Het belang van leverancierspresentaties en referentiebezoeken

Toegevoegd op | Door Coppa

Binnen de zorg en overheid doet COPPA inkoopprojecten voor alle productcategorieën. Van accountants tot mondmaskers en van implantaten tot catering. Graag delen wij de verschillende inkoopprojecten, de aanpak en misschien nog wel het belangrijkst, de geleerde lessen. In dit blog vertelt Simone Roelofsen (account inkoper) over het project om plafondtilliften in te kopen, dit betekent niet alleen de apparatuur zelf (railsystemen, cassettes, jukken, en de installatie op locatie), maar ook gebruikerstrainingen en een meerjarig onderhoudscontract.

Ten goede van het personeel en de patiënt

Voorafgaand aan dit project waren alleen rijdende tilliften beschikbaar voor de afdeling ICU van het Dijklander ziekenhuis. Echter zijn er dagelijks (zware) patiënten die getild en of gemobiliseerd dienen te worden. Aangezien er vaak veel materialen en hulpmiddelen in de patiëntenkamer en op de gangen staat is het vaak lastig te draaien en keren met een rijdende tillift. Dit vergroot de kans op nek- en schouderklachten bij de medewerkers van het ziekenhuis en kost onnodig veel tijd om de juiste patiëntenzorg te kunnen leveren. Dit project heeft dus een tweeledig doel.

1.      Vroegtijdige mobilisatie van patiënten stimuleren, met verschillende positieve invloeden op de gezondheid van de patiënt.
2.      Fysieke overbelasting bij verpleegkundige en fysiotherapeut voorkomen. Dit omdat de gemiddelde leeftijd van de IC verpleegkundige stijgt en het gewicht van de patiënten toe neemt. Dit vergroot de kans op nek- en schouderklachten bij de medewerkers.

Simone: “Aangezien er op het moment dat het inkooptraject gestart is het ziekenhuis geen plafondtilliften heeft, is dit een deels nieuwe productgroep. De uitdaging is dus een gedegen marktverkenning te doen. Want, waar moet je op letten en wie zijn de leveranciers in de markt? Welke keuzemogelijkheden zijn er qua opties? Deze vragen moeten we specificeren voordat we de offerteaanvraag op kunnen stellen. “

“De doorslaggevende factor in dit project was echt wel onze keuze voor een referentiebezoek “

Over haar aanpak in dit project zegt Simone het volgende: “Ik probeer als inkoper altijd zo objectief mogelijk te blijven. Ik vind het belangrijk om een goed gespecificeerd functioneel programma van eisen (PvE) te schrijven. Hiervoor heb je de input nodig van de experts. Dus je moet zorgvuldig een complete projectgroep samenstellen met de juiste deskundigheid per vakgebied. Daarna moet je haalbare en realistische plannen opstellen en de lijntjes in de projectgroep kort houden. Hierdoor kan je snel met elkaar schakelen.”

 “In dit project  hebben we twee methoden toegepast die onmisbaar zijn geweest in het komen tot een uiteindelijk besluit: leverancierspresentaties en referentiebezoeken. Door middel van de leverancierspresentaties hebben we het aantal mogelijke leveranciers van vier naar twee gereduceerd. Door deze reductie in leveranciers is het goed behapbaar voor het projectteam om referentiebezoeken te plegen. De referentiebezoeken zijn dan ook de doorslaggevende factor in dit project geweest. Hierdoor laat je je als ziekenhuis informeren door je collega’s in een ander huis.”

Wat is het resultaat?

Door de aanpak van Simone was elk project lid in staat zijn eigen rol goed te vervullen. Iedereen droeg zijn steentje bij waardoor ze als inkoper het inkoopproces goed heeft weten te begeleiden en in staat was de kwaliteit en voortgang van het project te bewaken. De resultaten spreken ook voor zichzelf: alle gebruikers zijn tevreden over het nieuwe systeem en alles is binnen budget aanschaft (er was zelfs ruimte voor extra accessoires). Maar het meest waardevolle resultaat: het komt ten goede van de patiëntveiligheid en draagt bij aan een vermindering van de fysieke belasting van de verpleegkundig. Sinds de plafondtilliften mobiliseert het ziekenhuis meer en dat versnelt vaak het herstel van de patiënt.

Simone: ”dit project heeft voor mij wederom bevestigd dat leverancierspresentaties en referentiebezoeken echt de moeite waard zijn. Hierdoor krijg je van een aangeboden systeem een totaalbeeld. Het neemt de nodige tijd in beslag, maar als je die tijd hebt zal ik zeker in soortgelijke projecten adviseren om hier tijd voor te reserveren.

Heeft u ook hulp nodig bij het inkopen van een voor uw ziekenhuis of zorginstelling nieuw product of dienst? Neem contact met ons op via 085-04 100 50 of via sales@coppa.nl

Meer lezen? Dit blog van Carla Wolleswinkel gaat in op haar geleerde lessen in het uitbreiden van de IC-capaciteit!