Logboek: Implementatie Exact P2P bij COPPA

Toegevoegd op | Door Coppa

Logboek van een implementatie P2P

In het kader van “practice what you preach” gaan wij nu werken met Exact P2P. COPPA gebruikt al ruim 20 jaar Exact Globe als financieel pakket en Exact Synergy als ERP en dat naar volle tevredenheid. Als partner van ProActive en Exact moeten we een keuze maken tussen welke van de twee systemen we gaan gebruiken. Beide systemen volstaan prima voor COPPA. 

De keuze is gevallen op het pakket dat de meeste in te richten functionaliteiten heeft en dus het meest complex is om te implementeren. Waarom? We houden van een uitdaging! Dus we gaan Exact P2P in 4 weken implementeren. Voor je beeldvorming: dit betekent wat we normaal in één week doen, doen we nu in één dag. 

We willen dit avontuur met jullie delen. Eerlijk, met alle successen, uitdagingen en tegenslagen. Hieronder lees je per dag het verslag.

Samenvatting: yes we did it! Wil je kennismaken met het team dat dit mogelijk heeft gemaakt en meer informatie over de implementatie ontvangen? 

Klik hier als je meer informatie wilt ontvangen!

Interesse in meer inkoopoplossingen?

Klik hier 

Dag 1 Vrijdag 3 april

De kick off van het project! Vandaag is de officiële start van de implementatie van Exact P2P Premium bij Coppa. Tijdens de kick-off worden de verwachtingen besproken en de taken verdeeld. De planning voor de komende vier weken is strak, maar we gaan ervoor! We stemmen af dat we dagelijks tussen 17:00 en 18:00 de uitgevoerde acties bespreken en vervolgacties uitzetten. Iedere dag maakt iemand notulen en zorgen we ervoor dat documentatie centraal wordt opgeslagen zodat iedereen erbij kan.

Daarnaast doorlopen we in een testomgeving de instellingen in beheerdersveld voor de inrichting van leveranciers. Relevantie instellingen m.b.t. het uitvoeren van een order bij een leverancier en vervolgens instellingen om de factuur efficiënt te verwerken worden besproken. 

Alles gaat via TEAMS want iedereen werkt thuis…scheelt reistijd.

Dag 2 Maandag 6 april

We beginnen goed want de eerste acties zijn al uitgevoerd. Starten met interfaces en deze activeren aan het begin van het project in plaats van werkende interfaces aan het eind van het project is één van de doelstellingen. We maken de keuze om straks minder tijd kwijt te zijn aan importeren van data.  Hiervoor zijn dan ook al de eerste acties uitgezet. Daarnaast is ook stamdata bij elkaar gezocht. 

Om 17:00 komen we bij elkaar om de stamdata te doorlopen en diverse keuzes te maken. Er is lering getrokken uit de eerste TEAMS sessie die was gezellig maar ook te rumoerig. We maken bijvoorbeeld de keuze om een schifting in het aantal kostenplaatsen te maken, welke betalingscondities we hanteren en welke btw codes er van toepassing zijn. Verder stellen we vast welke systemen we als bron gebruiken. 

Dag 3 Dinsdag 7 april

Vandaag is verder gewerkt aan het verzamelen van de stamdata. Leveranciers waar al langer dan één jaar geen activiteit op geregistreerd is, zijn op passief gezet. Daarnaast zijn de artikelgroepen vastgesteld op basis van de kostensoorten die van toepassing zijn. 

Om 17:00 bespreken we de voortgangsrapportage en is de risicolog gevuld met mogelijke risico’s van dit project. Ook zijn de interfaces en de status hiervan weer besproken. Vervolgens doorlopen we de contractmodule en de diverse instellingen die mogelijk zijn. 

Dag 4 Woensdag 8 april

Diverse acties zijn uitgevoerd voor het activeren van de ELIS koppeling (de koppeling tussen het boekhoudpakket en de P2P applicatie). Een inventarisatie van de aanwezige contracten is gemaakt. Tevens zijn de contracten gekoppeld aan een artikelgroep (de artikelgroepen die op dag 3 zijn vastgesteld). 

Om 17.00 is er geen sessie maar een algemene sessie voor heel COPPA.

Dag 5 Donderdag 9 april

Een update over de ELIS koppeling! Na diverse acties zijn we erachter dat de koppeling er is en dat we deze kunnen gaan activeren. Hoe we dat precies gaan doen gaan we verder uitzoeken. 

Om 17:00 bespreken we de processen voor de facturering. Wie mag tot welk bedrag facturen goedkeuren en hoe gaan we dat inrichten in het systeem. De functionarissen zijn benoemd en we doorlopen de instellingen voor de processen. We stemmen als team af dat we budgethouders uitzoeken en koppelen aan de juiste kostenplaats(en) zodat op korte termijn we kunnen starten met budgethouders autoriseren.

Afgestemd wordt dat de budgethouders worden uitgezocht en gekoppeld worden aan de juiste kostenplaats zodat op korte termijn de autorisaties toegekend kunnen worden. 

Dag 6 Vrijdag 10 april

De APIKEY voor de ELIS koppeling is ontvangen, we zijn weer een stapje verder. De interface voor uitwisseling voor leveranciersgegevens loopt ook volgens planning. We stellen een nieuw inkoopdagboek vast. De inrichting van dit inkoopdagboek is voor de volgende werkdag als actiepunt vastgesteld. Daarnaast zijn de eerste contracten al in de P2P applicatie ingevoerd. 

Vandaag een keer een afspraak om  16:00 zodat we allemaal het weekend op tijd kunnen beginnen met een COPPA virtuele borrel om 17.00. In dit overleg zijn de algemene systeeminstellingen besproken en is het nut en de noodzaak van deze instellingen uitvoerig besproken. 

Dag 7 Maandag 13 april

Het is Pasen, hmmm. Niet in de planning opgenomen.

Dag 8 Dinsdag 14 april

De koppeling wordt een uitdaging omdat we bij COPPA te maken hebben met meerdere administraties en dat is weer niet standaard bij Exact maar…natuurlijk biedt een oplossing die we bij een klant hebben gemaakt uitkomst. Bovendien blijkt dat de standaardkoppeling niet in staat is om grote hoeveelheden data in een keer te importeren. Dit betekent dat we alsnog moeten werken met importsheets, wat ons meer tijd gaat kosten. 

De blauwdruk voor dit project is in concept gereed gemaakt zodat we deze op dag 8 door kunnen nemen. 

Het dagelijkse overleg start weer netjes precies om 17:00. Een rondje langs de projectleden geeft inzicht in de status van het project en de voortgangsrapportage is ingevuld. Het onderdeel verwerken van de factuur en diverse instellingen staat vandaag op het programma. We bespreken de voordelen van XML facturering en hoe we de activering hiervan het best kunnen aanpakken. Daarnaast reproduceren we in de testomgeving het koppelen van de order aan een factuur om verschillende scenario’s te bespreken, een voorbeeld hiervan is; hoe gaan we om met prijsverschillen? Hoe boeken we dit en wie onderneemt actie.

Dag 9 woensdag 15 april

Vandaag staat het doornemen van de blauwdruk op het programma, maar voordat we hier aan starten merken we dat de gevolgen van het thuiswerken ook op dit project zijn invloed heeft. De testomgevingen zijn namelijk niet standaard vanaf ieder IP adres te benaderen en omdat iedereen thuiswerkt blijft Exact maar IP adressen moeten toevoegen. Nadat ieder hier zijn opmerking over heeft gemaakt kunnen we echt beginnen. In de blauwdruk staan nog een aantal inrichtingsvraagstukken open, waar we maar meteen beslissingen over maken. Bijvoorbeeld: wie mag nieuwe kostenplaatsen aanmaken? Wie mag er allemaal nieuwe crediteuren aanmaken? En borgen we dan nog wel de functiescheidingen? Gelukkig komen we hier goed uit en kunnen we verder aan de slag. Een ander vraagstuk waar we een tijdje bij stil staan is de inrichting van het boekstuknummer. Want welke gegevens zijn benodigd (jaar, administratie, volgnummer etc.), maar ook hoeveel karakters kunnen we maximaal gebruiken. 

Aan het einde van het uur doorlopen we nog even de mogelijke matching statussen in de applicatie en nemen we door welke mogelijkheden er zijn voor het sluiten van boekingsperiodes. 

Dag 10: donderdag 16 april

Op deze mooie zonnige dag zijn er weer diverse taken uitgevoerd. We hebben vragen uitgezet m.b.t. de koppeling met een systeem voor de spenddata (Vendorlink) en uiteraard zijn er ook diverse e-mails weer heen en weer gegaan over de interfaces die we zo snel mogelijk werkend willen hebben.  

Tijdens het dagelijkse werkoverleg om 17:00 bespreken we het ordertemplate voor de bestelmodule en zal verdere afstemming hierover in een kleiner gezelschap de volgende dag gaan plaatsvinden. Hierop volgend doorlopen we de mogelijke instellingen bij een gebruiker in Exact P2P. Het is al snel duidelijk dat je veel vinkjes aan/uit kan zetten en dat het werken met functieprofielen toch wel zeer handig is. Door een functieprofiel aan te maken bundel je de rechten voor een functie (bijv. een besteller) en kun deze rechten eenvoudig toekennen.  Het gebruik van functieprofielen is niet alleen heel handig voor het toekennen van de rechten de eerste keer, maar voor ook voor beheerders na een implementatie. We stemmen af hoeveel profielen we nodig hebben en gaan uitzoeken welke vinkjes in welk profiel aangezet moet gaan worden. Ook de mogelijkheden voor het gebruik van functionele groepen nemen we door. Een actiepunt n.a.v. van deze dag is het definiëren van de functionele groepen en welke medewerkers welke profiel toegekend gaan krijgen. 

Als afsluiter van dit overleg nog een mededeling.. de systeembeheerder gaat volgende week op vakantie!? Die hadden we even niet voorzien.. Maar daar verzinnen we vast wel weer iets op.

Dag 11  vrijdag 17 april

Vandaag weinig status updates tijdens het overleg, want vele acties zijn gepland voor maandag. We kunnen snel door met de onderwerpen die voor vandaag op de planning staan. 
Waarbij we het eerst hebben over de ordertemplate en we beslissen dat we één ordertemplate gaan gebruiken. Daarna bespreken we het beheerplan en het opleidingsplan.. hoe gaan we mensen opleiden in deze periode? We gaan een webinar maken! Op deze manier kan iedereen de instructies op zijn gewenste tijdstip bekijken, maar ook nog eens terugkijken mocht dat nodig zijn. 

Het belang van logging van data bespreken we ook. Welke acties moeten allemaal gelogd worden? Wijzigingen als het gaat om bankrekeningnummers zijn toch wel handig om aan te zetten. En last but not least bespreken we voor vandaag de systeem features. Hier staan mogelijkheden voor extra functionaliteiten die niet standaard aan staan, maar toch wel goed bruikbaar kunnen zijn in. We doorlopen natuurlijk niet alle systeemfeatures, maar kijken hoe we deze kunnen activeren. 

Dag 12 maandag 20 april

Acties die vandaag zijn uitgevoerd hebben betrekking op de gebruikersprofielen en de rechten. De vervolgactie is het toekennen van de juiste kostenplaatsen aan de gebruikersgroepen. En er is al nagedacht over het beheerplan. Wanneer, binnen welke doorlooptijd en wie is verantwoordelijk voor bepaalde acties als het gaat om het beheer van de applicatie zijn hierin opgenomen. 

Aan het eind van de middag beginnen we het overleg met openstaande acties en discussiëren een tijdje over diverse zaken. De bestelprocessen die in te richten zijn voor de bestelmodule zijn besproken. Wanneer is het handig om nog extra beoordelaars in de flow te zetten? Bij een catalogusaanvraag is het niet nodig, maar wanneer we gaan werken met vrije aanvragen kan het handig zijn dat een kennisdrager nog een blik werpt op de orderaanvraag. 

Als het goed is werkt technisch gezien morgen de interface voor afgeronde facturen.. we zijn benieuwd of we vanaf morgen kunnen gaan testen!

Dag 13 dinsdag 21 april

We hebben connectie!! De systemen kunnen met elkaar praten (Exact P2P en Exact Globe). En nu gaan we zorgen dat het gaat werken. Dit is hoe we vandaag de dagelijkse sessie starten. In de testomgeving staat de eerste afgeronde factuur klaar om naar het financiële pakket te sturen. We gaan dus duimen dat dit in één keer goed gaat. 

Na dit moment van euforie gaan we kijken naar de instellingen bij de leveranciers voor de bestelmodule. Welke vinkjes zijn handig in het tabblad beheersrechten en e-procurement. Wat is een ordertemplate in XML format en wanneer gebruik je dat precies? Je kan zelfs op veldniveau afwijken, maar stem dus goed met de leverancier af als je hier voor kiest. Hoe maak je een catalogus aan en hoe richt je interne catalogi en een OCI koppeling in?! De belangrijkste knoppen die je niet mag vergeten voor de inrichting doorlopen we ook vandaag.

Dag 14 woensdag 22 april

Het duimen van gisteren heeft helaas niet geholpen. De interface werkt niet in één keer en we krijgen foutmeldingen. Na diverse telefoontjes en e-mails is het nog niet aan de praat en kunnen we de oorzaak voor de fout nog niet achterhalen. Morgen hopelijk beter nieuws. Maar we gaan gewoon vrolijk verder. We doorlopen het beheerplan en vullen deze op bepaalde punten aan of passen processen voor het beheer toch iets aan. Hoe gaan we bijvoorbeeld om met de aanvraag voor nieuwe bestellers? Wie mag dat aanvragen en op welke wijze gaan we dit aanvragen? 

We bespreken vandaag het invullen van een SAPI bestand. Met een SAPI bestand kun je artikelen van een catalogus importeren. Het vullen van een SAPI bestand is een nauwkeurige klus, zorg dat je juiste informatie in de juiste velden hebt toegekend. Iets wat nog wel eens fout gaat is de kolom met btw, daar vul je de btw code in en niet het btw percentage. Tot slot bekijken we de functionaliteiten van de magazijn mogelijkheden in Exact P2P. Hoe richt je het magazijn in het systeem in en hoe kun je voorraden goed bijhouden en eenvoudig bestellen bij je leveranciers die je interne magazijn vullen.

Dag 15 donderdag 24 april: BREAKING

Het is bijna vaste prik geworden, maar we beginnen het overleg met een update over de interface. Helaas nog geen goed nieuws. 
Inmiddels hebben we al vele instellingen en data gecheckt. Want komt de foutmelding voort uit verkeerde identificatiegegevens? Instellingen bij gebruikers? Of andere vinkjes die verkeerd stonden? Gebruiken we de juiste versies van systemen? We kwamen er niet uit en hebben vlak voor ons overleg besloten om onze troef uit te spelen: we bellen de Wolfman om hulp! Mocht je niet weten wie de wolfman is dan raad ik je aan om een specifieke scene in Pulpfiction te kijken. 

Na de update bespreken we de functionaliteit ‘Zero’. Dit is een versie van Exact P2P die geschikt is om op een mobiele telefoon of tablet te gebruiken. Je kan hier facturen beoordelen, orders beoordelen en ontvangsten registreren. Bestellingen uitvoeren is nog niet mogelijk en om die reden bespreken we ook voor welke profielen deze functionaliteit geschikt is. 17:14 BREAKING NEWS. De projectleider krijgt een e-mail van de Wolfman met de mededeling dat de foutmelding m.b.t. de interface opgelost moet zijn. We onderbreken het gesprek over ‘Zero’ en gaan meteen een poging wagen! En… Het werkt! We zijn door het dolle heen. Kreten zoals ‘Thank you mister Wolf’ worden uitgesproken. Gegevens zoals kostenplaatsen en grootboekrekeningen zijn met de interface overgekomen van Exact Globe naar P2P Exact. De volgende stap is het exporteren van afgeronde facturen naar Exact Globe. 

We vervolgende de sessie over ‘Zero’ weer We checken nog een aantal instellingen en ronden dit onderwerp af. Tenslotte staat vandaag het onderdeel releases nog op het programma. Het is van belang om de releasenotes goed door te lezen en voordat een nieuwe release in productie genomen gaat worden deze goed te testen. 

Dag 16 vrijdag 24 april

Nu de koppeling tussen de Exact Globe en Exact P2P werkt, kunnen we ook gaan testen. De eerste afgeronde test-factuur komt goed in Exact Globe binnen! Goed nieuws, maar wat moet je doen als er niet zo’n goed nieuws is en er foutmeldingen ontstaan? We doorlopen de functionaliteit waar je de foutmeldingen kan inzien. Afhankelijk van de type meldingen met fouten, zorgt het er ook voor welke actie je moet ondernemen om het op te lossen. Het wil dus niet zeggen dat we nu alles kunnen oplossen, maar we weten waar we moeten zoeken om de foutmeldingen op te sporen. 

Het eind van de vier weken komt al in zicht en er staan nog diverse taken open die nog uitgevoerd moeten worden. We verdelen de taken en zorgen dat we hier volgende week mee aan de slag gaan zodat we het ook echt gaan redden binnen de tijd!

Dag 17 maandag 27 april

Op Koningsdag vieren we de verjaardag van de koning en slaan we de acties voor de implementatie een dagje over. 

Dag 18 dinsdag 28 april

Uiteraard beginnen de we de sessie met een update over de interface. We hebben de API key inmiddels ingericht. We bespreken daarna meteen hoe een API key werkt en op welke plaats in het systeem deze te vinden is. Het is van belang dat op meerdere plekken in het systeem de API goed is ingericht. We vliegen van rechts naar links door Exact P2P, maar we zien ook meteen dat we 1 instelling niet goed hadden staan, dit passen we meteen aan.

We doorlopen de to-do list en checken welke acties al uitgevoerd zijn en vinken deze af! De inrichting van de gebruikers, de gebruikersgroepen en autorisaties zijn in concept gereed en moeten morgen echt af zijn. 
Een andere actie op de to-do list is het maken van webinars voor het opleiden van gebruikers. Aangezien we momenteel geen trainingen kunnen geven, besluiten we dit te toen doen middels een webinar die op ieder moment te raadplegen is. Het script voor de webinar is al bedacht, maar de opname moet nog gedaan worden. 

Dag 19 woensdag 29 april

Het aftellen is begonnen! Er is echter nog genoeg te doen om te zorgen dat we het binnen vier weken gaan redden. Vandaag kwamen we erachter dat het inlezen van functionele groepen en bestelautorisaties niet ging lukken binnen de tijd, dus zijn er een aantal collega’s al druk bezig geweest om het handmatig in te voeren. Deze acties op de to-do list kunnen we dus afvinken. Het inlezen van o.a. kostenplaatsen is morgen gedaan en dan kunnen we binnen het systeem ook de acties die daar bij horen uitvoeren. Het beheerplan is nogmaals kort doorgenomen op punten die nog niet helemaal duidelijk waren. Hier zijn intern nog wat afspraken over gemaakt en hiermee kunnen we vervolgens het beheerplan definitief maken. 

En .. bij iedere implementatie hoort natuurlijk ook een evaluatie. We doen vandaag alvast een korte evaluatie over hoe dit project verloopt en om de ervaringen van iedereen te peilen. De overall conclusie is dat we allemaal geleerd hebben van deze ervaring, de een iets meer dan de ander, maar we weten nu wel van elkaar wie over welke functionaliteit de meeste kennis heeft. 

Dag 20 donderdag 30 april: Yes we did it!

Het heeft ons vandaag wat zweetdruppels en stressmomenten gekost, maar het systeem werkt!
Gebruikers, kostenplaatsen, grootboekrekeningen, functionele groepen, autorisaties, leveranciers en alle andere data staan erin!
En de eerste factuur is al via Exact P2P gefiatteerd. Maar oké eerlijk is eerlijk. Nog niet alles staat er perfect in. De functionaliteiten voor het verwerken van de facturen staan er goed in, maar voor het onderdeel bestellen moeten er nog wat kleine puntjes op de i gezet worden. Dit blijkt tijdens onze dagelijkse sessie waar we proberen een bestelling te plaatsen. Omdat we nog wachten op gegevens van de leveranciers om een OCI koppeling in te richten besluiten we een vrije aanvraag te doen. We lopen meteen al vast bij het aanklikken van de vrije aanvraag. We hebben niet voldoende rechten? Hoe kan dat nu!? We checken praktisch iedere instelling bij de gebruiker. Geen fouten. Wat blijkt.. de bestelautorisaties waren alleen voor een catalogus bestelling ingericht en niet voor een vrije aanvraag. We gaan voor poging 2. We kunnen alle velden invoeren en een bestelling plaatsen. Waarom gaat de vrije aanvraag nu niet naar de afdeling inkoop ter beoordeling? Dat de processtapacties niet helemaal goed stonden ingesteld kwamen we snel achter. Oké poging 3. De vrije aanvraag doorloopt de juiste flow en is verstuurd naar de leverancier. 

Nou dit waren wel even vier leerzame, maar intensieve weken! We bedanken onze projectleider en alle teamleden voor hun inzet. We gaan morgen het project overdragen aan het team P2P en zullen nog wat laatste acties uitvoeren zodat het allemaal werkt zoals we bedacht hebben!

Wil je kennismaken met het team dat dit mogelijk heeft gemaakt en meer informatie over de implementatie ontvangen? 

Klik hier als je meer informatie wilt ontvangen!

Interesse in meer inkoopoplossingen?

Klik hier