Hoe maak je het werk als inkoopprofessional eenvoudiger en betrouwbaarder?

Toegevoegd op | Door Coppa

Welke leveranciers heeft mijn organisatie? Wat leveren ze? Voor wie? En hoeveel geld is ermee gemoeid? Dit zijn eenvoudige vragen die vaak leiden tot complexe spreadsheets. Een foutje is zo gemaakt met soms grote gevolgen. In deze blog staan we stil bij een van de systemen die wij gebruiken om dit soort fouten te voorkomen.

VendorLink in het kort

Bij zowel zorg- als overheidsinstellingen maken wij gebruik van verschillende systemen bij onze dagelijkse inkoopwerkzaamheden. Eén van die systemen is VendorLink. VendorLink is een spendtool waarmee wij alle uitgaven van een organisatie analyseren. Door het maken van de zogeheten spendanalyses worden uitgaven inzichtelijk, op basis waarvan je aandachtsgebieden (kansen en risico’s) in kaart kunt brengen en zelfs een inkoopstrategie kunt bepalen. 

Van besparingen tot contractmanagement

Tevens worden de analyses gebruikt om te bepalen welke beïnvloedbare uitgaven mogelijk interessant zijn om besparingen te realiseren. Denk hierbij aan het bundelen van je inkoopvolume door inkooppakketten onder te brengen bij één leverancier (volumevoordelen) of aan het verbeteren van condities door middel van sturing op leveranciersniveau (afnamevolume en doelstellingen). 

Voor overheidsorganisaties dient het tevens als instrument om onrechtmatigheden binnen een inkoopcategorie vroegtijdig te kunnen signaleren. Het is zelfs mogelijk om middels een geografische map je uitgaven per plaats of provincie te visualiseren, zodat je als overheidsinstelling bijvoorbeeld kunt controleren in welke mate lokaal wordt ingekocht. 

Ook zijn er tal van functies op het gebied van contractmanagement te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het in kaart brengen van de mate van duurzaamheid, het aantal contracten per manager en het aantal contracten per categorie. Er zijn nog veel meer analyses te maken met VendorLink. Hoe zorg je dat je alle functies optimaal gebruikt? Het is belangrijk dat je de mogelijkheden kent en deze combineert met de behoeften binnen je organisatie.

Relevante gegevens 

Met VendorLink wordt dus ontzettend veel bruikbare data in kaart gebracht voor inkoopprofessionals. Maar wanneer je als inkoopprofessional niet helemaal thuis bent in deze waardevolle systemen, bestaat het risico dat de hoeveelheid data onoverzichtelijk wordt. 

Uit onderzoek blijkt dat uitbestedende klanten één helder overzicht wensen waarin de meest relevante gegevens voor inkoopprofessionals te zien zijn. Zij geven aan dat zij behoefte hebben aan de volgende gegevens:
-    Uitgaven per categorie;
-    Beïnvloedbare uitgaven;
-    Top 10 grootste leveranciers;
-    Uitgaven op verschillende niveaus;
-    Uitgaven per budgethouder/manager (voor overheidsinstellingen);
-    Uitgaven per regio (voor overheidsinstellingen)

Wanneer deze gegevens overzichtelijk worden weergegeven, kunnen deze direct worden gebruikt voor inkoop-overleggen met de organisatie of contracteigenaren van verschillende inkoopcategorieën. Daarnaast kunnen de inkoopbehoeften direct worden gebundeld op basis van een overzicht met leveranciers per categorie of inkooppakket.

Inrichten dashboard

VendorLink beschikt over een dashboardfunctie, waarin je de voor jou meest relevante informatie in de vorm van grafieken en tabellen kunt weergeven. Het dashboard maakt de gewenste data direct inzichtelijk op organisatie- en categorieniveau. En specifiek voor overheden op basis van de inkooppakkettenlijst van PIANOo. Tevens is het belangrijk dat de data zichtbaar zijn op bedrijfsniveau en per budgethouder/manager. Het standaardiseren van het dashboard dient als basis waarmee inkopers of contractmanagers het dashboard vervolgens naar eigen smaak kunnen specificeren.

Ben je benieuwd naar hoe het dashboard eruit ziet? Hieronder staan enkele voorbeelden waarin de overzichtelijke weergave van relevante gegevens te zien is. 

COPPA als inkoopadviseur

COPPA bekijkt graag de mogelijkheden om voor jou VendorLink te gebruiken en een standaard dashboard te ontwikkelen. Wil je meer informatie over het gebruik van VendorLink? Neem dan contact op met ons via info@coppa.nl

Dashboard Overheid

 

 

Dashboard Zorg