Fusie van ziekenhuizen: Eén organisatie, één ERP-systeem

Toegevoegd op | Door Leonie Broekema

Het is aan de orde van de dag: steeds meer ziekenhuizen gaan fuseren. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het Westfriesgasthuis in Hoorn en het Waterlandziekenhuis in Purmerend die sinds 1 april 2017 samen doorgaan onder de voorlopige naam Stichting Ziekenhuizen West-Friesland en Waterland (SZWW). Een fusie brengt altijd flink wat veranderingen met zich mee, onder andere als het gaat om de ondersteunende processen en systemen.

Processen en systemen synchroniseren

Elk ziekenhuis kenmerkt zich door haar eigen beleid en (software)systemen. Wanneer twee ziekenhuis fuseren, betekent dit ook dat alle processen en systemen gesynchroniseerd moeten worden. Dit geldt ook voor het ERP-systeem waarin:

  • interne klanten bestellingen plaatsen;
  • orderverwerking plaatsvindt;
  • contractenadministratie wordt bijgehouden;
  • het hele logistieke en financiële proces plaatsvindt.

Stappenplan implementatie ERP-systeem

Nadat de Raad van Bestuur heeft besloten welk ERP-systeem geïmplementeerd gaat worden in beide ziekenhuizen, is het zaak om de implementatie te gaan voorbereiden. Bij de Stichting Ziekenhuizen West-Friesland en Waterland is er voor gekozen om met het ERP-systeem Microsoft Dynamics AX for Health te gaan werken.

Er wordt een projectteam opgesteld dat bestaat uit medewerkers van de ziekenhuizen op het gebied van inkoop, logistiek en financiën en consultants van het gekozen ERP-systeem. Vervolgens vinden er verschillende workshops plaats waarin hoofd- en deelprocessen doorgenomen worden. Vanuit deze workshops wordt een actie- en besluitenlijst opgesteld. Daarna is het aan de consultants om deze te verwerken in de technische omgeving. Tijdens een implementatie vinden er verschillende conversiemomenten plaats, waarop de gebruikers de nieuwe omgeving testen en hun bevindingen doorgeven aan de consultants.

Vergeet de mensen niet!

Bij de implementatie van een ERP-systeem kunnen twee aspecten gescheiden worden:

  • Het technische gedeelte van het ERP-systeem
  • De verandering binnen de organisatie (het menselijke gedeelte)

Regelmatig wordt er tijdens een implementatie van een ERP-systeem te veel nadruk gelegd op het technische aspect. Echter vormt het technische aspect vaak niet het grootste probleem tijdens een implementatie. Vooraf besteedt het projectteam namelijk veel aandacht om alles op de juiste manier in de nieuwe ERP-omgeving te krijgen door middel van de workshops en testmomenten.

Hetgeen dat vaak wordt vergeten en/of minder aandacht aan wordt besteed, is de verandering binnen de organisatie: de mensen waarvan verwacht wordt om met het nieuwe ERP-systeem te gaan werken. Vooraf kunnen natuurlijk enige maatregelen genomen worden door trainingen aan te bieden en handleidingen te verstrekken. Echter is dit niet genoeg om een volledig ERP-systeem binnen een beperkte tijd onder de knie te krijgen. Zorg ervoor dat de mensen die met het ERP-systeem moeten gaan werken de mogelijkheid krijgen om wegwijs te worden in de hele omgeving en hierbij geholpen worden door collega’s.

Daarnaast is het een veel voorkomende zaak dat er tussen het projectteam, de werknemers van de ziekenhuizen en de consultants ruis ontstaat. De consultants denken nog wel eens alleen aan het technische aspect en vergeten hierbij op een eenvoudige manier te communiceren naar de werknemers van de ziekenhuizen. Het is van belang om een persoon te hebben die kan schakelen tussen de technische bewoordingen en deze kan overbrengen naar de werknemers uit de ziekenhuizen.

Praktische zaken bij een ERP-implementatie

Om de implementatie tot een goed einde te brengen, is het van belang dat ook de praktische zaken niet vergeten worden.

  1. Zorg voor duidelijke communicatie naar medewerkers toe over onder andere het testen van de processen in de nieuwe omgeving;
  2. Spreek onderling een uniforme rapportering van de bevindingen af, zodat deze overzichtelijk worden gemaakt.
  3. Help medewerkers om de juiste balans vinden tussen de werkzaamheden die bij de implementatie horen en hun eigen dagelijkse werkzaamheden;
  4. Vindt de implementatie aan het einde van het jaar plaats? Bedenk dan dat er een plan moet komen voor de leveranciers die een indexatie aankondigen. Het ERP-systeem wordt namelijk voor een bepaalde periode bevroren en overgezet naar de nieuwe ERP-omgeving.
  5. Denk na op welke manier buitenstaande organisaties de ziekenhuizen kunnen bereiken met vragen over een bestelling. Welk telefoonnummer en e-mailadres gaat er uiteindelijk gebruikt worden?

Zoals je hebt kunnen lezen, zijn er genoeg aspecten waar aandacht aan besteed moet worden om een implementatie goed te kunnen afronden. Eén van de belangrijkste punten hierbij blijft om goed te communiceren en elkaar te helpen om het gezamenlijke doel te kunnen behalen: succesvol en efficiënt samenwerken in één ERP-systeem.

Meer informatie over de ERP-implementatie bij SZWW? Leonie Broekema vertelt je er graag meer over! 

Neem contact op