COPPA ontzorgt het schoolbestuur, EU aanbesteding resultaatgericht schoonmaakonderhoud

Toegevoegd op | Door Coppa

In dit blog neemt inkoopconsultant Jasper van Kasteren ons mee in de Europese aanbesteding van het schoonmaakonderhoud voor Stichting Het Rhedens. Het Rhedens is een schoolbestuur van drie scholen voor voortgezet onderwijs in Dieren, Rheden en Roozendaal. Samen bieden de scholen alle opleidingsniveaus aan (van VMBO BBL tot VWO). In totaal verzorgt Het Rhedens onderwijs aan ruim 1.900 leerlingen en zijn er bijna 200 medewerkers werkzaam. Voor Het Rhedens heeft Jasper de Europese aanbesteding voor het schoonmaakonderhoud begeleid.

Niet inspannings- maar resultaatgericht

Veel schoonmaakcontracten zijn inspanningsgericht, maar Het Rhedens heeft behoefte aan resultaten en niet aan beloften. Zij willen zich richten op aspecten als resultaatgericht schoonmaken, aandacht voor de mens, kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en dit waarborgen in deze aanbesteding. De schoonmaakdienstverlener bepaalt zelf, binnen de contract randvoorwaarden, wat, hoe en hoe vaak schoonmaak plaatsvindt. Hierin zijn reeksen van schoonmaakhandelingen en vastgelegde frequenties niet (meer) leidend, zolang het gewenste resultaat in technische kwaliteit en beleving wordt bereikt.

Bovenstaande belangrijke waarden voor het Rhedens zijn geborgd in de aanbesteding door kwalitatieve gunningscriteria te gebruiken. Denk dan bijvoorbeeld aan: medewerkerstevredenheid en de borging daarvan. Verder zijn als extra borging kwaliteitscontroles opgenomen in de aanbesteding. Een extern auditbureau voert deze controles uit. In deze kwaliteitscontroles is het doel om te kijken wat goed gaat en wat beter kan. Jasper: ‘Kwaliteitscontroles zijn een middel om samen met de schoonmaakdienstverleners te komen tot een beter resultaat. Iedere controle moet dan ook tot doel hebben om de kwaliteit te verhogen en mag niet als drukmiddel worden gezien’

‘Het kenniscentrum was voor mij absoluut onmisbaar in deze aanbesteding’

In dit aanbestedingsproces heeft Jasper nauw samengewerkt met het kenniscentrum van COPPA. Jasper heeft een duidelijk en transparant stappenplan opgesteld, heeft geadviseerd over de aanbestedingsstrategie en de communicatie rondom de aanbesteding verzorgd. In samenwerking met Stichting Het Rhedens zijn de aanbestedingsdocumenten opgesteld. Het Kenniscentrum heeft ondersteuning geboden door controle uit te voeren op volledigheid en rechtmatigheid. Maar ook bij het opstellen van bijvoorbeeld een scorematrix en beoordelingsformulieren. 

Jasper: ‘Het kenniscentrum is voor mij absoluut onmisbaar geweest in deze aanbesteding. Het is fijn dat je de meer operationele taken kan beleggen bij de projectmedewerkers van het kenniscentrum en je als inkoper kan focussen op de inhoud en aanbestedingsstrategie. Daarnaast is het altijd goed een juridische check uit te laten voeren, wat het kenniscentrum uitstekend kan met de aanbestedingsjuristen die daar werken. Het is een fijne gedachte dat je altijd een vier ogen principe hebt met het kenniscentrum van COPPA. Zo weet je zeker dat alles juridisch klopt en je een compleet aanbestedingsdossier op hebt gesteld.’

‘De combinatie van persoonlijke kennis, ervaring en gedrevenheid en een goede (juridische) back office heeft ons een uitstekend resultaat opgeleverd.’

‘Wat ik zo fijn vind aan deze aanbesteding is dat er een goede samenwerking is tussen Het Rhedens, het kenniscentrum en mijzelf. Dit heeft er absoluut toe geleid dat de aanbesteding geslaagd is.’ Ook projectleden zijn positief te spreken over deze aanbesteding en de samenwerking met Jasper en het kenniscentrum. Zo zegt Eric Catz, facilitair manager het volgende over de samenwerking met Jasper: ‘Jasper heeft in het proces ons inhoudelijk aan zet gelaten om zowel vooraf de eisen te verwoorden als tussentijds de beoordeling van de inschrijvingen uit te voeren.’ Ook Maarten Hanekamp, directeur bedrijfsvoering is erg te spreken over zowel Jasper als het kenniscentrum: ‘Jasper bevelen we van harte aan als inkoopconsultant bij een (Europese) aanbesteding voor schoonmaakonderhoud. 

Het kenniscentrum van COPPA is ook voor projectondersteuning van uw organisatie beschikbaar. Wilt u hier meer informatie over neem dan contact met ons op via 085 04 100 50 of stuur een e-mail naar info@coppa.nl