Inkopen in de zorg: Voeding

Toegevoegd op | Door Coppa

Inkopen in de zorg: met meer dan 20 jaar ervaring en een team van ruim 80 professionals, weet Coppa als geen ander hoe wij jouw zorginstelling of ziekenhuis kunnen ondersteunen.

De komende weken behandelen we in blogs diverse productcategorieën die worden ingekocht in de zorg en leggen we uit hoe Coppa ondersteuning biedt bij het begeleiden van inkooptrajecten zodat we samen met jou tot het beste resultaat kunnen komen.

René Sassen werkt sinds 2011 als Senior Inkoop Consultant bij Coppa en is in zijn periode bij Coppa twee keer betrokken geweest bij een inkooptraject van voeding bij een zorginstelling. In deze blog vertelt René vanuit zijn eigen ervaring hoe deze inkooptrajecten zo succesvol mogelijk werden uitgevoerd.

Inkooptraject voeding in de zorg

René vertelt: ‘Ik heb nu twee keer een soortgelijk inkooptraject begeleid, bij mijn vorige opdrachtgever Wilgaerden en bij mijn huidige opdrachtgever Omring. Bij Omring zijn we net in de implementatiefase beland, maar daar gaat een inkooptraject van meer dan een half jaar aan vooraf. Zeker omdat we voorafgaand aan de tender de inkoopsamenwerking met De Zorgcirkel, een andere zorginstelling in de regio, zijn aangegaan, kostte dit traject extra tijd. Deze investering in tijd heeft beide instellingen, door inkoopvolumes te bundelen, uiteindelijk een mooie extra besparing opgeleverd.’

Elk inkooptraject begint met het opstellen van een projectplan door de projectleider. Het plan dient te worden goedgekeurd en ondertekend door de zorgdirectie. Daarna wordt een projectgroep samengesteld, bestaande uit mensen vanuit verschillende disciplines van de instelling. ‘In het geval van de productcategorie voeding waren dat naast de projectleider en tactisch inkoper vanuit inkoop, materiedeskundigen vanuit de zorg, een locatiemanager kleinschalig wonen, de facilitair manager, een controller en de voorzitter van de centrale cliëntenraad,’ legt René uit. ‘De centrale cliëntenraad heeft in een dergelijk traject verzwaard adviesrecht, dus het is handig om deze bij aanvang van het project aan te haken.’

Het offertetraject bij Omring bestond uiteindelijk uit drie fasen:

  1. De selectiefase waarin de minimumeisen werden uitgevraagd
  2. De offertefase waarin de antwoorden op de wensen werden beoordeeld en de prijzen werden ingediend
  3. De BAFO-fase (Best And Final Offer) waarin in onder andere een proeverij werd georganiseerd.

Voeding inkopen: waar voldoet het Programma van Eisen aan?

Met het projectteam werd een Programma van Eisen opgesteld. Daarin worden wensen en eisen vastgesteld waar de toekomstige leverancier aan moet voldoen.

René vertelt: ‘Die wensen en eisen verschillen per organisatie. Zo was een eis bij mijn vorige opdrachtgever dat er meer verse voeding moest worden ingekocht en vooral ook vanuit de regio. Bij Omring is een eis het selecteren van één totaalleverancier die alle voeding kan leveren op het door de betreffende locatie gewenste moment. Daarbij dient dan zoveel mogelijk rekening te worden gehouden met Omrings visie op voeding. Er dient vanuit de MVO-gedachte gewerkt te worden: het bundelen van bestellingen waardoor zo min mogelijk kilometers worden gereden, het verminderen van afval door betere afstemming in portiegroottes en dergelijke. Besparingen realiseren is altijd een doel, maar dan wel rekening houdend met de trends, wensen en (kwaliteits)eisen van de organisatie. En besparingen dienen dan weer te worden aangewend voor betere zorg.’

Selectie van leveranciers

Nadat het Programma van Eisen door de projectgroep was opgesteld, werd het gehele inkoopproces via het inkoopplatform van Negometrix doorlopen. Omring en De Zorgcirkel hebben uiteindelijk hun eigen tender op de markt gezet, onder andere omdat de PVE’s te veel van elkaar afweken. Wel werd in beide tenders de vraag opgenomen wat de leverancier er voor over zou hebben, in de vorm van een korting of bonus, als beide zorginstellingen zouden gunnen aan dezelfde leverancier.

Vooraf werd een longlist opgesteld met potentiële leveranciers waarvan René met zijn team, vanuit marktkennis, aannam dat zij konden leveren volgens de wensen en eisen. De shortlist, op basis waarvan is uitgevraagd, is afgestemd met De Zorgcirkel en kwam geheel overeen.

In de projectgroep werden vervolgens de inkomende offertes beoordeeld. De twee best gerankte leveranciers, na verdiscontering van prijs en kwaliteitsscores, gingen door naar de derde en laatste fase, de BAFO-fase. In deze fase werd niet de prijs opnieuw beoordeeld - die werd gekopieerd vanuit de offertefase - maar werden rapportcijfers gegeven voor een bedrijfspresentatie, het functioneren van de bestelportal/app en de smaaktest door middel van een proeverij.  

Uiteindelijk koos Omring voor een leverancier die al een jaar of 10 levert aan de organisatie. Deze leverancier gaat nu ook leveren aan De Zorgcirkel. Daardoor profiteren zowel Omring als De Zorgcirkel nu van aanzienlijk betere prijzen.’

Inkopen bij lokale leveranciers

Naast het selecteren van één leverancier die het grootste gedeelte van de voeding levert aan Omring, wordt er door de verschillende locaties nog steeds gedeeltelijk lokaal ingekocht. ‘Bepaalde locaties willen nu eenmaal graag bij de lokale bakker of visboer inkopen,’ legt René uit. ‘Verder heeft elke locatie de beschikking over een eigen budget (huishoudgeld) waardoor de verpleegkundige bijvoorbeeld met een cliënt even naar de supermarkt kan lopen. De bedragen die vanuit het locatiebudget en bij de lokale leveranciers worden uitgegeven, zijn doelbewust niet meegenomen in het totaalbedrag dat op de markt is gezet.’

Ook heeft de leverancier een app geïntroduceerd die met name interessant is voor de cliënten die kleinschalig wonen. Vanuit de luie stoel kan er via de app besteld worden bij de totaalleverancier. Alle artikelen die in de app staan zijn gelijk aan het assortiment van de supermarkt en ook hetzelfde prijsniveau wordt gehanteerd. De logistieke kosten die hieraan zijn verbonden zijn afhankelijk van hoe de artikelen worden afgeleverd; in bulk, per afdeling gesorteerd of in de koelkast van de cliënt. 

Door de app en het prijsniveau dat gelijk is getrokken, verwachten zowel Omring als de leverancier dat de lokale inkoop zal afnemen. ‘We verwachten dat er steeds meer bij de gecontracteerde leverancier wordt ondergebracht en dat is gezien de voorwaarden en de gemaakte prijsafspraken erg interessant,’ aldus René.

Gevoelige productcategorie

Ook al doorloopt Coppa vrijwel altijd eenzelfde inkooptraject bij haar opdrachtgevers, elke productcategorie kent haar eigen uitdaging. ‘Bij voeding is dat bijvoorbeeld dat het een erg gevoelige productcategorie betreft,’ legt René uit. ‘Speciale voeding, zoals sondevoeding, wordt afgenomen bij een andere leverancier. Het kan wel via de totaalleverancier verkregen worden. Afname van speciale voeding via een daarin gespecialiseerde leverancier komt tegemoet aan de nadrukkelijke wensen vanuit diëtetiek en de cliëntenraad.’

Implementatieproces

Het inkooptraject is afgerond, de leverancier is geselecteerd en nu wordt het traject geïmplementeerd in de organisatie. ‘Ondanks dat we nu een leverancier hebben gecontracteerd waar we al jaren mee samenwerken, worden we wel beschouwd als een nieuwe klant,’ aldus René. ‘Er worden nieuwe zaken geïntroduceerd, alle puntjes worden op de ‘i’ gezet, alle locaties worden door het implementatieteam bezocht en er wordt gevraagd naar hun specifieke wensen. Ik heb het stokje inmiddels overgedragen aan de implementatiemanager. Alles moet voor 1 januari gereed zijn.’

Ondersteuning bij het inkopen van voeding

Niet alleen René, maar diverse consultants en inkopers binnen Coppa hebben ervaring met het inkopen van voeding in de zorg. Heeft ook jouw zorginstelling of ziekenhuis hulp nodig bij het begeleiden en uitvoeren van dit inkooptraject? Dankzij onze ervaring, kennis en kunde van soortgelijke projecten kunnen wij jouw organisatie op een effectieve manier helpen. We beschikken over de juiste tools, kant-en-klare PvE’s die met een aantal kleine aanpassingen direct in te zetten zijn voor jouw organisatie en begeleiden graag de projectgroep om jouw inkooptraject tot een succes te maken, wat je doelen ook zijn.

Meer informatie over voeding inkopen in de zorg?

Neem contact op

Lees ook onze andere blogs over inkopen in de zorg: