Inkoop als business game: Bespaar jij het meest?

Toegevoegd op | Door Willem Hoek

Voor de afdeling inkoop is het ieder jaar de vraag welke contracten er worden afgesloten en met welke doelen. Misschien moet er worden bezuinigd of zijn andere inkoopthema’s zoals circulair inkopen, CO2-reductie en SROI wel belangrijk. De tactische inkoopplanning is de planning van de inkoopprojecten waarmee deze doelstellingen moeten worden behaald. Om te laten zien welke informatie hiervoor nodig is en hoe het proces om deze planning te maken eruit ziet heeft Coppa een business game inkoop ontwikkeld. In deze business game is het de uitdaging om een inkoopplanning te maken voor een ziekenhuis waarbij zo veel mogelijk bespaard wordt.

Wat is een inkoopkalender?

Op de inkoopkalender komen de projecten te staan die het meest bijdragen aan de inkoopdoelstellingen. De projecten zijn inkooppakketten die in de markt worden gezet, zoals kantoorartikelen of energie. Eerst moet dus de spenddata naar inkooppakketten worden ingedeeld. Als dit gedaan is, wordt gekeken welke inkooppakketten mogelijk interessant zijn om op de inkoopkalender te plaatsen. Voor deze inkooppakketten wordt dan een analyse gemaakt van wat het mogelijke resultaat kan zijn, in de business game dus het besparingspotentieel. Vervolgens wordt gekeken op basis van de lopende contracten wanneer deze projecten kunnen worden opgestart. De projecten met het hoogste besparingspotentieel worden zo snel mogelijk ingepland, om zo een kalender te maken waarbij in een kort tijdsbestek zo veel mogelijk bespaard wordt.

Stap 1: Interessante inkooppakketten kiezen

De business game bestaat uit twee ronden. In de eerste ronde moeten de deelnemers uit de spenddata over één jaar de inkooppakketten selecteren die op basis van de beschikbare informatie het meest interessant lijken om een benchmark voor op te vragen. De beschikbare informatie per inkooppakket is:

  • De totale spend per jaar
  • Het aantal leveranciers
  • Een contractoverzicht met start- en einddatum.

Stap 2: Inkoopkalender opstellen

Voor de gekozen inkooppakketten ontvangen de deelnemers een benchmark. In deze benchmark zit een besparingspotentieel in procenten en euro’s, de doorlooptijd van een project en de benodigde personele inzet per maand in FTE. Deze inzet betreft de begeleiding van een inkooptraject door een inkoper. Op basis van deze informatie kan dan een planning worden gemaakt voor het beschikbare personeel. Door weloverwogen de pakketten te kiezen bij stap 1 en daarna slim deze pakketten in te plannen, wordt de totale besparing gemaximaliseerd.

Wat leert de business game je?

Voor een optimale tactische planning is kennis van proces, markt en product nodig om de potentie per inkooppakket in te kunnen schatten. Waar deze kennis samenkomt met de analyse van de huidige situatie, zal de inkoopkalender zo veel mogelijk bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Tijdens de business game wordt duidelijk hoe de tactische inkoopplanning eruit ziet, wat een methodiek is om deze planning op te stellen en welke informatie er benodigd is om een zo effectief mogelijke planning te maken. En dat allemaal in 2 uur tijd!

Willem Hoek is als Business Consultant bij Coppa expert op het gebied van inkoopscans, spendanalyses, en benchmarking binnen de zorg. De business game inkoop is door hem ontwikkeld om (toekomstige) inkoopprofessionals het belang en de uitdagingen van de tactische inkoopplanning te laten beleven. Geïnteresseerd in de business game inkoop? Mail naar willem.hoek@coppa.nl of bel 06-19470248.