HVO Querido

Toegevoegd op | Door COPPA

Bedrijfsnaam: HVO-Querido
Branche: Zorg
Aantal werknemers: 1.100 op 50 locaties
Diensten Coppa: Inkoop uitbesteden, tactische inkoop
Werkt met Coppa sinds: 2012

Over HVO-Querido

HVO-Querido is een zorgorganisatie met 50 locaties in Amsterdam, Diemen, Amstelveen en Haarlem. De organisatie biedt opvang, woonbegeleiding en dagbesteding en ondersteunt kwetsbare burgers zodat zij weer deel kunnen nemen aan de maatschappij.

Sinds 2012 besteedt HVO-Querido haar tactische inkoop uit aan Coppa en daarmee is de zorgorganisatie de eerste uitbestede inkoopklant van Coppa.

Inkoop bij HVO-Querido

Errit is vanuit Coppa samen met zijn collega Elze Jonker verantwoordelijk voor de tactische inkoop bij HVO-Querido. Errit vertelt:

‘HVO-Querido is een decentraal georganiseerde organisatie. Dat betekent dat wij contracten afsluiten met leveranciers zodat medewerkers vervolgens zelfstandig kunnen bestellen bij de gecontracteerde leveranciers. De bestelfunctie en factuuradministratie wordt door HVO-Querido zelf verzorgd en valt onder de financiële afdeling.’

Uitbesteden eten en drinken aan Bidfood

Omdat de medewerkers op de locaties van HVO-Querido zelf verantwoordelijk zijn voor het bestellen van eten en drinken, is het van groot belang dat zij tevreden zijn met de keuze voor een leverancier. ‘Toen de keuze gemaakt moest worden voor een nieuwe leverancier, hebben we dan ook gestuurd op het halen van meer input uit de organisatie,’ vertelt Errit. Na een zorgvuldig tendertraject heeft HVO-Querido in 2018 opnieuw gekozen voor Bidfood voor het verzorgen van eten en drinken op alle locaties.

‘Een oplossing op maat voor de verschillende locaties van HVO-Querido was uiteindelijk van doorslaggevend belang,’ verklaart Errit. ‘We zien in deze hernieuwde samenwerking veel potentie in combinatie van het brede assortiment van Bidfood en de kleinschalige boodschappendienst van Albert Heijn.

Uitbesteden ICT

Voor HVO-Querido is ICT één van de grootste inkooppakketten die uitbesteed wordt. Vrijwel alle ICT van werkplekken tot applicaties worden uitbesteed, op de hardware na. ‘Toen we in 2012 startten bij HVO-Querido hebben we contracten afgesloten met ICT-leveranciers,’ vertelt Errit. ‘Nu we een aantal jaar verder zijn, gaan we ICT opnieuw aanbesteden. Onze rol is niet meer om zoveel mogelijk te besparen, maar om een kwalitatieve verbetering te realiseren ten opzichte van wat we nu hebben. Blijven we bij dezelfde leveranciers of kunnen we kwalitatief vooruitgaan bij een andere leverancier? Hoe moeten we onze marktbenadering doen en voor welke inkoopstrategie kiezen we?’

Nu er opnieuw wordt aanbesteed, legt Errit uit dat er verder wordt gekeken dan alleen de technische specificaties.

‘We kiezen nu voor een functionele benadering. We vragen de markt naar optimale oplossingen, in plaats van dat wij zelf eisen voorschrijven. Wat mij betreft is dit een mooi stukje inkoopontwikkeling, waarbij we het vertrouwen van onze klant hebben gewonnen om de leverancier de ruimte te geven om zelf met oplossingen te komen.’

Purchase-to-Pay

De aanleiding om te starten met Coppa, was voor HVO-Querido dat de kennis en kunde intern ontbrak en dat de organisatie op zoek was naar besparingskansen. Sinds anderhalf jaar is Errit vanuit Coppa werkzaam bij HVO-Querido en houdt hij zich bezig met het in kaart brengen van de mogelijkheden voor de implementatie van een P2P-systeem. ‘Je kunt natuurlijk niet eindeloos blijven besparen binnen geoptimaliseerde contracten,’ legt Errit uit. ‘We zijn HVO-Querido nu aan het helpen om ook de operationele inkoop te verbeteren aan de hand van een P2P-systeem. De huidige contracttermijn loopt bijna af, dus dit is voor ons hét moment om te kijken of we onze dienstverlening kunnen uitbreiden en de factuurafhandeling goed in het systeem krijgen.’

HVO-Querido heeft zelf de keuze gemaakt voor het inkooppakket ProActive. Het interessante aan deze case is dat Coppa hiermee laat zien niet alleen vanuit haar eigen P2P-systeem ProQuro te werken, maar ook kan werken met systemen die klanten zelf kiezen.

In principe onderscheidt Coppa dus drie werkwijzen omtrent P2P-inkoopsystemen:

  1. We lossen het complete inkoopvraagstuk voor de klant op en bieden de klant een compleet P2P-proces met ProQuro.
  2. We sluiten aan bij de keuze van de klant voor een inkooppakket en ondersteunen de klant volledig.
  3. We sluiten aan bij de keuze van de klant voor een inkooppakket en kijken op basis van de klantbehoefte wat we wel of niet gaan ondersteunen.

HVO-Querido over de samenwerking met Coppa

Pauline van der Zwaan is Facilitair Manager bij HVO-Querido en is nauw betrokken bij de samenwerking met Coppa. Pauline vertelt: ‘De samenwerking met Coppa wordt als plezierig ervaren. Als manager vind ik het belangrijk dat ik in de dagelijkse praktijk niet merk dat ik te maken heb met externe werknemers. Dit is iets van de mensen van Coppa goed voor elkaar krijgen, terwijl we wel profiteren van alle voordelen van een uitbestede partij.’

HVO-Querido heeft na een zorgvuldige overweging gekozen om door te gaan met een uitbestede vorm van inkoop en Coppa is één van de potentiële samenwerkingspartners. ‘Gezien de huidige positie en tevredenheid lijkt het waarschijnlijk dat er gekozen wordt voor een voortzetting van de huidige samenwerking,’ aldus Pauline.