Elektronisch aanbesteden

Toegevoegd op | Door Kim Moekotte

In overheidsland weten we inmiddels al geruime tijd dat het aanbesteden verplicht digitaal moet gaan gebeuren. Al in 2011 kondigde de Europese Commissie aan te streven naar een volledig digitale inkoop door aanbestedende diensten. In de Digitale Agenda voor Europa en het Actieplan inzake e-overheid 2011-2015 wordt aangegeven dat hierin een belangrijke rol wordt gezien in het creëren van één Europese markt. Ondanks deze duidelijke woorden, zien we dat slechts 5 tot 10% van de aanbestedingsprocedures in de EU middels elektronisch aanbesteden verlopen. In Nederland staan we er gelukkig niet zo slecht voor. Een aantal organisaties hebben zodra zij hiertoe de mogelijkheid kregen de overstap gemaakt naar elektronisch aanbesteden. Uit de cijfers van TenderNed over 2015 blijkt dat 69% van de aanbestedingen volledig digitaal zijn aanbesteed.[1] Bijna de helft van deze aanbestedingen verliepen via TenderNed, de overige via andere systemen zoals Negometrix, CTM Solution, Aanbestedingskalender of Commerce Hub.

Lange tijd is er onduidelijkheid geweest over het hoe, wat en wanneer aanbestedende organisaties over moeten op elektronisch aanbesteden. Persoonlijk vind ik het erg zonde dat 31% van de aanbestedende diensten klaarblijkelijk wachten tot het feitelijk verplicht is. Dit terwijl het elektronisch aanbesteden veel voordelen met zich mee brengt. Maar vanaf 1 juli 2017 moeten opdrachten boven de Europese drempelwaarden eindelijk allemaal verplicht de gehele inkoop procedure digitaal laten verlopen. Om dit te kunnen doen, moet de inkoopafdeling beschikking hebben over een van de aanbestedingsplatforms zoals bovenstaand genoemd.

Selectie en implementatie

Het implementeren van een aanbestedingsplatform is weliswaar niet zo ingewikkeld als een ERP systeem, maar behelst meer dan het invullen van een aanmeldingsformulier. Om goed voorbereid vanaf 1 juli 2017 volledig elektronisch aan te besteden, adviseren wij daarom de overige 31% zo snel mogelijk te starten met de selectie van een van de systemen en vervolgens het implementatie traject.

Het voordeel van een tijdige start is dat, samen met een ervaren adviseur, een gedegen selectie en implementatie traject doorlopen kan worden. Bij de selectie van het systeem wordt gelet op de gewenste functionaliteiten en op de ICT componenten (data beveiliging, SLA, uptime garanties, exit plan, etc.). Na een gedegen selectie kan worden gestart met de implementatie. Door ruim voor 1 juli 2017 te starten, kan men nu nog kiezen voor een gefaseerde implementatie, waarbij niet direct alle aanbestedingen via het platform hoeven te verlopen.  In het implementatieplan stel je samen met de vertegenwoordigers uit de organisatie (ICT, F&C, Juridische zaken en een aantal eindgebruikers) vast binnen welke planning de deliverables met behulp van de benodigde resources worden opgeleverd.

Graag helpen we u bij de selectie en implementatie van het juiste aanbestedingsplatform voor uw organisatie. Uiteraard kan dit ook als u helemaal niet aanbestedingsplichtig bent. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Moekotte 06-19423883 of kim.moekotte@coppa.nl.

[1] Aanbestedingscijfers 2015, 26 januari 2016, https://www.tenderned.nl/aanbestedingscijfers-2015