In 3 stappen circulair inkopen

Maatschappelijk verantwoord inkopen is een onderwerp dat anno 2018 steeds vaker bij organisaties op de agenda staat. Ook bij Coppa is dit een onderwerp waar we ons steeds meer mee bezig houden en onze (potentiële) klanten proactief over adviseren.

Circulair inkopen kan worden gezien als onderdeel van het overkoepelende begrip maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Bij deze vorm van inkopen worden materialen en producten ingekocht die hergebruikt kunnen worden, waardoor vernietiging wordt geminimaliseerd.  

Nederland is internationaal koploper op het gebied van een circulaire economie. In ons land wordt een groot percentage van het jaarlijks inkoopvolume van 73,3 miljard euro al circulair ingekocht en is circulair inkopen ook iets wat door de Nederlandse overheid steeds meer gestimuleerd wordt.Het doel van circulair inkopen is dat niemand over een aantal jaar meer eigenaar is van een product, maar slechts gebruik maakt van de voordelen die een bepaald product met zich meebrengt. Er zal de komende jaren dus een verschuiving ontstaan van eigenaar naar gebruiker.

In dit artikel vertellen we je hoe je circulair in de praktijk toe kunt passen en welke stappen je daarbij helpen.

Stappenplan circulair inkopen

Ondanks dat circulair inkopen een grote en belangrijke vernieuwing is, verschilt het inkoopproces niet eens zoveel van de stappen die worden genomen bij traditioneel inkopen.

Voorbereiding circulair inkopen

Het grote verschil zit vooral in de voorbereidende fase. In deze fase wordt namelijk een bewuste keuze gemaakt voor circulair inkopen. Vaak is circulair inkopen niet het doel an sich, maar is het een middel om het uiteindelijke doel te bereiken: kosten besparen. In deze fase neem je circulair inkopen dus op als onderdeel van je visie en is het ook essentieel om medewerkers mee te nemen in deze belangrijke stap.

Veel inkooporganisaties kopen immers in voor de interne klant en dus is het zeker nodig om verwachtingen, wensen en behoeften van medewerkers in relatie tot circulair inkopen boven water te krijgen. Zijn deze verwachtingen realistisch? Eventuele bezwaren moeten weggenomen worden, zodat een een realistisch, circulair inkoopplan kan worden opgesteld die organisatiebreed geaccepteerd wordt.

Een leverancier selecteren

Omdat circulariteit nog een vrij nieuw onderwerp is, zullen leveranciers zelf een invulling geven aan de vraag die neergelegd wordt. Dat betekent dat er meerdere aanbiedingen binnen zullen komen die misschien niet allemaal even goed aansluiten op de wensen. Het kan dus helpen om vooraf selectiecriteria op te stellen om de vele aanbiedingen deels te kunnen ondervangen.

De opdracht zal uiteindelijk gegund worden op basis van waarde. De meest waardevolle oplossing van een leverancier is misschien in eerste instantie niet de goedkoopste, maar kan op lange termijn wel de meest kostenbesparende zijn. Het kan namelijk zo zijn dat een product zodanig ontworpen is dat er enkel bepaalde onderdelen van het product tussentijds vervangen hoeven te worden om zo de levensduur te kunnen verlengen.

Daarnaast zal het product van materiaal gemaakt zijn met een langere levensduur dat vaak kostbaarder in prijs is. Probeer in kaart te brengen of de prijs en de levensduur in balans zijn en vergeet uiteraard niet te kijken naar wat er met het product gedaan kan worden na gebruik. Hoe en in hoeverre kan het product teruggebracht worden in de cyclus?

Als opdrachtgever kun je de verschillende offertes waarde toekennen op basis van punten. De meest waardevolle of meest innovatieve leverancier met de meeste punten, wint uiteindelijk de opdracht.

Contracteren van leveranciers

Het contracteringsproces bij circulair inkopen verloopt ingewikkelder dan bij traditioneel inkopen. Dit geldt voor zowel het opstellen als het beheren van het contract.

Omdat circulair inkopen als doel heeft om producten aan het einde van de gebruiksduur zoveel mogelijk terug te laten komen in de cyclus, moeten hier duidelijke afspraken over gemaakt worden. Als inkoper wil je natuurlijk zeker weten wat er met het product gebeurt na gebruik en hoe het eventueel teruggebracht wordt in de gebruikscyclus. Omdat de levensduur van producten vaak veel langer zijn, is het voor de organisatie cruciaal om de administratie volledig op orde te hebben, om problemen die zich over 10 tot 20 jaar voor kunnen doen te kunnen ondervangen.

Zeker omdat de contracten bij circulair inkopen vaak een langere looptijd hebben dan bij traditioneel inkopen, wil je borging hebben dat de leverancier over een aantal jaar nog steeds bestaat.

Succesfactoren circulair inkopen

Om de circulaire inkoop zo goed mogelijk te kunnen laten verlopen zijn twee succesfactoren van groot belang. Hieronder wordt per succesfactor uitgelegd wat de factor inhoudt.

Ketensamenwerking

Een ketensamenwerking betekent dat verschillende partijen die opeenvolgend samenwerken aan een proces of product, gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de gehele totstandkoming van het proces of product. Het gaat hierbij dus om verschillende schakels binnen een keten die samenwerken en dient niet verward te worden met een reguliere samenwerking, waarbij bijvoorbeeld een groep bouwvakkers gezamenlijk een stel steigers in elkaar zet. Het voordeel van een ketensamenwerking is dat de mogelijkheid bestaat om met elkaar mee te kijken, waardoor transparantie ontstaat.

Transparantie

Zoals hierboven al kort genoemd, heeft transparantie sterk te maken met de ketensamenwerking. Het is namelijk de bedoeling dat bij een ketensamenwerking de mogelijkheid bestaat om met elkaar mee te kijken. Dat wil zeggen dat de verschillende partijen allemaal bij elkaar mee mogen kijken op de werkvloer, waardoor transparantie ontstaat. Dit heeft als voordeel dat er gemakkelijk geëvalueerd kan worden over het functioneren, omdat alle partijen inzicht hebben in elkaars werkzaamheden. Het belang van evalueren is dat gezamenlijk gekomen kan worden tot een nog beter proces of product.

In een volgende blog vertellen we je meer over hoe circulair inkopen toegepast kan worden in verschillende sectoren. Wil je nu al meer informatie over circulair inkopen voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Neem contact op