Inkopen in de zorg: hechtmateriaal

Toegevoegd op | Door Coppa

Ria Feenstra is senior medisch inkoper. Met meer dan 23 jaar ervaring als inkoper bij het Waterlandziekenhuis is zij expert als het gaat om de inkoop van medische artikelen. Na de fusie van het Waterlandziekenhuis met het Westfriesgasthuis, werkt Ria namens Coppa als inkoper bij Stichting Ziekenhuizen West-Friesland en Waterland (SZWW).

Ria vertelt: ‘De laatste jaren heb ik eigenlijk altijd medische artikelen ingekocht, voornamelijk gericht op de acute as. De OK is daarbij mijn grootste interne klant. De standaardisatie van de producten die gebruikt worden op de OK’s van beide locaties (Hoorn en Purmerend) is op dit moment een grote uitdaging. Gelukkig werk ik heel fijn samen met twee zeer ervaren OK-logistiek medewerkers die precies weten welke producten door wie en bij welke ingreep gebruikt worden. Alle fusieziekenhuizen zullen herkennen dat twee precies dezelfde producten in het ene ziekenhuis in een heel andere productcategorie/grootboeknummer kunnen vallen dan in het andere ziekenhuis,’ aldus Ria.

Projectplan

Elk project wordt daarom ook gestart met een projectplan, waarin o.a. de volgende zaken worden opgenomen:

  • Beschrijving van de huidige situatie
  • Doel van het project
  • Kerngetallen
  • Toelichting op de gewenste situatie
  • Inkoopstrategie
  • CMT van toepassing
  • Leden van het projectteam
  • Plan van aanpak

Pas nadat het plan getekend is door de opdrachtgever, de projectleider en de inkoper, gaat het project van start. Ria: ‘In 2019 staan inkoopbesparingen en standaardisatie van het hechtmateriaal op de agenda voor SZWW.’

Uitdaging bij inkopen van hechtmateriaal

Die productcategorie is volgens Ria een flinke uitdaging. Bij het Waterlandziekenhuis in Purmerend worden er 92 soorten conventioneel hechtmateriaal afgenomen, bij het Westfriesgasthuis zijn dat er 93. Van al die soorten zijn er maar twee soorten hechtmateriaal die in beide ziekenhuizen worden gebruikt. Beide locatie hebben dezelfde leverancier die nu de kans krijgt een standaardisatievoorstel neer te leggen. ‘Als het met deze leverancier niet lukt om de besparingsdoelstellingen te behalen, dan gaan we het pakket in de markt zetten,’ aldus Ria.

Het hechtmateriaal waar een arts graag mee werkt, is vaak afhankelijk van de opleiding en het hechtmateriaal waar men bij vorige ziekenhuizen mee heeft gewerkt. Ria: ‘Ook wanneer een arts de overstap maakt naar een ander ziekenhuis, zal de vraag komen of het hechtmateriaal waar hij/zij gewend is om mee te werken, mag opgenomen worden in het assortiment. Het bewaken van dit assortiment is al een uitdaging op zich.’

Conventioneel en mechanisch hechtmateriaal

Bij hechtmateriaal wordt er een onderscheid gemaakt tussen conventioneel en mechanisch hechtmateriaal. Onder conventioneel hechtmateriaal vallen de naald en draad, onder mechanisch hechtmateriaal de hechtapparatuur en vullingen. ‘Beide hechtmaterialen zijn de eerste gebruiksmaterialen van artsen. Het moet gewoon prettig werken. Alles wat nieuw is, alles wat anders is… daar moet je aan wennen. Zeker bij een fusie waar artsen in beide ziekenhuizen met tientallen nieuwe materialen moeten gaan werken, is dat lastig. Artsen worden “conversiemoe”,’ zegt Ria.

Inkoopproces hechtmateriaal

Om het inkoopproces zoveel mogelijk te slagen, is het  belangrijk om de gebruikers vanaf het begin te betrekken. ‘We willen voorkomen dat na het contracteren van de leveranciers, de artsen toch weer willen overstappen op hun oude hechtmateriaal. Anders zijn besparingen natuurlijk onmogelijk te realiseren. We bepalen vooraf de ‘spelregels’ en een besparingspercentage dat we willen realiseren,’ vertelt Ria.

De projectgroep bij dit inkoopproces bestaat dan ook voornamelijk uit gebruikers, die uiteindelijk een groot aandeel hebben in de keuze voor een leverancier.

Proefplaatsing

Het feit dat hechtmateriaal door heel veel specialismen gebruikt wordt (chirurgen, oogartsen, gynaecologen etc.), maakt het inkoopproces ook zo complex. Hechtmateriaal kan bijvoorbeeld prima werken voor de ene ingreep, maar voor de andere ingreep weer absoluut niet.  

Voordat er overgegaan wordt tot het contracteren van een leverancier, wordt er dan ook vaak een zogenaamde proefplaatsing gedaan als onderdeel van de besluitvorming. ‘We laten alle artsen dan een bepaalde periode met het hechtmateriaal van de potentiële aanbieders werken,’ legt Ria uit. ‘Zo kunnen de artsen eraan wennen en hun mening delen. Het lastige van zo’n proefplaatsing is wel dat er altijd wel iemand is die in die periode op vakantie is of om een andere reden niet heeft geparticipeerd. Daar beginnen de problemen. Duidelijke communicatie, een goed projectplan en een doel waar we naartoe werken zijn dan ook allemaal essentieel.’

Bij het inkopen van hechtmateriaal speelt scholing en begeleiding vanuit de leverancier een belangrijke rol. ‘Dit is essentieel om te kunnen voldoen aan het Convenant Medische Technologie,’ legt Ria uit. ‘Het CMT vereist dat alle afdelingen hun scholing op orde hebben. Daarnaast is begeleiding bij de proefplaatsing en de implementatie ook erg belangrijk. Bij voorkeur geven leveranciers ook certificaten aan medewerkers die de scholing hebben gevolgd, zodat dat goed naar voren komt in de persoonlijke dossiers van medewerkers.’

Ook ondersteuning nodig bij het inkopen van hechtmateriaal? Coppa helpt je graag bij het begeleiden van het inkoopproces, het contracteren van de juiste leverancier en het realiseren van aanzienlijke besparingen. Neem contact op voor meer informatie.

Neem contact op

Lees ook onze andere blogs over inkopen in de zorg: