Implementatie AFAS ERP zorgtemplate bij het Dijklander Ziekenhuis

Eind 2018 werd bekend dat Microsoft het bij het Dijklander ziekenhuis geïmplementeerde ERP systeem ‘AX4Health’ wilde migreren naar de cloud. Toenmalig manager Financiën en Zorgadministratie Pieter Vroon vroeg Bas Dohé van Coppa om dit proces te begeleiden. 

Impactanalyse

De voorgestelde migratie had een aanzienlijke omvang waardoor eind 2019 werd besloten een analyse uit te voeren om de impact op de organisatie, functionaliteit en kosten inzichtelijk te maken. De scope van de analyse was beperkt tot financiën, (klinische)logistiek en inkoop. Uit de analyse bleek dat de voorgestelde migratie in onvoldoende mate aansloot bij de behoefte van het Dijklander. Zo moest het Dijklander substantieel investeren om de bestaande basisfunctionaliteit te behouden. Dit was de aanleiding om gesprekken aan te gaan met AFAS. Al snel bleek dat AFAS een grotere functionaliteit kon aanbieden tegen een substantieel lagere prijs. Zo besloot het Dijklander ziekenhuis een samenwerking aan te gaan met AFAS en hun zorgtemplate te implementeren.

Zorgvuldig te werk

Kort na de keuze voor AFAS zijn de functioneel beheerders opgeleid tot AFAS succesbeheerder en in september 2020 zijn de projectgroepen, bestaande uit circa 50 medewerkers uit verschillende disciplines en consultants van AFAS (en partners), gestart met de implementatie. Het Dijklander heeft bewust een lange periode gekozen om zorgvuldig te werk te gaan en de extra risico’s die de Covid 19 pandemie met zich meebracht te minimaliseren. Na een intensief proces is gekozen om nieuwe functionaliteit in te zetten en sommige processen anders te gaan organiseren. 

Go live

Op 1 januari 2022 is het Dijklander ziekenhuis live gegaan met AFAS. Bas Dohé: “Bij een project van deze omvang is er altijd wel ergens brand als je live gaat. De enige vraag is hoe hoog de vlammen oplaaien en hoe lang het vuur blijft branden”. Voor de 700 eindgebruikers van het Dijklander verliep het proces zeer voortvarend. De overgang was voor hen soepel en er zijn relatief weinig vragen en klachten geweest. Voor de kerngebruikers is de impact groter, mede omdat een aantal processen net anders zijn vormgegeven. Wennen aan een nieuw systeem met bredere functionaliteit en anders ingerichte processen heeft altijd een leercurve. In juni 2022 heeft de stuurgroep de projectfase afgesloten en is de beheerfase ingegaan met een beperkt aantal issues en restpunten.”

Een gezamenlijk resultaat

Theofiel Jetten, manager Financiën en Zorgadmnistratie a.i. van het Dijklanderziekenhuis, is blij: “De AFAS ERP zorgtemplate is conform scope, tijd, budget en naar tevredenheid opgeleverd. De meest veronachtzaamde fase in een dergelijk project, de nazorgfase, heeft voldoende body gekregen en overdracht naar de beheerfase is goed geborgd”.

Over de samenwerking met Bas Dohé is Jetten ook zeer te spreken: “Bas is een verbinder die de vaart erin houdt. Zijn rol als projectleider pakt hij goed op door een klimaat te creëren van natuurlijk samenwerken. Het voelt daarom écht als een gezamenlijk resultaat, dat vind ik de kern van projectmatig samenwerken.”