Inkoopbesparingen realiseren als zorginstelling: onderhandelen of tenderen?

Toegevoegd op | Door Coppa

Peter Koehl is Senior Interim Inkoopprofessional bij Coppa. Met een achtergrond in HR en ruim 30 jaar ervaring in inkoop bij zorginstellingen en ziekenhuizen ondersteunt hij sinds januari 2016 de opdrachtgevers van Coppa met het opzetten en/of professionaliseren van de inkoopfunctie.

Ook al is het realiseren van inkoopbesparingen voor veel zorginstanties de initiële aanleiding om inkoop uit te besteden, voor Peter draait het in zijn werk niet alleen om het verkrijgen van de beste producten tegen de laagste prijs.

‘Het draait juist om de mensen in de organisatie,’ legt Peter uit. ‘Wanneer de inkoopfunctie wordt opgezet of geprofessionaliseerd, brengt dit veel veranderingen met zich mee. Er wordt een compleet nieuwe manier van werken gecreëerd en om deze nieuwe werkwijze te laten slagen, is  essentieel om voor draagvlak te zorgen in een organisatie. Aan mij de taak om de organisatie en lijnverantwoordelijke te betrekken in deze organisatieverandering en een situatie/werkwijze te creëren waarbij iedereen in de organisatie zich prettig voelt.’

Inkopen bij lokale leveranciers

Op dit moment werkt Peter vanuit Coppa als interim inkoopprofessional bij drie zorginstellingen in Noord-Holland. ‘Je ziet vaak dat soortgelijke zorginstellingen al jarenlang zaken doen met lokale leveranciers met wie zij een persoonlijke relatie op hebben gebouwd,’ vertelt Peter. ‘Als zo’n organisatie besluit haar inkoop te professionaliseren en betere inkoopresultaten wil bereiken, dan is voor ons de intentie eigenlijk altijd om te gaan tenderen. Echter zijn zorginstellingen vaak huiverig om te gaan tenderen en willen zij liever dat we eerst onderhandelen met de huidige leveranciers.’

Peter probeert in zijn aanpak dan ook rekening te houden met de belangen van alle betrokken partijen.

Vanuit zijn inkoopachtergrond wijst hij de opdrachtgevers op de voordelen van het in de markt zetten en concurrentiestelling, maar houdt hij ook rekening met de voorkeur voor lokale leveranciers.

Inkooptraject voor zorginstellingen

‘Als wij vanuit Coppa bij een nieuwe opdrachtgever starten, maken we eerst een spend analyse waaruit blijkt naar welke productgroepen op dat moment de meeste kosten gaan, welke leveranciers qua omzet de grootste zijn en kijken wij of er contracten lopen en zo ja, wanneer deze aflopen. Op basis van onder andere deze informatie, eerdere ervaring en onze benchmarkgegevens, maken wij een inkoopkalender waarin de fasering van de op te pakken inkoopprojecten wordt beschreven.Op deze manier kan er goed in kaart worden gebracht welke besparingen te realiseren zijn en wanneer,’ legt Peter uit.

‘In het projectplan wordt vervolgens beschreven welke doelen we willen behalen, hoe we deze gaan bereiken en welke mensen betrokken zijn.’

Onderhandelen of tenderen?

Niet alleen de inkoopbesparingen, ook de aard van projecten en productgroep kan uiteindelijk doorslaggevend zijn in de keuze voor onderhandelen of tenderen. ‘Of we direct gaan tenderen is vaak afhankelijk van de binding die er is met een leverancier,’ aldus Peter. ‘Met grote leveranciers, zoals van gas of elektra, is niet direct een binding. Dan is de keuze voor tenderen al snel gemaakt, omdat we op deze manier voordeliger kunnen inkopen. Maar als je kijkt naar voeding, zeker bij zorginstellingen, is er vaak een jarenlange, persoonlijke relatie met lokale leveranciers. De organisatie wil dan liever eerst onderhandelen met de huidige leveranciers om te kijken wat dat als resultaat heeft.’

Ondanks dat Coppa vanwege het beste resultaat adviseert om te tenderen, is de wens van veel opdrachtgevers om voor sommige productgroepen of diensten eerst te gaan onderhandelen met bestaande leveranciers. Vaak zijn dit lokale leveranciers waar al jaren zaken mee wordt gedaan.

Of onderhandelen een passende strategie is, is volgens Peter ook afhankelijk van de doelen die een organisatie wil bereiken. ‘Het besparen op directe kosten is namelijk niet altijd het belangrijkste doel,’ zegt Peter. ‘Op dit moment onderhandel ik voor een zorginstelling met bestaande leveranciers omdat deze bijvoorbeeld wil besparen op indirecte kosten van onderhoud van installaties. In dit geval gaat het niet om het zo voordelig mogelijk inkopen, maar van de verbetering van de kwaliteit van het onderhoud. Ook zekerheid, kostenbeheersing en het ontzorgen van de organisatie spelen mee in de onderhandelingen.’

Dit soort onderhandelingen worden vaak gedaan met een leverancier die de organisatie al goed kent. Coppa probeert dan een meerjarig contract af te sluiten zodat zowel de de opdrachtgever als leverancier meer zekerheid krijgt. Peter maakt vervolgens duidelijk wat qua kosten of kwaliteit de verschillen kunnen zijn tussen zaken doen met een lokale leverancier en landelijk opererende organisaties. Het gebeurt regelmatig dat er na een onderhandeltraject met lokale leveranciers alsnog besloten wordt te gaan tenderen als de beoogde resultaten niet behaald zijn.

Contracteren van leveranciers

Ongeacht wat de inkoopstrategie is geweest - onderhandelen of tenderen - elk inkooptraject wordt afgesloten met een gunningsadvies aan de opdrachtgever. In het gunningsadvies wordt onder andere beschreven wat de doelstelling van het inkooptraject was, welke offertes er zijn opgevraagd en bij wie, wat het resultaat is van de offertevergelijking en wordt er een advies gegeven voor leverancierskeuze.

Zeker voor organisaties waar de inkoopfunctie from scratch wordt opgebouwd, is zo’n traject van grote invloed. Het formuleren en implementeren van een inkoopbeleid, de inrichting van het bestelproces, het houden van tenders en het eventueel implementeren van een bestelsysteem zorgen ervoor dat het werk van een groot aantal mensen gaat veranderen.

Het doel is voor Peter dan ook om het niet een Coppa-project te maken, maar echt draagvlak te creëren in de organisatie zelf. ‘Uiteindelijk moet de (lijnverantwoordelijke van de) organisatie ook zelf het stokje kunnen overnemen. Het creëren van draagvlak en iedereen betrokken maken bij zo’n verandertraject heeft voor mij dan ook hoge prioriteit. Alleen op deze manier wordt de nieuwe werkwijze echt succesvol!’

Wil je meer weten over de voordelen van tenderen of onderhandelen voor jouw zorginstelling? Neem dan contact op met Coppa voor meer informatie.

Neem contact op