De belangrijkste doelen van een geautomatiseerd P2P-inkoopproces

Toegevoegd op | Door Coppa

Bij organisaties waar het inkoopproces decentraal is ingericht, zien we vaak dat men moeite heeft om grip te krijgen op inkoopuitgaven en dat het inkoopproces niet efficiënt is ingericht. Medewerkers van verschillende afdelingen kopen zelfstandig producten en diensten in bij niet-gecontracteerde leveranciers, profiteren niet van prijsafspraken, plaatsen bestellingen per e-mail of telefonisch en registreren bestellingen niet goed, waardoor het onduidelijk is welke factuur bij welke bestelling hoort.

Het optimaliseren en efficiënter inrichten van inkoopproces is voor veel zorginstellingen en overheidsinstanties dan ook een onderwerp dat hoog op de agenda staat. Het is vaak ook de aanleiding voor deze organisaties om hun inkoop uit te besteden aan Coppa.

Om het inkoopproces efficiënter in te richten en meer grip te krijgen op inkoopuitgaven, kiezen we ervoor om een P2P-oplossing te implementeren in een organisatie en het P2P-proces te automatiseren.

Wat is P2P?

P2P staat voor Purchase-to-Pay en is een belangrijk onderdeel van het inkoopproces.

Een P2P-oplossing zorgt ervoor dat het proces van bestelling tot betaling beter gemonitord kan worden en is ideaal voor organisaties waar het inkoopproces decentraal is ingericht.

Met een P2P-systeem kunnen medewerkers van verschillende afdelingen zelfstandig bestellingen plaatsen, het systeem raadplegen om de juiste leverancier te vinden of prijsafspraken te controleren, hun bestelling laten autoriseren en de factuur kan veel makkelijker gematcht worden aan een bestelling.

Door dit proces te automatiseren voorkom je een hoop frustratie, bespaar je tijd én geld. Er zijn verschillende P2P-oplossingen en Coppa faciliteert de implementatie van diverse systemen. Daardoor is er altijd een P2P-oplossing die past bij jouw organisatie, manier van werken en overige softwareoplossingen.

Successen meten bij P2P

Elke organisatie streeft verschillende doelen na wanneer zij besluit over te stappen op een geautomatiseerd P2P-proces. De ene organisatie wil vooral grip krijgen op inkoopuitgaven en waar mogelijk kosten besparen, de andere organisatie richt zich voornamelijk op het verkorten van de doorlooptijd van het goedkeuren van facturen.

Of de inkoop nu centraal of decentraal is ingericht, een organisatie wil natuurlijk kunnen meten wat het geautomatiseerde P2P-proces heeft opgeleverd. Daarom bepalen we samen met onze opdrachtgevers KPI’s waarmee we concrete resultaten kunnen aantonen.

De belangrijkste KPI’s bij P2P

De belangrijkste en meest voorkomende KPI’s die we in kaart brengen bij onze opdrachtgevers, bespreken we hieronder.

1. Kosten en doorlooptijd per factuur

Als besparen op inkoop het hoofddoel is, is de KPI ‘kosten per factuur’ een belangrijke indicator om te meten. Deze kosten worden vaak berekend door de salarissen en overige kosten in kaart te brengen van het moment dat de factuur binnenkomt totdat deze betaald wordt. Deze kosten deel je vervolgens door het aantal binnengekomen facturen om de kosten per factuur in kaart te brengen.  Met een geautomatiseerd P2P-proces zullen de kosten en doorlooptijd per factuur vrijwel altijd dalen, omdat er simpelweg minder menselijke inspanning nodig is voor de factuurverwerking.

2. Op tijd betaalde facturen

Om een goede relatie met gecontracteerde leveranciers te kunnen behouden, is het belangrijk dat facturen op tijd betaald worden. Met een geautomatiseerde P2P-oplossing kunnen facturen veel sneller gematcht worden aan een order, waardoor facturen ook sneller betaald worden. Het resultaat? Een blije leverancier en een goede relatie waarbij je vaak kunt profiteren van aantrekkelijke (prijs)afspraken.

3. Aantal gecontracteerde leveranciers

Het percentage inkoop dat wordt gedaan buiten contracten om, wordt ook wel maverick buying genoemd. Hoe meer er buiten contracten om wordt gekocht, hoe meer juridische en economische risico’s dat met zich meebrengt.

Je hebt als inkoopafdeling immers geen grip op de orders die worden gedaan en er wordt niet geprofiteerd van (prijs)afspraken met gecontracteerde leveranciers.

Met een P2P-oplossing worden alle bestellingen op één plek gedaan, is het voor iedereen duidelijk bij welke leverancier en tegen welke voorwaarden besteld kan worden en zal het percentage maverick buying dalen. Hoe meer gecontracteerde leveranciers, hoe beter een organisatie beschermd is tegen economische en juridische risico’s.

4. Percentage e-facturen

Veel zorginstellingen werken al met e-facturen. Ook decentrale overheidsinstanties zijn vanaf 18 april 2019 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. E-facturen zijn een essentiële basis in het optimaliseren van het P2P-proces en zorgen ervoor dat facturen niet langer handmatig verwerkt moeten worden en dat facturen beter kloppend zijn.

Een hoog percentage elektronische facturen duidt op een efficiënt en goed geautomatiseerd P2P-proces en is een KPI die wij altijd meenemen als efficiëntie het belangrijkste doel is van een P2P-oplossing.

5. 3-weg matching

Bij elke bestelling die gedaan wordt, horen in principe drie documenten:

  • De aankooporder;
  • De factuur;
  • De ontvangstbevestiging.

We zien dat deze drie documenten bij veel organisaties niet kloppend zijn. Op de order staat een ander bedrag dan er vervolgens gefactureerd wordt. Het matchen van deze drie documenten wordt ook wel ‘3-weg matching’ genoemd.

Het percentage automatisch matchende documenten, facturen en orders is een KPI dat we vaak gebruiken om de efficiëntie van het geautomatiseerde P2P-proces aan te kunnen tonen. Als dat een hoog percentage is, betekent het dat het P2P-proces efficiënt én compliant is.

6. Aantal leveranciers per 1000 facturen

Je kunt je voorstellen dat het meer werk is de administratie te verzorgen en een goede relatie te onderhouden met 1000 leveranciers dan met 100 leveranciers. Het is daarom interessant om te kijken of je bepaalde productcategorieën die nu zijn ondergebracht bij meerdere leveranciers, wellicht kunt onderbrengen bij één leverancier.

Een kleine groep leveranciers die verantwoordelijk is voor het grootste gedeelte van je facturen, laat zien dat je een goede relatie hebt met leveranciers, je deze goed kent en van aantrekkelijke voorwaarden profiteert.

Wil je het inkoopproces in jouw zorginstelling of overheidsinstelling ook efficiënter inrichten, meer grip op je inkoopuitgaven krijgen en besparen? Wij adviseren je graag over de verschillende P2P-oplossingen. Neem contact op met onze consultants voor meer informatie.

Neem contact op