Hoe kan ik mijn nieuwe inkoopsysteem een positief effect laten hebben op mijn inkoopproces?

Toegevoegd op | Door Coppa

Binnen inkoop zijn er talloze inkoopsystemen, -oplossingen en -tools die een bijdrage kunnen leveren aan het inkoopproces. Van het automatiseren van het inkoop en betalingsproces (P2P), tot spendmanagement, contractmanagement en e-sourcing tools. Maar zonder een gedegen implementatie zal het rendement van deze oplossingen en tools laag zijn. Het doel van een implementatie van een inkoopsysteem moet zijn dat het systeem een ondersteuning biedt aan het inkoopproces, door werkzaamheden te automatiseren. In dit artikel gaan wij dieper in op hoe wij een inkoopsysteem zo inrichten dat het bijdraagt aan het inkoopproces. 

Een systeem kopen, wat haal je dan in huis? 

Een inkoopsysteem is in hoge mate aanpasbaar op jouw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan gebruiksprofielen en workflows die je in kan richten. Om optimaal gebruik te maken van een systeem moet je het zo inrichten dat het aansluit bij de interne (inkoop)processen. Dit kan een fikse uitdaging bieden wanneer jij van een oud naar een nieuw systeem overstapt waar je nog niet of weinig ervaring mee hebt. Want wat zijn de nieuwe functionaliteiten en op welke manier kan dit jouw inkoopproces verbeteren? Dat zijn vragen die wij altijd stellen in een implementatietraject. Dan verander je direct de insteek van een implementatie. Je kijkt vooraf naar de functionaliteiten die je wil gaan gebruiken en hier kan je rekening mee houden bij de inrichting van het systeem.

Maar wat is dan functioneel implementeren?

Het echte rendement haal je uit een systeem wanneer je het voor je laat werken. Als je de functionaliteiten van het systeem zo inricht dat het werk uit handen kan nemen, bijvoorbeeld de kas-en-pas module van ProActive welke het aantal handmatige declaraties tot een minimum brengt. Als je weet welke functionaliteiten je wil gaan gebruiken, raden wij aan te kijken naar het huidige inkoopproces. Het inkoopproces is afgestemd op het huidige systeem, maar met een nieuw systeem kan het zijn dat je nieuwe functionaliteiten hebt. Denk dus voor de inrichting ook na over de manier waarop je functionaliteiten gaat verwerken in je inkoopproces. Denken vanuit de functionaliteiten en de manier waarop je ze in het werkproces gaat verwerken, dat bedoelen wij met functioneel implementeren.

Casestudy: implementatie van Negometrix 4 bij COPPA.

Willem Hoek: “ Negometrix 4 is een mooi voorbeeld waarbij functioneel implementeren een wezenlijke bijdrage kan leveren aan het inkoopproces. Je kan namelijk naast gebruikersprofielen ook een bibliotheek van standaarddocumenten opbouwen en workflows inrichten. Dit daagt de inkoopafdeling uit om na te denken over de processen en waar deze te optimaliseren. Natuurlijk kan je een systeem implementeren met als doel e-sourcing* mogelijk te maken, maar hoeveel meer waarde voegt het systeem toe wanneer je optimaal gebruik maakt van de functionaliteiten die het biedt?”

*E-sourcing is het gebruiken van een (web)applicatie om digitaal gegevens van mogelijke leveranciers te kunnen ontvangen en vergelijken om op die manier de beste leverancier te kunnen contracteren. 

“E-sourcing is hierbij niet een doel op zich, maar de e-sourcing tool wordt ingezet om je inkoopproces, in dit geval sourcing, te optimaliseren. Bij onze implementatie van Negometrix 4 is er nagedacht over de standaarddocumenten, samenwerking tussen lead buyers en assistent inkopers, en te volgen inkoopprocedures. Dit is zo veel mogelijk gestandaardiseerd en ondersteund door het systeem. Hierdoor kan je als inkoper de focus houden op de inhoud en het resultaat. Als een systeem je in staat stelt je focus te verleggen naar wat echt belangrijk is, dan heb je een goede functionele implementatie achter de rug. Hiermee implementeer je de nieuwe werkwijze middels een nieuw systeem, en is het nieuwe systeem geen eigen doel.”

Haal jij het beste uit je systeem, ontzorgt het echt jouw inkoopproces? Wij kijken graag met u mee, meer informatie? info@coppa.nl of 085 04 100 50