Onderzoek: Inkoopdigitalisering bij Gemeenten

Toegevoegd op | Door COPPA

Inkoopdigitalisering: Voor veel gemeenten blijkt het implementeren van contractmanagement en het optimaliseren van contractmanagement en het purchase to pay proces een uitdaging.

Op dit moment is Marlou Snijders in opdracht van de Universiteit Twente bezig met een onderzoek naar inkoopdigitalisering bij gemeenten. In samenwerking met de experts van COPPA is er een volwassenheidsmodel opgezet, dat een belangrijke rol speelt in het onderzoek.

Marlou vertelt: ‘Tijdens mijn studie Facility Management heb ik diverse inkoopvakken gevolgd en ook bij een aantal bedrijven meegekeken hoe de inkooporganisatie werkt. Dat waren commerciële organisaties, maar ik ben heel benieuwd hoe het er bij gemeenten aan toe gaat. We signaleren namelijk dat gemeenten nog een inhaalslag moeten maken op het gebied van contractmanagement. Waarom dit zo is, is echter de vraag. De digitale agenda van 2020 schrijft voor dat het een uitdaging is om met ICT-trends en ontwikkelingen mee te gaan. De snelheid waarmee de samenleving en technologie zich ontwikkelen vraagt van gemeenten een groot innovatief en adaptief vermogen. Zij zullen mee moeten ontwikkelen en tegelijkertijd zorgvuldig moeten omgaan met nieuwe (technologische) mogelijkheden. Gemeenten zijn als overheid immers ook hoeder van publieke waarden.

Overheidsinformatie moet betrouwbaar en van voldoende kwaliteit zijn. Dat raakt in de kern de legitimatie van ons werk. Gemeenten moeten rekening houden met nationale, Europese en internationale regels voor beveiliging en privacy. Slordig omgaan met persoonlijke gegevens raakt direct aan de betrouwbaarheid van de overheid. De balans tussen die verschillende behoeften maakt de opgave niet primair technisch, maar ook politiek en bestuurlijk. Er zijn veel verschillende inkoopsystemen beschikbaar met verschillende specificaties, maar als het inkoopproces bij gemeenten nog niet op het juiste level is, kost zo’n inkoopsysteem alleen maar geld.

Professionaliseren inkoopproces

Marlou geeft dan ook aan dat het doel van haar onderzoek is om gemeenten een stap op weg te helpen. ‘We willen hen inzicht geven in het inkoopproces en aandachtspunten in kaart brengen. Daarvoor moet natuurlijk eerst de huidige situatie in kaart worden gebracht,’ legt Marlou uit. Tijdens het onderzoek hoopt Marlou een antwoord te kunnen geven op de volgende vragen:

  1. Wat is het volwassenheidsniveau van inkoop bij gemeenten? (aan de hand van het volwassenheidsmodel van COPPA)

  2. Welke behoefte is er aan systeemspecificaties?

  3. Waar ligt de ambitie bij het professionaliseren van het inkoopproces?

  4. Welke aspecten hebben invloed op het optimaliseren van het inkoopproces? Hoe komt het dat gemeenten een inhaalslag moeten maken? (Bijvoorbeeld organisatiecultuur, aanwezige kennis, grootte van de gemeente, budget of tijd?)

  5. Maakt het uit welke organisatiecultuur er is voordat een gemeente begint met het optimaliseren van het proces?

  6. Is er voldoende kennis aanwezig om het inkoopproces te optimaliseren?

Deelnemen aan het onderzoek

Om valide conclusies te kunnen trekken, is nog een aantal respondenten benodigd. Ben jij inkoper, inkoopadviseur, contractbeheerder, contractmanager of financieel medewerker bij een gemeente? Dan nodigen we je van harte uit om de enquête in te vullen. 

De onderzoeksuitkomsten worden uitsluitend op landelijk en/of provinciaal niveau verwerkt en zijn niet herleidbaar naar de gemeente waarvoor jij werkzaam bent.

Deelnemen aan enquête »

 

Het kost slechts 15 tot 20 minuten van jouw tijd en levert jou ook voordelen op. Door je e-mailadres in te vullen, ontvang je na het onderzoek van ons: 

  • Het volwassenheidsmodel;

  • Een overzicht van welke specificaties van het inkoopsysteem passen bij elk volwassenheidslevel;

  • Welke aspecten van belang zijn voor het beïnvloeden van het inkoopproces;

  • Wat probleempunten zijn. 

Ook ontvang je een vertrouwelijk document waarin zichtbaar wordt hoe jouw gemeente zich verhoudt tot andere aan het onderzoek deelnemende gemeenten en ontvang je concrete adviezen over de verbetering van jouw inkoopproces. 

Je kunt de enquête invullen tot vrijdag 8 november. 

Deelnemen aan enquête »