Inkopen in Duitsland

Toegevoegd op | Door Coppa

Binnen Coppa is Mark Koorndijk ons aanspreekpunt omtrent inkopen via Duitsland. Na zijn studie International Business & Languages en een éénjarige opleiding Business Administration en stage in Amerika, heeft hij vijf jaar gewerkt bij een bedrijf in de mode-industrie waar hij veel zaken deed met onder andere Duitsland. Mark spreekt ook nog eens vloeiend Duits, wat natuurlijk erg goed van pas komt.

In 2006 startte Mark als interne inkoper bij het ziekenhuis in Hoorn. In 2017 maakte hij vervolgens de overstap naar Coppa als senior interim inkoper en bleef hij betrokken als inkoper bij het Westfriesgasthuis. Mark vertelt: ‘Vanuit Coppa werd al langer geprobeerd om in te kopen via de Duitse markt. Dat was lastig om van de grond te krijgen, omdat er nog weinig contacten waren met Duitsland. Het is dan erg moeilijk om er tussen te komen. Ik kreeg vanuit Coppa de kans om een eigen Coppa-constructie met Duitse partners op te zetten, waar zorgklanten van Coppa gebruik van kunnen maken. Ik beschikte natuurlijk al over kennis van de Duitse markt en kon dankzij mijn netwerk direct van toegevoegde waarde zijn voor Coppa.’

Prijsbesparingen tot wel 60%

Het Westfriesgasthuis in Hoorn heeft sinds 1999 samengewerkt met een aantal Nederlandse ziekenhuizen en een Duits ziekenhuis. Zij kochten gezamenlijk zorgproducten in via Duitsland. Die samenwerking is in 2017 gestopt.

‘Voor een groot aantal exact dezelfde producten uit exact dezelfde fabrieken met exact dezelfde handleidingen, ontdekten we dat we op de Duitse markt prijsbesparingen tot wel 60% konden realiseren, ten opzichte van de Nederlandse markt,’ vertelt Mark. ‘We hebben ons veel op OK-gerelateerde artikelen gericht, omdat hier grote volumebestellingen in omgaan.’ Inmiddels wordt het prijsverschil op verschillende fronten steeds kleiner, maar riante besparingen zijn nog steeds zeer realistisch.  

Mark vertelt dat hij op drie verschillende manieren kon profiteren van de prijsinformatie van zorgproducten van de Duitse markt:

  • Prijsaanbiedingen vanuit Nederland werden vergeleken met die van Duitse collega’s. Op basis van die prijskennis kon er met de Nederlandse leverancier onderhandeld worden om de producten alsnog in Nederland te bestellen tegen internationale en dus betere prijscondities.

  • Op basis van de goedkope prijsaanbiedingen uit Duitsland, werden zorgproducten daadwerkelijk ingekocht in Duitsland.

  • Men ging om tafel zitten met de Nederlandse en Duitse directie van de soortgelijke leveranciers om afspraken te maken. Producten konden dan alsnog via de Nederlandse leverancier tegen Duitse prijscondities geleverd worden of er werden duidelijke en transparante afspraken gemaakt, zodat het ziekenhuis alsnog kon rekenen op de ondersteuning van de Nederlandse leverancier ondanks dat er werd ingekocht via Duitsland.

In 2017 is het Westfriesgasthuis gefuseerd met het Waterland Ziekenhuis uit Purmerend en gaan beide ziekenhuis nu verder onder de noemer Stichting Ziekenhuizen Westfriesland en Waterland. De inkoop is volledig uitbesteed aan Coppa en wij bieden het ziekenhuis een nieuwe samenwerking met twee Duitse partners. De focus ligt op het profiteren van Duitse prijscondities en inkopen op de Duitse markt.

Inkopen via Duitsland een bewezen constructie

Mark vertelt: ‘Inkopen via Duitsland is een bewezen constructie. Omdat ik al jarenlang voor het toenmalige Westfriesgasthuis inkocht via Duitsland, weet ik goed in hoeverre we kunnen rekenen op factoren zoals leverbetrouwbaarheid, factuurbetrouwbaarheid en continuïteitbetrouwbaarheid van leveranciers. Die ervaring die wij hebben is erg waardevol naar potentiële zorgklanten van Coppa toe. Als je als klant bij een leverancier gaat bestellen, lever je je toch een stukje over aan wat die leverancier kan bieden. Veel twijfels en onzekerheden kunnen wij dankzij deze bewezen constructie wegnemen.’

Waarom inkopen in Duitsland?

Zoals Mark al eerder aangaf, is inkopen via Duitsland prijstechnisch vaak erg interessant. ‘De Duitse prijzen zijn scherp en blijven bovendien vaak ook scherp. In Nederland is het gebruikelijk dat prijzen elk jaar opnieuw worden geïndexeerd. De ervaring leert dat dat in Duitsland toch iets anders gaat.

Zorgproducten zonder benodigde ondersteuning

Inkopen via Duitsland is volgens Mark met name interessant voor zorgproducten waar weinig tot geen ondersteuning vanuit de leverancier nodig is. ‘Zorgproducten zoals gipsverbanden kun je prima inkopen via Duitsland. Voor sommige producten is er wel ondersteuning en training van de leverancier nodig, denk bijvoorbeeld aan pacemakers. Een constructie die dan onderzocht kan worden, is dat we het zorgproduct nog steeds inkopen via Duitsland maar met de Nederlandse leverancier afspraken maken over een training of ondersteuning. Kanttekening is wel dat niet alle Nederlandse leveranciers bereid zijn om daar aan mee te werken, als je het product niet bij hen inkoopt.’

Voorbeeld uit de praktijk:

Mark vertelt: ‘Een aantal jaar geleden heb ik een echotoestel in Duitsland ingekocht die ruim 35% goedkoper was dan exact hetzelfde echotoestel in Nederland. Dat was natuurlijk een enorme kostenbesparing. Het onderhoudscontract hebben we vervolgens in Nederland kunnen afspreken, waar we ook gewoon conform Nederlandse maatstaven voor betalen. Op deze manier konden we het echotoestel goedkoop inkopen maar toch profiteren van Nederlandse ondersteuning en onderhoud.’  

Levertijd Duitse zorgproducten

Als je inkoopt uit Duitsland, moet je ook rekening houden met de langere levertijd. ‘Als je een product bestelt bij een Nederlandse leverancier, wordt die in de meeste gevallen zeker binnen 24 tot 48 uur geleverd. Bestel je een product in Duitsland, dan moet je al snel rekening houden met minimaal vijf dagen levertijd. Gelukkig is 90% van de bestellingen goed planbaar en kan het grootste gedeelte van de zorgproducten alsnog via Duitsland ingekocht worden,’ legt Mark uit.   

Convenant Medische Technologie

Elke zorginstelling krijgt te maken met de voorschriften uit het Convenant Medische Technologie dat in 2016 gepubliceerd is. Dit Convenant schrijft ziekenhuizen voor hoe ze moeten omgaan met de verwerving van zorgproducten: van de eerste aanschaf tot het verwijderen van het product uit het ziekenhuis. Het is met name belangrijk dat aangetoond kan worden dat de medewerkers bevoegd en bekwaam zijn om het product te gebruiken.

‘Stel dat je een nieuw type zorgproduct in wil kopen, dan moet je opnieuw het hele traject doorlopen dat wordt voorgeschreven in het Medisch Convenant,’ vertelt Mark. ‘Denk aan risico-inventarisaties, Pakketten van Eisen, ingebruiknameplannen, CE-certificate en borging van scholing en training en dergelijke. Dit geldt ook wanneer je inkoopt via de Duitse markt.’

De focus ligt bij het inkopen vanuit Duitsland dan ook vooral op artikelen één op één overzetten. ‘Als je exact hetzelfde type zorgproduct in Duitsland gaat bestellen waar je in Nederland het convenant al voor hebt doorlopen, zijn er geen beperkende factoren. Als er alternatieven zijn waarmee we in Duitsland nog meer geld kunnen besparen, leggen we dit natuurlijk wel voor aan de klant. We maken dan de afweging of het de moeite waard is om ons opnieuw door het Convenant heen te werken.’

Wil je meer weten over inkopen in Duitsland en de vele mogelijkheden ontdekken voor jouw zorginstelling? Neem dan contact op met Mark Koorndijk via mark.koorndijk@coppa.nl.