Inkopen in de zorg: Onderhoud & Storingsopvolging

Toegevoegd op | Door Coppa

Willem Hoek werkt sinds 2016 bij Coppa. Als Business Consultant is hij betrokken bij de meest uiteenlopende inkooptrajecten waar hij opdrachtgevers adviseert over het kiezen van de juiste inkoopstrategie.

Eén van die organisaties die Willem momenteel voorziet van strategisch advies, is een GGz-instelling in Noord-Brabant. Deze GGz-instelling besteedde haar onderhoud en storing jarenlang volledig uit, maar komt daar nu van terug. Wat is de beste strategie voor deze instelling? Wat zijn uitdagingen bij het inkopen van onderhoud en storingsopvolging voor zorginstellingen? Willem vertelt erover in deze blog.

Elektronisch & (Werktuig)bouwkundig onderhoud

‘Onderhoud is een zeer brede categorie,’ aldus Willem. ‘Er zijn grofweg drie typen onderhoud, namelijk bouwkundig, elektronisch en werktuigbouwkundig onderhoud. Wat het inkooptraject van deze categorie divers maakt, is dat er aanbieders zijn die gespecialiseerd zijn in één van de drie categorieën, maar ook aanbieders die alle drie de vormen van onderhoud kunnen aanbieden. Als organisatie moet je daarin een strategische keuze maken: waar ligt de grens aan wat je zelf gaat repareren met behulp van een interne technische dienst en wat ga je uitbesteden? Wil je graag ontzorgd worden of juist zelf veel grip houden? Dat zijn belangrijke vraagstukken bij dit inkooptraject.’

Storingen en planbaar en correctief onderhoud

Naast de verschillende soorten onderhoud, krijg je ook nog eens te maken met verschillende vormen van onderhoud. Je hebt planbaar onderhoud dat eens of één keer in de zoveel jaar plaatsvindt, maar ook correctief onderhoud wanneer er iets kapot is en dan is er ook nog de categorie storingen. ‘Die laatste is een cruciale onderhoudsdienst en moet voor zorginstellingen en ziekenhuizen 24/7 beschikbaar zijn,’ legt Willem uit. ‘Stel dat de brandmeldinstallatie of toegangsdeuren een storing hebben, dan moet de onderhoudsdienst op elk moment van de dag, op elk moment van de week beschikbaar zijn.’

Storingsopvolging: beschikbaarheid is cruciaal

Die beschikbaarheid is dan ook direct een uitdaging bij de onderhoudscategorie storingen. ‘Wanneer je het verhelpen van storingen uitbesteed aan een kleine partij, dan betaal je daar vaak veel voor. Zo’n kleine partij moet immers altijd beschikbaar zijn voor jou en dat is niet altijd haalbaar,’ aldus Willem. ‘Storingsopvolging besteden we dan ook bijna altijd uit aan de grote partijen. Deze bedrijven verzorgen storingsopvolging voor meerdere klanten, waardoor je de kosten als het ware met elkaar kunt delen.’

Onderhoud: zelf doen of uitbesteden?

Alles uitbesteden aan één leverancier lijkt misschien de meest efficiënte optie, maar is niet altijd de meest strategische optie. ‘Als je al je onderhoud aan één leverancier onderbrengt, loop je het risico op termijn zelf te weinig kennis van je eigen installaties en panden te hebben. Daardoor word je té afhankelijk van de leverancier. Omdat de leverancier over alle informatie en onderhoudshistorie beschikt, kan zij op den duur de hoofdprijs gaan vragen voor hun dienstverlening en wordt overstappen steeds moeilijker,’ legt Willem uit. ‘Hoe meer je zelf doet en weet, hoe meer je als een gelijkwaardige tegenpartij fungeert voor de partij aan wie je het gaat uitbesteden. Een uitbestede situatie als deze moet nooit eenzijdig profiteren van de samenwerking. Idealiter profiteren beide partijen evenveel.’

Willem weet daar direct een praktijkvoorbeeld bij te noemen. ‘Op dit moment ben ik betrokken bij het inkooptraject van onderhoud bij een GGz-instelling in Noord-Brabant. De inkoop van onderhoud hadden ze volledig uitbesteed, maar daar komen ze nu weer van terug. Zeker op de werkzaamheden die de zorg direct raakt, merken ze dat ze meer invloed willen hebben op inzet, beschikbaarheid en kwaliteit. Dit vraagt om andere samenwerkingen. Ze merken dat er ontevredenheid heerst in de organisatie, maar waar ligt dat nu aan: de leverancier, het contract of aan de organisatie zelf?’

Projectgroep onderhoud inkopen

De projectgroep die is samengesteld bestaat uit zorgverleners (ook uit de nachtdienst), ICT’ers, mensen die verantwoordelijk zijn voor het vastgoed en de panden en facilitair medewerkers.

Samen met de projectgroep is Willem het vraagstuk ingedoken. ‘Vooral zorgverleners hebben baat bij één leverancier voor alle storingen en onderhoud,’ legt Willem uit. ‘Dat geldt zeker bij zorginstellingen met gesloten afdelingen, waar natuurlijk niet zomaar elke week een andere onderhoudsmonteur de afdeling op kan. Het is dan heel fijn als een leverancier dezelfde mensen stuurt die op de hoogte zijn van de werkwijze en risico’s op gesloten afdelingen. Een timmerman kan bijvoorbeeld niet gereedschap laten slingeren of een deur open laten.’

Kwaliteit en risicobeheersing belangrijker dan prijs

Bij het inkopen van storingsopvolging en onderhoud van de kritische systemen voor deze instelling, is de beste prijs voor Willem dan ook niet leidend. ‘Zekerheid is hier belangrijker en de instelling is bereid daarvoor te betalen. Kwaliteit en risicobeheersing spelen bij bepaalde onderhoudscategorieën een belangrijkere rol dan prijs. Op andere percelen sturen we wel op prijs. Het maakt bijvoorbeeld minder uit of de schilder op maandag of dinsdag komt. We kiezen dan dus voor een lager servicelevel en betalen daar ook minder voor. Zo sluit de strategie van alle percelen aan bij de organisatiedoelstellingen.’

De strategie waar de projectgroep voor heeft gekozen, is een groot gedeelte van het correctief, elektronisch en werktuigbouwkundig onderhoud onderbrengen bij één leverancier. ‘Het kleine bouwkundig onderhoud brengen we nu voor een groot gedeelte onder bij lokale leveranciers,’ vertelt Willem. ‘Denk aan schilders of timmermannen, die zijn vaak goedkoper én kunnen sneller schakelen dan een grotere partij.’

Inkopen in de zorg: Onderhoud & Storing

De aantrekkende bouw levert uitdagingen op voor het uitbesteden van onderhoud en storingopvolging. ‘Grote installatiepartijen zijn erg druk en voor korte opdrachten kunnen ze geen mensen aannemen. Als uitvragende partij kun je nu een stuk minder eisen stellen dan een jaar of vijf geleden, toen alle bouwprojecten stil lagen en er meer dan voldoende vakmensen beschikbaar waren,’ aldus Willem. ‘Waar we op dit moment voor kiezen is om onze toegevoegde waarde ook aan de leverancier te tonen. We kiezen voor langdurige contracten waarin we vaststellen dat we voor langere tijd bepaald onderhoud uitbesteden aan de leverancier. Dat is voor hen interessant en geeft ons ook zekerheid.’

Coppa heeft jarenlang ervaring met verschillende inkoopcategorieën in de zorg. Wil je ondersteuning bij het inkopen van onderhoud & storingsopvolging voor jouw zorginstelling? Neem dan contact op, we voorzien je graag van meer informatie.

Neem contact op

Lees ook onze andere blogs over inkopen in de zorg: