van de bedrijfsverlening te kunnen garanderen of door andere zwaarwegende belangen, kan het voorkomen dat - vaak onbewust - onrechtmatig wordt ingekocht.’

Oorzaken onrechtmatig inkopen

Dat onrechtmatig inkopen nog steeds voorkomt, ligt volgens Erikjan deels aan het kennisniveau en de professionaliteit van een inkoopafdeling bij gemeenten. ‘Goed inkopen is een vak apart en dat vraagt om veel kennis en professionaliteit. Het kan voorkomen dat inkopers het erg druk hebben of dat er te weinig budget is om de benodigde kennis te garanderen, waardoor er onrechtmatig wordt ingekocht. Een aanbesteding kost een forse investering van tijd en geld; vaak wel duizenden euro’s. Daarbij heb je je als inkoper te houden aan ingewikkelde en soms tegenstrijdige regelgeving en ook het eigen inkoopbeleid. Wordt er zomaar een contract ondertekend terwijl deze volgens het inkoopbeleid had moeten worden aanbesteed? Dan is er mogelijk onrechtmatig ingekocht.’

Volgens Erikjan is er dan ook op het gebied van communicatie veel te winnen voor gemeenten en overheidsinstanties. ‘Als je als inkoopafdeling wilt dat de organisatie rechtmatig inkoopt en dat het beleid op de juiste manier wordt opgevolgd, moet je echt de organisatie in,’ aldus Erikjan. ‘Zorg voor goede communicatie, de juiste documenten en laat mensen doen waar ze goed in zijn. Inkoop is voor veel medewerkers geen dagtaak en doen inkoop er echt bij. Het risico van onrechtmatig inkopen ligt dus altijd op de loer’

Ook timing behoort volgens Erikjan tot één van de belangrijkste oorzaken voor onrechtmatig inkopen. ‘Het gebeurt soms dat men er te laat achterkomt dat een contract op korte termijn afloopt,’ legt Erikjan uit. ‘Er wordt dan snel een nieuw contract afgesloten, terwijl deze eigenlijk had moeten worden aanbesteed. De continuïteit van de dienstverlening kan zo wel gegarandeerd worden, maar er wordt mogelijk wel onrechtmatig ingekocht.’

Onrechtmatig inkopen beperken

Om onrechtmatig inkopen terug te dringen, is stap 1 volgens Erikjan dan ook het professionaliseren van de inkoopafdeling. ‘Deze moet echt goed opgezet zijn,’ aldus Erikjan. ‘Als inkoop wordt uitbesteed aan COPPA CBP, gaan wij er ook vanuit dat er vervolgens rechtmatig wordt ingekocht. Dat is immers waar we voor worden ingehuurd. We hebben inhoudelijke kennis van zaken en hebben ons Kenniscentrum als onderscheidend vermogen waarbij juristen bij aanbestedingen meekijken op een constructieve en positieve manier.’

Onrechtmatig inkopen voorkomen? COPPA CBP helpt je graag bij het professionaliseren van de inkoopafdeling. Neem contact op voor meer informatie.

Neem contact op