COPPA begeleidt complexe aanbesteding van vergadersystemen voor Gemeente Epe samen met GoudAdvies

Een raadzaal in een gemeentehuis biedt uitkomst als vergaderzaal voor de gemeenteraad. Maar wie denkt dat de systemen in deze vergaderruimte simpelweg bestaan uit een presentatiescherm, microfoon en meubilair om te kunnen vergaderen, heeft het mis. Tijdens de verbouwing van het gemeentehuis heeft Gemeente Epe in samenwerking met GoudAdvies en COPPA de aanbestedingen van het audiovisueel systeem en het raadsinformatiesysteem met succes doorlopen. Een behoorlijke klus om deze complexe vergadersystemen binnen de planning aan te besteden. 

Audiovisueel systeem en raadsinformatiesysteem

Het gemeentehuis van Epe was na bijna vijf decennia toe aan een grootschalige onderhoudsbeurt. Hier komt logischerwijs ook de modernisering om de hoek kijken. Hierbij heeft de gemeente ervoor gekozen om ook het audiovisueel systeem (AV-systeem) en het raadsinformatiesysteem (RIS) te vernieuwen. Een AV-systeem in een vergaderzaal is bijvoorbeeld nodig om iedere spreker luid en duidelijk te verstaan en om vergaderingen op te nemen. En dankzij een RIS is papierloos vergaderen mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het opslaan en weergeven van vergaderstukken, ook wel video- en audiotulen genoemd. Een omvangrijke klus, waarbij de gemeente Epe in samenwerking met senior inkoopconsultant Björn Eizenga van COPPA ervoor heeft gekozen om beide systemen als een aparte aanbesteding in de markt te zetten.

Twee aanbestedingen

Het AV-systeem en het RIS behoren in veel raadzalen en andere vergaderzalen tot de standaarduitrusting als onderdeel van het vergadersysteem in een gemeentehuis. Desondanks heeft gemeente Epe op advies van Björn Eizenga de verschillende systemen als aparte aanbestedingen in de markt gezet. “Het aanbesteden van het RIS had nog enige voorbereiding nodig. In combinatie met de strakke planning was het in dit geval daarom de beste keuze om twee aparte aanbestedingen in de markt te zetten. Het ene systeem heeft het andere systeem niet nodig. Een RIS kan communiceren zonder AV-systeem en andersom,” legt Bjorn Eizenga uit. “Daarnaast zou het samenvoegen lastiger worden voor inschrijvende partijen, waardoor vermoedelijk minder partijen zouden kunnen inschrijven,” vervolgt Björn. Het AV-systeem is als Europese openbare aanbesteding in de markt gezet en het RIS als meervoudige onderhandse aanbesteding.

Strakke, succesvolle planning

Beide aanbestedingen zijn uitgevoerd binnen een strakke planning van vier maanden. Een knappe prestatie, aangezien de doorlooptijd van een Europese aanbesteding gemiddeld zo’n vijf tot zes maanden is. Dit was onder andere mogelijk door de meervoudige onderhandse aanbesteding van het RIS. Deze heeft een kortere doorlooptijd dan een Europese aanbesteding, waardoor de gemeente Epe de voorbereiding van de aanbesteding zorgvuldig kon uitvoeren. Op het moment dat beide systemen in één aanbesteding waren samengevoegd, zou de totale doorlooptijd met twee maanden vertraagd zijn. Het mogelijke risico hiervan was dat de verbouwing van het gemeentehuis in de laatste fase vertraging zou oplopen.

Samenwerking brengt tevredenheid

Alle partijen kunnen terugkijken op een fijne samenwerking, waarbij de vergadersystemen in januari 2021 met succes zijn opgeleverd. En gezien de complexiteit van deze systemen was de samenwerking met GoudAdvies onmisbaar, geeft Björn aan. “De technische achtergrond rondom audiovisuele installaties is groot en erg complex. Het is bizar waar je allemaal rekening mee moet houden. Het was erg interessant om het hele proces zo van dichtbij te mogen bekijken. En de gemeente is ook erg tevreden over de uitvoering van het proces en waren blij met de ondersteuning die is geboden. Dat geeft een goed gevoel en voldoening.”

De aanbesteding van de vergadersystemen voor de gemeente Epe is een typisch voorbeeld waarbij samenwerking kan leiden tot succesvolle resultaten. Een complexe aanbesteding en een strakke planning brengen uitdagingen met zich mee, maar Björn Eizenga laat samen met GoudAdvies en de gemeente Epe een sterk staaltje synergie zien. Ondanks dat de verbouwing de komende periode nog wordt afgerond, kunnen de gemeenteraadsleden in ieder geval met een gerust hart hun werk uitvoeren.

Mocht je meer willen weten over audiovisueel systeem en raadsinformatiesysteem mail dan met info@coppa.nl of bel naar 085 0410050.