E-facturen versturen en verwerken: hoe ver zijn overheidsinstellingen?

Toegevoegd op | Door Ursula Wegmann

Sinds 18 april 2019 zijn overheidsinstellingen verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Sinds een aantal jaar ondersteunt COPPA organisaties al met het kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen. De volgende stap is om de voordelen van e-facturatie zo optimaal mogelijk te benutten. Kortom, hoe zorg ik ervoor dat mijn leveranciers ook e-facturen gaan versturen en dat deze gematcht kunnen worden aan een (e-)order? Alles voor een optimaal P2P-proces!

Het versturen van e-facturen

De wetswijziging verplichtte alle aanbestedende diensten om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Inmiddels kan het grootste gedeelte van overheidsinstellingen in Nederland e-facturen ontvangen en verwerken, de overigen hebben tijdig uitstel aangevraagd omdat de implementatie langer duurde dan verwacht.  

Ook al kan een groot gedeelte van deze organisaties nu elektronische facturen verwerken, wil dat natuurlijk niet zeggen dat leveranciers ook daadwerkelijk e-facturen sturen. Zonde, want e-facturen leveren veel voordelen op:

  • Lagere foutgevoeligheid: in principe is een e-factuur een databericht dat verstuurd wordt. Door middel van data wordt direct automatisch een bericht gegenereerd, zonder dat daarvoor nog gegevens hoeven te worden ingevoerd.

  • Tijdsbesparing: doordat informatie op facturen automatisch gegenereerd en gelezen kan worden, hoeven medewerkers niet meer handmatig PDF-facturen te verwerken.

  • Kloppende administratie: door de korte doorlooptijd heb je daarnaast eerder inzicht in je actuele financiële cijfers.

  • Juistheid: Bij aansluiting van e-facturatie via PEPPOL kan je eenvoudig spookfacturen voorkomen.

Hoe profiteert mijn organisatie van deze voordelen? Om de voordelen van e-facturatie optimaal te benutten zijn een tweetal zaken van belang. Zorg ervoor dat zo veel mogelijk leveranciers daadwerkelijk overstappen naar het versturen van e-facturen en onderzoek je eigen mogelijkheden voor het versturen van (e-)orders. Door het koppelen van je e-facturen aan bijbehorende orders ontstaat er in de organisatie een zogenaamde ‘happy flow’. Steeds meer orders kunnen zo geautomatiseerd aan facturen gematcht worden. En in het geval van een verschil kun je eenvoudig zien welke orderregel op prijs of aantal afwijkt van de factuurregel. Als de leverancier ook nog in staat is om e-orders te ontvangen, kan ook hij profiteren van bovengenoemde voordelen zoals lagere foutgevoeligheid en tijdsbesparing. Een win-win situatie dus.

Dit kunnen organisaties doen

Op het moment dat een organisatie het technisch mogelijk heeft gemaakt om e-facturen te kunnen ontvangen, zijn er drie stappen die je moet doorlopen:

  1. Probeer zoveel mogelijk leveranciers te laten overstappen op het versturen van e-facturen. Hierdoor vermindert je administratieve workload.

  2. Onderzoek voor welke leveranciers je al bestelmogelijkheden hebt via je e-procurement systeem. Daarnaast kun je met de leverancier afstemmen of e-orders ontvangen kunnen worden, zodat ook het proces aan de kant van de leverancier zo efficiënt mogelijk ingericht is..

  3. Zijn er grote leveranciers waarvoor je nog geen bestelmogelijkheden in je procurement systeem hebt? Probeer deze bijvoorbeeld via een catalogus aan te sluiten, zodat je vervolgens (e-)orders kunt versturen en je facturen via een happy flow kunt afhandelen.

e-facturen als onderdeel van een optimaal P2P-proces

COPPA helpt organisaties met het optimaal inrichten van hun P2P-proces, waarvan het kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen een belangrijk onderdeel is. Eén van die organisaties waar COPPA een P2P-systeem heeft geïmplementeerd en waar met e-facturen wordt gewerkt, is Wilgaerden. Lees er hier meer over.

COPPA: implementatie van e-facturen

Wanneer COPPA een organisatie ondersteunt bij de implementatie van e-facturen of de implementatie of optimalisatie van een P2P-systeem, stellen we gezamenlijk doelen die we willen halen met betrekking tot het percentage e-facturen ten opzichte van het totale aantal facturen. 

Heeft jouw organisatie hulp nodig bij de implementatie van e-facturen? Neem dan gerust contact op.