Van mooie samenwerking tot succesvolle aanbesteding bij gemeente Gorinchem

Toegevoegd op | Door Coppa

Bij gemeente Gorinchem heeft Björn Eizenga, senior inkoopconsultant bij COPPA samen met Guido Quik, projectmanager bij Triformis, een aanbesteding van een VTH (vergunningverlening, toezicht & handhaving) systeem mogen begeleiden. In dit artikel nemen ze ons mee in de wereld van het digitaal stelsel omgevingswet (DSO), GIS en de aanbesteding bij de gemeente Gorinchem.

Wat is een VTH systeem en wat is het DSO?

VTH staat voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Een voorbeeld van wat het VTH systeem moet kunnen is inzien of bijvoorbeeld een steiger op een openbaar trottoir de juiste vergunning heeft. Zo kan een Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) met het nieuwe systeem direct inzien of de juiste vergunningen aangevraagd zijn voor de steiger uit het voorbeeld.

Naast dat een VTH systeem het proces rondom vergunningverlening optimaliseert is het een cruciaal onderdeel voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het DSO is een geordend, verbonden en samenhangend stelsel van digitale voorzieningen, standaarden, gegevens, bronnen en afspraken in de keten die betrekking hebben op de Omgevingswet.

Het huidige systeem kent beperkingen waarbij het ook niet gereed was om te koppelen aan het DSO. Gemeente Gorinchem heeft mede daarom besloten tot een aanbesteding. Guido is door Gorinchem aangetrokken als specialist op dit gebied. Björn was op dat moment als interim inkoopconsultant vanuit COPPA verbonden aan de gemeente.

De aanbesteding

Voor de aanbesteding van het VTH systeem hebben Björn en Guido nauw samengewerkt. Guido voor de inhoud en Björn als procesbegeleider. Mede door het leunen op elkaars kennis is de aanbesteding een succes geworden. 

Guido over de aanbesteding: “Een mooi element in deze aanbesteding was de demo. Op zichzelf niet heel bijzonder (velen maken gebruik van deze mogelijkheid) maar wel in de opzet. Vooraf was op basis van vijf praktijkcasussen een duidelijk en uitgebreid script samengesteld waarin ruim tachtig verschillende handelingen beschreven staan. Tijdens de demonstratie waren de dienstverleners verplicht om alle genoemde handelingen te laten zien binnen de aangeboden oplossing. Hiermee hebben we alle (belangrijke) facetten van het systeem kunnen beoordelen en hebben we de beoordeling van de demonstratie nog verder geobjectiveerd. Daarnaast maakte vanuit elke gebruikersgroep minimaal een persoon deel uit van het beoordelingsteam.”

Bjorn: “De demo was zeker een mooi element. Mij is in dit proces vooral de Aanbestedingsadvies Commissie (AAC) bij gebleven. Binnen gemeente Gorinchem moeten alle Europese Aanbestedingen getoetst worden door de AAC. Dit gebeurt vooraf (vóór publicatie) en achteraf (vóór gunning). Dit heeft als voordeel dat er breder vanuit de organisatie gekeken wordt naar de keuzes die gemaakt zijn in het traject en dat je minder risico’s loopt op vertraging verderop in het proces. Door de toetsing door de AAC verloopt het besluitvormingsproces binnen het college veel soepeler. ”

De samenwerking

Guido: “Het is mooi om samen met een andere externe een mooie bijdrage te kunnen leveren aan een gemeente. Dat je door de juiste experts aan te haken, ik inhoudelijk en Björn voor het inkoopproces, een mooi resultaat voor een gemeente neer kan zetten. Ik weet wel wat van inkoop, maar zonder Björn was deze aanbesteding wel een uitdaging geweest.”

Björn: “Het was een uitzonderlijke fijne samenwerking omdat Guido inhoudelijk sterk is, maar ook kennis heeft van het inkoopproces. Hierdoor konden we makkelijk schakelen. Hierdoor kan ik me focussen op een goed inkoopproces en dat is in mijn optiek goed gelukt!”

De samenwerking was ook voor gemeente Gorinchem een succes. De uitkomst van de aanbesteding werd door alle betrokken gebruikersgroepen positief ontvangen en inmiddels is de implementatie van het nieuwe systeem zo goed als afgerond. 


Heef u nog ondersteuning nodig in een inkooptraject op het gebied van IT of facilitair? Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met ons via sales@coppa.nl of via ons algemene nummer 085 04 100 50