Inkooptraject Voeding bij Cordaan

Toegevoegd op | Door Coppa

  • Organisatie: Cordaan
  • Branche: Zorg (thuiszorg, begeleid wonen, dagbesteding e.d.)
  • Locatie: 120 locaties in regio Amsterdam, Diemen, Huizen en Nieuw-Vennep
  • Aantal medewerkers: 6.000 medewerkers en 2.500 vrijwilligers
  • Diensten COPPA: Interim inkoop en begeleiden aanbestedingsproject
  • Werkt samen met COPPA sinds: 2013

Cordaan is een zorgorganisatie in Amsterdam en werkt al zo’n zes jaar samen met COPPA. Vanuit COPPA zijn er regelmatig inkoopconsultants werkzaam op de inkoopafdeling van Cordaan. Begin 2019 werd COPPA ook ingeschakeld voor het begeleiden van het inkooptraject voeding. René Sassen was vanuit COPPA als senior inkoopconsultant betrokken bij het project. René heeft ruime ervaring als inkoopconsultant en heeft bij meerdere opdrachtgevers in de zorg inkooptrajecten voor voeding begeleid.

René vertelt: ‘Cordaan kocht al zeven jaar in via dezelfde totaalleverancier voor voeding. Het oorspronkelijk vijfjarige contract was al eens met twee jaar verlengd. Het beleid van Cordaan is erop gericht productgroepen na een (lange) contractperiode aan te besteden.’

Projectplan

COPPA werkt altijd vanuit een geschreven projectplan dat eerst door de opdrachtgever goedgekeurd dient te worden. Hierin staat onder andere beschreven wat de doelstelling van het project is, wat de huidige en gewenste situatie is, de scope van het project en de spend, de samenstelling van de projectgroep en overige betrokkenen, uit te vragen leveranciers (longlist), de inkoopstrategie en natuurlijk een planning. Na goedkeuring van het projectplan wordt er een kick-off met de projectgroep georganiseerd.

Projectgroep voeding inkopen

Er werd een projectgroep aangesteld die bestond uit:

  • Projectleider vanuit Cordaan
  • René Sassen, inkoopconsultant en begeleider van het project
  • Een materiedeskundige facilitair
  • Een controller
  • Diverse leden van de Cliëntenraad
  • De locatiemanager van KSW (Kleinschalig Wonen)
  • Overige betrokkenen waren de Directeur Facilitaire Zaken & Dienstverlening (opdrachtgever), Hoofd Inkoop en een programmamanager.

Doelstellingen project

  1. Het selecteren van één totaalleverancier foodservice waar zoveel mogelijk het hele pakket eten en drinken kan worden ondergebracht (volumebundeling en leveranciersreductie);
  2. Scheiding aanbrengen tussen locaties die bestellen bij de totaalleverancier en het retailkanaal (één vrachtwagen aan de deur);
  3. Waar mogelijk besparingen realiseren zonder in te leveren op kwaliteit;
  4. Na contractering van de foodservice leverancier een project opstarten ter verkrijging van betere condities voor het winkelassortiment dat via het retailkanaal wordt afgenomen.
  5. Inkoopstrategie Voeding

Via het elektronische inkoopplatform van Negometrix werd de uitvraag op de markt gezet. ‘De tender bestond uit twee fases; de offertefase en de BAFO-fase. In de offertefase werden de zeven partijen uitgevraagd die volgens Cordaan zouden moeten kunnen voldoen aan de eisen en wensen. Die partijen is gevraagd het Programma van Eisen in te vullen en hun prijs af te geven van zo’n 30 tot 35% hardlopers (het kernassortiment). De offertes werden met de projectgroep gezamenlijk beoordeeld op prijs en kwaliteit. Na verdicontering hiervan ontstond een rangorde. De twee best presterende leveranciers gingen door naar de volgende fase, de BAFO-fase (Best And Final Offer),’ vertelt René.

BAFO veronderstelt dat de prijs opnieuw wordt gemeten. Dat was hier niet het geval. De prijs uit de offertefase werd gekopieerd, de kwaliteit van de twee overgebleven leveranciers is opnieuw gemeten.

Dat gebeurde aan de hand van een bedrijfspresentatie, het testen van de bestelportals en een proeverij. De leveranciers scoorden qua kwaliteit min of meer gelijk, maar er was een behoorlijk prijsverschil.

Uiteindelijk werd de leverancier met de beste prijs-kwaliteitverhouding geselecteerd.

Transitie naar een nieuwe voedingsleverancier

Cordaan gaat dus na zeven jaar switchen van leverancier. ‘Een spannende transitie voor een organisatie die al zeven jaar bij een bepaalde leverancier zit,’ legt René uit. ‘Voeding raakt iedereen. Dat betekent dat je in de organisatie het proces heel nauwkeurig moet doorlopen. Zowel vooraf als tijdens het tenderproces hebben we veel gesprekken gevoerd en risico’s proberen uit te sluiten. De Cliëntenraad moet vanaf moment één betrokken worden, er moet draagvlak zijn vanuit de projectgroep, maar ook vanuit de opdrachtgever en de Raad van Bestuur. Ook wanneer je met een inkoopproces tot de conclusie komt dat er geswitcht moet worden naar een nieuwe leverancier, kan de Raad van Bestuur altijd nog zeggen geen risico te willen nemen en besluiten het advies naast zich neer te leggen.’

In het geval van Cordaan is het advies vanuit de projectgroep door de Raad van Bestuur wel gevolgd.

Al met al heeft het traject tot en met het contracteren zo’n zeven maanden geduurd. Nu wordt er nog drie maanden uitgetrokken voor de implementatie en switch naar een andere leverancier. Is het einde van jouw contract met een voedingsleverancier in zicht? ‘Dan is het aan te raden om zeker een jaar van tevoren de inkoopstrategie te bepalen. Gaan we bijvoorbeeld heronderhandelen en trachten te verlengen, of gaan we de productgroep op de markt zetten en zijn we bereid om te switchen? Als dat helder is, kan er een projectplan worden opgesteld en een projectgroep samengesteld worden. Om de inkoopafdeling te ontlasten kan eventueel externe hulp worden ingeschakeld,’ aldus René.

Inkopen voeding via retailkanaal

De komende maanden is René bezig te onderzoeken op welke wijze condities voor het winkelassortiment dat via het retailkanaal wordt besteld, zijn te verbeteren. Er wordt onder andere gekeken naar prijsniveau, servicekosten, bestelgemak en administratieve last.

Ondersteuning nodig bij het aanbesteden van voeding voor jouw zorgorganisatie? Neem contact op met René Sassen via rene.sassen@coppa.nl of 06 388 244 17 voor meer informatie.

Neem contact op