Aanbesteding wagenpark bij waterschappen

Toegevoegd op | Door COPPA

  • Organisatie: 5 waterschappen verspreid over Nederland
  • Branche: Waterschappen
  • Diensten COPPAInkoopadvies (Facilitair)
  • Wanneer: 2018

Vanuit COPPA heeft Robert Mares als interim senior facilitair adviseur de facilitaire trekkersrol vervuld bij de aanbesteding van het wagenpark voor vijf waterschappen. Het betrof de lease van 500 bedrijfsauto’s met een totale contractwaarde van 35 miljoen euro. De taken van het waterschap zijn droge voeten, schoon water en veilige dijken. Deze werkzaamheden van het waterschap vragen om specifieke voertuigen. Naast (elektrische) personenwagens bestaat het wagenpark uit bestelwagens en 4x4 voertuigen.

De aanbesteding startte met het vormen van een kernteam. Naast Robert zelf, waren er een projectleider, een inkoopadviseur, facilitair adviseur en een programmamanager betrokken. Robert: ‘Dit kernteam onderhield de contacten met de overige drie waterschappen die al gewend waren te leasen en dit wilden voortzetten. Het bijzondere is dat de vijf waterschappen over heel Nederland verspreid zijn. Waterschap NOZW (Noord-Oost-Zuid-West) noemden we het.

Kick-off

Tijdens de kick-off werd een gemeenschappelijk beeld van het doel gevormd en commitment gevraagd. Zo werd onder andere besproken dat ieder voor de belangrijke beslismomenten in het proces voor een formele handtekening voor projectdeelname vanuit zijn deelnemende waterschap zou zorgen.

Bij de eerste bijeenkomst werden direct alle afspraken in de agenda’s gepland tot en met de contract ondertekening. ‘We overlegden maandelijks en rouleerden per locatie,’ vertelt Robert. ‘Door bij elkaar in de keuken te kijken, deden we inspiratie op over diverse facilitaire zaken. Deze werkwijze bleek van meerwaarde.’ 

Marktconsultatie

Voor de officiële aanbesteding, werd een marktverkenning gehouden om tot zo goed mogelijke projectkeuzes te komen. ‘Het resultaat van deze marktconsultatie leverde ons een gezamenlijke projectkeuze op voor meerdere leveranciers en een extern wagenparkbeheer. Alle vijf waterschappen hebben samen eerst het extern wagenpark aanbesteed,’ legt Robert uit.

Aanbesteding

Belangrijk onderdeel in de aanbesteding was kwaliteit. Inschrijvers zijn beoordeeld op de wijze waarop ze turn-key afleveren, efficiënt onderhoud realiseren, rapporteren over het wagenpark en duurzaamheid realiseren met deelauto’s en zuiniger en veiliger rijden. Deze kwaliteitscriteria zijn beoordeeld volgens de “gunnen op waarde”.

Raamcontracten

De aanbesteding heeft geresulteerd in drie raamcontracten. Een aanvraag voor voertuigen wordt uitgevraagd bij alle drie de leveranciers. Door deze minicompetitie heeft het waterschap steeds de beste prijs én kwaliteit. De contracten zijn dusdanig vormgegeven dat er in de komende jaren naar meer en meer uniformiteit en voordelen kan worden toegegroeid.

Contractmanagement

‘Het doel is om in de contractfase gezamenlijk professioneel opdrachtgever te zijn. Daarom wordt twee keer per jaar een gezamenlijke contractmanagementdag georganiseerd. Hier wisselen we onderling kennis en ervaring uit. Zowel binnen de 5 samenwerkende waterschappen als met alle 21 waterschappen in Nederland,’ aldus Robert. 

De tweede Wagenpark Contractmanagement dag in april 2019 had als onderwerp ‘Duurzaamheid’. De ambitie van de waterschappen is om in 2025 emissie neutraal te opereren. Welke (elektrische en/of waterstof) voertuigen zijn geschikt voor emissie neutraal uitvoeren van het werk van de waterschappen? Experts uit de markt hebben op deze dag hun visie met de wagenparkbeheerders van de waterschappen gedeeld.

Concrete resultaten

Robert noemt de volgende concrete resultaten van de aanbesteding:

  1. Voor zowel de waterschappen als de markt een besparing op aanbestedingskosten door de gezamenlijke aanbesteding;
  2. Verbinding tussen de waterschappen met actieve kennisdeling;
  3. Gezamenlijk contractmanagement;
  4. Minicompetitie levert besparingen op van 2-5% en incidenteel zelfs 15%. 

Wil je weten hoe jouw wagenparkbeheer verbeterd kan worden en hoe je meer uit je leasecontracten kunt halen? Neem contact op met Robert Mares voor meer informatie.

Neem contact op