Contractmanagement in 3 stappen

Toegevoegd op | Door Coppa

Wilt u beter kunnen sturen op de realisatie van uw doelstellingen? Sturen op afspraken met uw contractpartners? Ontdek hoe u in 3 stappen start met contractmanagement en hoe u meer grip krijgt op uw contracten.

Stap 1: Betrek inkoop altijd bij contractvorming 
Stap 2: Registreer uw contracten in een contractregister
Stap 3: Bewaak de in het contract vastgelegde afspraken

Stap 1: Betrek inkoop altijd bij contractvorming

Inkopers werken nauw samen met contractmanagers. Twee ogen zien immers meer dan één. De contractmanager levert strategische input en kennis van de markt aan en brengt “lessons learned” in bij nieuwe inkoop- en aanbestedingsprocedures. Vanaf het moment dat een contract daadwerkelijk getekend is, monitort de contractmanager vervolgens de cyclus en zorgt samen met de leveranciers voor realisatie van de gestelde doelen. Verder gebruikt de contractmanager de uitkomsten om nieuwe contracten te optimaliseren waardoor ze uw doelstellingen nog beter ondersteunen. 

Wordt het contract door de leverancier opgesteld? Zorg ervoor dat uw de inkoper tijdig bij contractvorming betrekt. Verwijs bij een offerteaanvraag naar uw inkoopvoorwaarden en wijs de algemene voorwaarden van de leverancier op voorhand af. Plaats uw inkoopvoorwaarden op uw website en neem onderaan in iedere e-mail een verwijzing op. Kies een gemakkelijke url zoals: https://coppa.nl/algemene-voorwaarden.

Stap 2: Registreer uw contracten in een contractregister

Registreer het contract in een contractregister. Dat kan een simpele Excel-sheet zijn, of een speciaal contractmanagementsysteem zoals ProQuro of Vendorlink. Een goed ingericht en ingevuld contractregister helpt de contractmanager bij het bewaken van de gemaakte afspraken. Per contract worden de belangrijkste afspraken geregistreerd. Zo zijn er inhoudelijke afspraken rondom:

•    de kwaliteit van de dienstverlening of producten;
•    de deskundigheid van medewerkers;
•    kpi’s (uitval, volume, herindicaties, wachttijden, klanttevredenheid, productie, verhouding personeel);
•    financieel/administratieve afspraken over tarieven, indexering, declaraties, facturatie en berichten- en betalingsverkeer. 

Daarnaast zijn diverse zaken als start- en einddatum, verlengingsmogelijkheden, opzegtermijnen en privacy bepalingen (AVG) opgenomen. Bepaal bij de registratie ook op welk moment de voorbereidingen voor een nieuw inkooptraject dienen te starten om tijdig een nieuw contract af te kunnen sluiten.  

Stap 3: Stuur op de in het contract vastgelegde afspraken

Een contractmanager plant bij de start van het contract de periodieke afspraken in met de leverancier. De frequentie varieert per product/dienst en per leverancier en is proportioneel. Bij een strategische leverancier kan de frequentie tot 10-12 keer per jaar zijn; bij andere leveranciers ligt de frequentie veel lager. Vooraf bepalen contractmanager en leverancier de agenda zodat er een gezamenlijk commitment is en gemaakte afspraken worden nagekomen. De contractmanager kent alle contractafspraken en de hoger gestelde doelen; de contractmanager stuurt proactief aan op de in het contract opgenomen afspraken: inhoudelijke en financiële doelstellingen, de kwaliteit en de procesafspraken. Hierdoor wordt al vroeg tijdens de looptijd van het contract zichtbaar hoe goed partijen zich aan de gemaakte afspraken houden en kan er worden bijgestuurd waar nodig. De contractmanager levert ook een actieve bijdrage aan de stroomlijning van het interne proces en optimalisatie van de contractafspraken. Samen met in- en externe partners bouwen aan een duurzame relatie en het strategisch partnerschap staan voorop.

Direct meer grip op uw contracten?  

Of de stap zetten naar een contractmanagementsysteem? De deskundige contractmanagers bij COPPA helpen dagelijks organisaties met het sturen op en managen van de gemaakte contractafspraken en met het vertalen van de organisatiedoelstellingen naar nieuwe contracten voor inkoop- en aanbestedingstrajecten. Samen met onze business consultants verzorgen ze tevens de implementatie van contractmanagementsystemen.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Henriëtte de Boer via henriette.de.boer@coppa.nl of 06 174 088 44.

Neem contact op