Inkooptraject echografie apparatuur

Toegevoegd op | Door Coppa

Dit jaar is COPPA betrokken geweest bij een inkooptraject van echografie apparatuur voor één van onze opdrachtgevers in de zorg. Dit ziekenhuis kwam bij COPPA met de vraag of er...

  • … standaardisatie mogelijk is bij de inkoop van echografie apparatuur;
  • … een besparing gerealiseerd kan worden;
  • … een echobeleid voor de toekomst vastgesteld kan worden.

Doelen

Het traject wordt doorlopen door een senior inkoper in nauwe samenwerking met COPPA’s Kenniscentrum Healthcare dat gedurende het traject geraadpleegd wordt voor (standaard)documenten en de tender inrichting in Negometrix. Door het projectteam dat voor dit traject wordt samengesteld, worden de volgende doelen voor het inkooptraject vastgelegd:

  1. Terugbrengen van elf leveranciers naar circa twee of drie;
  2. Besparing realiseren van minimaal 10%;
  3. Toekomstbestendig echobeleid vastleggen.

Plan van Aanpak

Het projectteam stelt het Programma van Eisen op met hoofdeisen en -wensen. Omdat er vijf specialismen als belangrijkste gebruikers betrokken zijn bij dit inkooptraject (radiologie, cardiologie, gynaecologie, SEH en urologie), wordt ook per specialisme in kaart gebracht welke specifieke wensen en eisen er zijn.

Tender in Negometrix

Vervolgens wordt er in Negometrix een hoofdtender met negen percelen uitgezet; een complexe tender. Zo heeft gynaecologie bijvoorbeeld drie type echosystemen nodig (high-end, mid-end en low-end), terwijl urologie enkel één type systeem nodig heeft. 

Uiteindelijk schrijven er acht leveranciers in op één of meerdere percelen. Niet elke aanbieder kan alle percelen bedienen. Hoe geef je dan waarde en invulling aan het doel standaardisatie?

Dat hebben we onder andere gedaan door elke leverancier te beoordelen op basis van hun score waarbij een weging is toegepast tussen score in de hoofdtender en score in één of meerdere percelen. Via een wiskundig scoresysteem is vervolgens per perceel de (voorlopige) uitkomst beoordeeld op prijs en kwaliteit. Hierbij is tevens rekening gehouden met het aantal percelen waarop aanbieders hebben ingeschreven; hoe meer percelen (dus hoe groter de standaardisatie mogelijkheden) hoe hoger de score.  

Proefplaatsingen

Uiteindelijk worden er proefplaatsingen gedaan met de drie leveranciers met de hoogste score. Deze echotoestellen worden op de verschillende afdelingen geplaatst en vervolgens worden de toestellen ook per afdeling beoordeeld op de volgende factoren:

  1. Gebruiksgemak
  2. Functionaliteiten
  3. Beeldkwaliteit
  4. Ergonomie

Elke afdeling beoordeelt elk toestel op elk van deze onderdelen met een score tussen de één en tien. Uiteindelijk komt er één winnaar naar voren die gemiddeld gezien het hoogst scoort op deze onderdelen, bij elke afdeling. Deze leverancier wordt dan ook gecontracteerd. Omdat deze leverancier niet op alle percelen het beste scoort, wordt er nog een tweede leverancier gecontracteerd. Omdat voor de afdeling cardiologie slechtst één leverancier optimaal aan kan sluiten bij de op de afdeling aanwezige software, wordt er voor deze afdeling voor een derde leverancier als uitzondering gekozen.

Er wordt uiteindelijk dus gekozen voor een ‘één-leverancier-tenzij-beleid’ waarmee dit ziekenhuis teruggaat van elf verschillende leveranciers naar twee hoofdleveranciers en een leverancier voor cardiologie.

Uitkomst

De uitkomst van dit inkooptraject is als volgt:

  • Het ziekenhuis gaat terug van elf verschillende leveranciers naar twee leveranciers;
  • Er wordt een besparing gerealiseerd die het vooropgestelde doel overstijgt;
  • Een duidelijk echobeleid voor de toekomst: andere afdelingen maken in de toekomst ook gebruik van het ‘één-leverancier-tenzij-beleid’.

Echo-expertgroep

Er wordt bovendien een echo-expertgroep gevormd die een catalogus gaat opstellen met modellen per toepassing. De komende drie jaar moeten alle echo-verwervingen aangevraagd worden bij de echo-expertgroep, die vervolgens een concreet advies geven aan de investeringscommissie waarmee de standaardisatie ook voor de komende jaren geborgd blijft. 

Het resultaat? Een zeer tevreden opdrachtgever die COPPA een eindscore van een 9,5 geeft voor de samenwerking. 

Wil je meer weten over het inkopen van echo apparatuur of de vele mogelijkheden ontdekken voor jouw zorginstelling? Neem contact op met Mark Koorndijk.

Neem contact op