Inkopen in de zorg: Koffievoorziening (warme dranken)

Toegevoegd op | Door Coppa

Patrick Jager is Senior Account Inkoper en werkt namens Coppa bij Stichting Ziekenhuizen Westfriesland en Waterland (SZWW) waar hij zich met name bezighoudt met de facilitaire inkoopprojecten.

‘Het gezamenlijk uitbesteden van de koffievoorziening was in 2016 de eerste samenwerking tussen beide inkoopafdelingen met het oog de fusie van het Westfriestgasthuis uit Hoorn en het Waterlandziekenhuis uit Purmerend,’ vertelt Patrick. ‘Niet alleen zou deze aanbesteding op deze manier efficiënter verlopen - het hele aanbestedings- en contracteringsproces hoeft immers maar één keer doorlopen te worden - het zou ons ook financiële schaalvoordelen kunnen bieden.’

Koffie inkopen: simpel project?

Ook al lijkt het inkooptraject voor koffievoorziening misschien een simpel project, dat blijkt in de praktijk wel anders te zijn. ‘Vergis je niet in de tijd dat zo’n inkooptraject kost,’ zegt Patrick. ‘Zeker wanneer er proeverijen op het programma staan, kan het een lang inkooptraject worden. Ook moet je rekening houden met de levertijd van koffieautomaten en de implementatietijd.’

Niet alleen tijd technisch is het inkooptraject voor koffievoorziening een uitdaging, ook inhoudelijk kent het project haken en ogen. ‘De koffiemarkt blijkt een ware vechtersmarkt met vele aanbieders,’ aldus Patrick. ‘Je moet er als inkoper voor zorgdragen dat je ethisch gezien geen misstap maakt door na de offertefase toch nog een andere aanbieding te accepteren van een aanbieder. In koffiecontracten is het bovendien gebruikelijk om een bepaalde afname te noemen welke de afnemende partij per jaar moet halen. Als je niet goed oplet, zitten er ook andere verplichtingen aan vast zoals het verplicht afnemen van koffiebekers, roerstaafjes, koffiemelk etc. Als inkoper dus essentieel om elke stap nauwkeurig te doorlopen en voorwaarden goed te bestuderen.’

Inkooptraject koffievoorziening inkopen in de zorg

Het inkooptraject voor SZWW bestond uit een offertefase waarin de aanbieders werden gevraagd te voldoen aan enkele minimumeisen en het indienen van een prijzenblad. Het doel? Een aanbieder selecteren die de 115 koffieautomaten in bruikleen kon plaatsen en installeren en bijbehorende inhoud zou leveren.

Omdat de ziekenhuizen nog niet waren gefuseerd, had elk ziekenhuis haar eigen projectgroep voor dit project. De projectgroep bestond bij het Waterlandziekenhuis uit:

  • Teamleider Techniek
  • Cateringmanager
  • Hoofd Logistiek en Facilitaire Services
  • Coördinator Cliëntenwelzijn
  • Inkoper

De projectgroep bij het Westfriesgasthuis bestond uit:

  • Teamleider Techniek
  • Unithoofd Horeca en Services
  • Coördinator Restaurant Horeca en Services
  • Senior medewerker Horeca en Services
  • Inkoper

Er is door beide projectgroepen niet specifiek bonenkoffie of instant koffie uitgevraagd. ‘De voornaamste reden was dat de ziekenhuizen het voornemen hadden om minder keuzes aan te bieden tegen hogere kwaliteit en beleving van koffie,’ legt Patrick uit. ‘Daardoor zou een betere kwaliteit koffie niet tot een kostenverhoging hoeven te leiden en hebben we de aanbieders in het Programma van Eisen ruimte gegeven om ‘een passende oplossing’ aan te bieden.’

De aanbieders worden geselecteerd op basis van een prijs-kwaliteitverhouding (70%-30%). Kwaliteit bestaat in het geval van dit project uit:

  1. Het voldoen aan de minimale eisen die betrekking hebben op de producteisen;
  2. Het invullen van de wensen en eisen die zijn opgesteld in het PvE.

De tender wordt uiteindelijk gegund aan de aanbieder met de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Smaaktest

De offerteaanvraag is in februari 2016 onderhands via het aanbestedingsplatform Negometrix verstuurd. ‘We nodigden meerdere aanbieders uit om deel te nemen aan de tender. Alle vier de potentiële aanbieders hebben in juni deelgenomen aan de eerste smaaktest die twee weken heeft geduurd,’ vertelt Patrick. ‘De aanbieders werden uitgenodigd om de productlijn in beide ziekenhuizen op te stellen, zodat de producten beoordeeld konden worden door de medewerkers. De persoonlijke voorkeuren werden via een evaluatieformulier kenbaar gemaakt en de cijfers werden toegevoegd in Negometrix. Na de evaluatie van deze smaaktest kwamen twee aanbieders als beste uit de test als het gaat om smaak en kwaliteit. Aanbieder B had tijdens de eerste smaaktest een bonen- én instantkoffieapparaat geplaatst als passende oplossing op de vraag die door de projectgroep gesteld was in het Programma van Eisen.’

Omdat aanbieder A alleen een instant-automaat had geplaatst, is ervoor gekozen om een maand later een tweede smaaktest te organiseren met een combinatie van instantkoffie en bonenkoffie die door beide aanbieders werden aangeboden op basis van dezelfde prijs-kwaliteitverhouding. Na een proeverij van een week konden medewerkers opnieuw hun mening achterlaten in de evaluatieformulieren. ‘De instantkoffie van beide aanbieders zijn gelijkwaardig beoordeeld, maar de bonenkoffie van aanbieder B heeft uiteindelijk beter gescoord dan aanbieder A,’ aldus Patrick.

Contractering koffieaanbieder

De BAFO-fase (Best And Final Offer) bestond uit de eerder genoemde smaaktest gecombineerd met een korting op het eerder ingediende prijzenblad. Na bestudering van de uiteindelijke offertes is geconstateerd dat de prijsvorming van aanbieder A 30% hoger ligt dan van aanbieder B. ‘Gelet op de prijs-kwaliteitverhouding heeft de projectgroep het management van beide ziekenhuizen geadviseerd de opdracht te gunnen aan aanbieder B,’ aldus Patrick. ‘Uiteindelijk zijn circa 115 automaten in bruikleen genomen, worden eerstelijns storingen verholpen door de afdeling zelfs en tweedelijns storingen door de aanbieder. Met aanbieder B als uiteindelijke winnaar werd een contract afgesloten voor vijf jaar met een mogelijkheid tot twee keer verlenging van één jaar. De uiteindelijke besparingen waren door dit gezamenlijke inkooptraject voor zowel het Waterlandziekenhuis als het Westfriestgasthuis aanzienlijk te noemen. Denk aan tientallen procenten. Besparingen waar wij als Coppa en projectgroep trots op zijn!’

Wil je ook ondersteuning bij het inkopen van koffie voor jouw ziekenhuis of zorginstelling én besparingen realiseren? Neem contact op met Coppa, we helpen je graag!

Neem contact op