Meer inzicht in uitgaven op zorglocaties? Start met Kas & Bankadministratie!

Toegevoegd op | Door Coppa

Voor inkopers bij decentraal ingerichte zorginstellingen met meerdere woonlocaties is het ongetwijfeld een herkenbare situatie: de aankopen die met bankpas of vanuit de kas op de verschillende locaties gedaan worden, zijn lastig in kaart te brengen.

Zowel zorgdragers als cliënten in bijvoorbeeld de verslavingszorg of gehandicaptenzorg beschikken over contant geld en/of pinpassen, die gebruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld de dagelijkse boodschappen. Op deze manier worden cliënten gestimuleerd om deel te nemen aan de samenleving.

De ervaring leert dat de administratieve afwikkeling rondom uitgaven met pasjes of contant geld, niet altijd goed wordt gedaan, waardoor de kans op een kasverschil sterk aanwezig is. Het is daarnaast lastig om deze uitgaven in te delen per productcategorie, omdat de administrateurs ervan geen opgeleide administrateurs zijn. En dan loopt een organisatie ook nog een risico wanneer pasjes kwijt raken of er meer geld dan gebudgetteerd wordt uitgegeven.

De oplossing voor bovenstaande situaties? De Kas & Bankadministratie.

Wat is Kas & Bankadministratie?

De Kas & Bankadministratie zorgt voor een betere administratieve afwikkeling rondom bankpasjes en contant geld. Alle uitgaven van de verschillende zorglocaties worden veel beter in kaart gebracht en direct gekoppeld aan de juiste kostenplaats en leverancier.

Medewerkers kunnen met behulp van een app die gekoppeld is aan het inkooppakket eenvoudig en snel bonnetjes scannen. Door slimme, ingebouwde technologieën kan vaak al automatisch een koppeling gemaakt worden tussen het bedrag op de bon en de leverancier. Deze data kan naar wens aangevuld worden door bijvoorbeeld ook de kostenplaats op te nemen.

Zowel de uitgaven die via een pas of vanuit de kas worden gedaan, worden digitaal opgenomen in het systeem. Daardoor wordt uiteindelijk elke euro die wordt uitgegeven op de locaties, inzichtelijk gemaakt en is de boekhouding compleet.

Prepaid bankkaarten

Veel banken introduceerden de afgelopen jaren de zogenaamde prepaid bankkaarten. Dit zijn bankpasjes waarop je een bepaald saldo kunt zetten. Zo kun je het bedrag dat elke dag of week beschikbaar komt, limiteren. Op deze manier loop je ook minder risico als de pas kwijtraakt en voorkom je dat cliënten of locaties meer geld uitgeven dan is gebudgetteerd.

Juist omdat bepaalde banken (zoals ABN Amro) in 2019 stoppen met het uitgeven van deze prepaid bankkaarten, is het slim om gebruik te gaan maken van de kaspas.

Implementatie Kas & Bankadministratie

De afgelopen jaren heeft Coppa de Kas & Bankadministratie bij verschillende organisaties geïmplementeerd. Jettie Bijlsma is inkoopconsultant bij Coppa en betrokken geweest bij diverse implementatietrajecten. Jettie vertelt: ‘Het implementatietraject begint met het bepalen van de uitgangspunten voor het verspreiden van de bankpasjes binnen de organisatie en de bijbehorende richtlijnen voor gebruik. Ook de boekingsgang wordt nu ingericht. Vervolgens openen we een rekening bij een bank die de koppeling met het inkoopsysteem faciliteert. Daardoor kun je de gehele administratie vanuit één applicatie voeren. Wanneer de rekening is geopend, kunnen de pasjes besteld worden. We kiezen er vaak voor om deze pasjes niet op naam van de budgethouder te zetten, maar op locatie of kostenplaats. Dat is veel efficiënter; wanneer er een nieuwe budgethouder komt, hoeft er bijvoorbeeld geen nieuw pasje aangevraagd te worden.’

Pasjes opladen met saldo

De pasjes worden vervolgens opgeladen met de saldi. Er kan gekozen worden voor pinnen, iDeal-betalingen en contactloos betalen - of een combinatie hiervan. De instellingen kunnen per pas bepaald worden.

Aan de achterkant van het systeem wordt bepaald hoe de boekingen gedaan moeten worden. De leverancier wordt in het systeem alvast aan de juiste grootboekrekening gekoppeld maar ook wordt er rekening gehouden met vragen als: Wat moet de eindgebruiker kunnen registreren? Alleen het bedrag en de leverancier of ook andere informatie? En welke acties liggen er nog bij de financiële administratie?

‘Vervolgens moet ook bepaald worden of alleen de medewerkers of ook de cliënten gebruik gaan maken van de bankpas,’ legt Jettie uit. ‘Wellicht dat met het contactloos betalen uiteindelijk het kasgeld kan worden uitgefaseerd. Wanneer ook clienten gebruik maken van de bankpas, kan het zijn dat de gemaakte kosten op een later moment nog bij hen in rekening gebracht moeten worden.’

Logistieke uitdaging

Als de boekingsstromen goed zijn ingericht, is het zaak om de pasjes op de juiste locatie te krijgen. ‘Dat is nog een hele logistieke uitdaging,’ zegt Jettie lachend. ‘We kiezen er vaak voor om het uitgeven van de pasjes te combineren met een korte training. We leggen uit hoe de app en het systeem gebruikt kunnen worden, zodat de uitgaven direct op de juiste manier verwerkt worden in het inkoopsysteem. Na de training worden de pasjes uitgegeven en weten we zeker dat de pasjes bij de juiste mensen terecht komen.’

Vervolgens wordt elke maand gecontroleerd of de boekingen op de pas correct zijn gedaan en of het bedrag in de kas nog klopt met de geregistreerde bonnetjes. ‘Op deze manier voorkomen we een pas- of kasverschil,’ aldus Jettie. ‘Verschillen komen in een kas met contant veel vaker voor. Met de Kas & Bankadministratie krijgen zorginstellingen een beter inzicht dan een kas met contant geld en is de boekhouding veel completer.’

Wil je ook meer inzicht in de uitgaven op de verschillende zorglocaties? Coppa helpt je graag bij het implementeren van de kaspas en het realiseren van de koppeling met de bank en je inkoopsysteem. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Neem contact op