Openbare en niet-openbare procedure: welke kies ik?

Een organisatie kan verplicht zijn tot aanbesteden. In onze vorige blog over Europees aanbesteden kon je al lezen over de twee standaardprocedures bij Europees aanbesteden en een heel groot gedeelte van de Europese aanbestedingen wordt dan ook gedaan via één van deze twee standaardprocedures.  

Maar welke procedure past het beste bij jouw organisatie, branche of opdracht? Wat zijn de voor- en nadelen? En voor welke procedure kiezen branchegenoten? Je leest het in deze blog.

Waarom de openbare procedure?

Ook al daalt het aantal openbare procedures de afgelopen jaren, het is nog steeds de meest toegepaste procedure bij organisaties die verplicht zijn tot Europees aanbesteden. Zo blijft het percentage openbare procedures in 2015-2016 rond de 80% (bron).

Snelste procedure

De meest voor de hand liggende reden is het feit dat de openbare procedure een snelle procedure is. Als alles volgens het boekje gaat, moet deze procedure binnen drie maanden afgerond kunnen zijn. De voorbereiding is nog het meeste werk, omdat er documenten opgesteld moeten worden en gezorgd moet worden dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

De openbare procedure is aantrekkelijk als je er eigenlijk te laat achterkomt dat er een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden voor een nieuw contract. Daarnaast ontvang je van alle inschrijvers in één keer alle benodigde informatie, waardoor je met de openbare procedure relatief snel tot een nieuw contract komen.

De inschrijvers worden beoordeeld op basis van gunningscriteria. Als opdrachtgever heb je bijvoorbeeld 100 punten te verdelen per inschrijving. De inschrijving met het hoogste aantal punten wint de opdracht.

Voorbeeld uit de praktijk
Een aantal maanden geleden hebben we een gemeente geholpen bij het aanbesteden van boomonderhoud. Voor deze gemeente was communicatie met omwonenden een belangrijke factor om uiteindelijk een leverancier te selecteren. Aanbieders konden dan ook veel punten verdienen door een goede brief te schrijven die de aanbieder aan omwonenden zou gaan sturen als deze de opdracht zou winnen.

Gunningscriteria kunnen op veel manieren worden opgesteld. Zo kan prijs eenvoudig beoordeeld worden door een prijslijst aan te leveren. Kwaliteit wordt vaak beoordeeld op basis van een plan van aanpak, maar kan ook heel specifiek worden gemaakt door inschrijvers een casus te geven die opgelost moet worden.

In tegenstelling tot de niet-openbare procedure is er dus maar één beoordelingsronde waarin je direct inzicht krijgt in hoe de leveranciers de opdracht uit willen voeren en voor welke prijs.

Simpelste procedure

Aanbesteden is en blijft vrij technisch en we zien dan ook vaak dat inschrijvers fouten maken met hun inschrijving. Nu is dat op zich heel logisch: zeker voor kleine, lokale aanbieders die zich doorgaans weinig inschrijven op aanbestedingen.

Er moet een groot aantal documenten volgens een standaard ingevuld worden en dat kan ingewikkeld zijn als je dit zelden doet. De controle hierop is streng. Volgens de rechtspraak mogen fouten in een inschrijving vaak niet worden hersteld, alleen in bijzondere omstandigheden is dat toegestaan.

Omdat de openbare procedure relatief makkelijker is voor aanbieders (ze kunnen immers direct een inschrijving doen) zien we dat dit ook een reden is om voor de openbare procedure te kiezen.

Voorbeeld uit de praktijk
Een eenvoudige openbare aanbesteding vereist vaak dat inschrijvers een aantal documenten overleggen. Bijvoorbeeld het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), een verklaring dat de inschrijving niet in strijd met mededingsrecht tot stand is gekomen, een Uittreksel Handelsregister, een prijsinvulformulier, overige documenten zoals een plan van aanpak, een inschrijfbrief, een referentieformulier, etc. Vaak moeten deze documenten ook nog eens rechtsgeldig ondertekend zijn. Een kleine, onbewuste fout kan dan al tot uitsluiting leiden.

Wanneer kies je voor de openbare procedure?

Gemeenten kiezen doorgaans voor de openbare procedure wanneer zij:

• … een relatief snelle aanbestedingsprocedure willen doorlopen;
• … een relatief simpel inkooppakket (zoals kantoorartikelen) aan moeten besteden waar niet veel inschrijvers op worden verwacht;
• … direct inzicht willen in de kwaliteit en prijs van de opdracht.

Waarom de niet-openbare procedure?

Ondanks dat de niet-openbare procedure doorgaans langer duurt, is er wel een groot voordeel te halen op administratief gebied. Bij de openbare procedure kunnen aanbieders zich direct met een offerte inschrijven en moeten alle inschrijvingen direct op prijs en kwaliteit beoordeeld worden. Als je ook nog een plan van aanpak uitvraagt van vier pagina’s en je hebt tien inschrijvers, dan kun je voorstellen dat er veel werk te doen is.

Minder administratieve last

In de niet-openbare procedure vindt er een splitsing plaats en worden bovenstaande criteria opgedeeld in twee rondes.

Een aanbieder meldt zich aan en wordt in de eerste ronde beoordeeld op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Als een gemeente bijvoorbeeld een weg aan wil leggen van 3 miljoen euro, wil de gemeente dat natuurlijk laten doen door een partij die hier al ervaring mee heeft. Partijen die nog nooit eerder een weg hebben aangelegd, zijn dus ongeschikt en worden niet tot de tweede ronde toegelaten. Ook ondernemers die veroordeeld zijn voor fraude, corruptie, kinderarbeid e.d., mogen direct uitgesloten worden op basis van deze gronden. Verwacht je dan alsnog teveel partijen over te hebben, dan kun je selectiecriteria benoemen. Je gaat dan met de meest geschikte ondernemers door naar de tweede ronde, bijvoorbeeld de ondernemers die voldoen aan de selectiecriteria ‘ervaring’.

Die eerste beoordeling is dan ook niet heel inhoudelijk en kan vrij snel gedaan worden. Van de twintig inschrijvingen blijven er bijvoorbeeld nog maar vijf over die in de tweede ronde beoordeeld moeten worden op de prijs en kwaliteit van de opdracht. In de openbare procedure zouden alle twintig beoordeeld moeten worden op de gunningscriteria. Al deze twintig inschrijvers moeten schriftelijk op de hoogte worden gesteld waarom er voor deze leverancier wordt gekozen of waarom deze ondernemer een betere inschrijving heeft gedaan.

Veel aanbieders

De niet-openbare procedure is ook een interessante procedure als je verwacht dat veel partijen zich in gaan schrijven voor de opdracht. Deze procedure wordt dan ook vaak toegepast in markten waar veel aanbieders zijn.

Voorbeeld uit de praktijk
Onlangs waren wij betrokken bij een aanbesteding voor personeelsdiensten. Elk uitzendbureau zou zich daar in principe voor in kunnen schrijven en dus werd er een groot aantal inschrijvingen verwacht. De niet-openbare procedure was hier de meest interessante, omdat er in de eerste ronde direct een aantal uitgefilterd konden worden op basis van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Er hoeven uiteindelijk maar vijf uitzendbureaus beoordeeld te worden op de prijs en kwaliteit van de opdracht.

Wanneer kies je voor de niet-openbare procedure?

Gemeenten kiezen doorgaans voor de niet-openbare procedure wanneer zij:

• … zij minder administratieve lasten willen;
• … verwachten een groot aantal inschrijvingen te krijgen;
• … een inkooppakket willen aanbesteden in een markt met veel aanbieders.

Wil je meer informatie over de procedures rondom Europees aanbesteden? Neem dan contact met Erikjan Tijms, hij geeft je graag meer informatie!

Neem contact op