Contractmanagement: doet iedereen het, of juist niemand?

Toegevoegd op | Door Willem Hoek

Contractmanagement krijgt steeds meer aandacht binnen de zorg en het publieke domein. Deze organisaties krijgen steeds beter door dat afspraken die contractueel zijn afgesproken pas waarde hebben als ze ook daadwerkelijk worden nagekomen. Hierbij speelt ook een verhoogd verantwoordelijkheidsgevoel vanuit deze organisaties om zorgvuldig om te gaan met (semi) publiek geld een rol.

De staat van de contractmanagementfunctie in deze organisaties verschilt echter enorm. Veel organisaties “zijn er mee bezig,” sommigen “hebben het al,” en voor anderen “is het nog een stap te ver”. Als je vervolgens verder vraagt wat deze organisaties onder contractmanagement verstaan, zijn de antwoorden nogal uiteenlopend. Dit vertroebelt het gesprek enorm. Écht contractmanagement, volledig belegd, voor alle relevante contracten, ben ik namelijk nog niet tegengekomen, terwijl genoeg organisaties “het al hebben”.

Contractregistratie, contractbeheer of contractmanagement?

Het onderscheid zit hem in de termen contractregistratie, contractbeheer, en contractmanagement. Organisaties noemen dit alle drie graag contractmanagement. Het onderscheid is echter van belang om te bepalen waar organisaties staan, wat systeemtechnisch vereist is, en wat procesmatig verbeterd kan worden. Er zit echter zeker verschil tussen deze drie termen.

Contractregistratie behelst alle activiteiten om in beeld te hebben bij welke leveranciers er contracten zijn afgesloten. Meestal is dit in de vorm van een lijst welke contracten ergens in de organisatie te vinden zijn, en met welke leveranciers deze zijn afgesloten.

Contractbeheer omvat het voorzien van de interne organisatie van informatie rondom contractafspraken, waaronder de documentatie zelf, en het signaleren van afloopdata. Contractbeheer is onmogelijk zonder contractregistratie.

Contractmanagement is het geheel aan activiteiten dat uitgevoerd kan worden om contractafspraken na te komen, te evalueren, en te verbeteren. Hier vallen activiteiten als leveranciers/contractbeoordeling, klachtenafhandeling, evaluatiegesprekken, compliancy audits, en het overeenkomen van contractaanpassingen en addenda onder. Contractmanagement is onmogelijk zonder contractregistratie.

Wat heb je nodig voor goed contractmanagement?

Systeemtechnisch gezien, zien we dat contractregistratie in een Excel-sheet kan worden gedaan. Voor contractbeheer is een inkoopsysteem, ERP-systeem, financieel systeem, of facilitair systeem vaak afdoende. Om alle facetten van contractmanagement te kunnen beleggen is echter een contractmanagementsysteem geen overbodige luxe.

Als we met z'n allen nou eens stoppen met contractregistratie en contractbeheer contractmanagement te noemen, valt het opeens op hoe weinig organisaties in de zorg en publiek domein daadwerkelijk contractmanagement goed hebben belegd. De doelstelling is daar, en er zijn nog genoeg stappen te zetten. Genoeg te doen dus!

Wil je meer informatie over contractmanagement voor jouw zorginstelling? Neem contact op met Willem Hoek.

Neem contact op