Aanbestedingstraject Salarisadministratie OVO Zaanstad

Toegevoegd op | Door Coppa

  • Organisatie: OVO Zaanstad
  • Branche: onderwijs
  • Locatie: Zaanstad (7 scholen)
  • Aantal medewerkers: 800
  • Diensten COPPA: meervoudig onderhandse aanbesteding salarisadministratie
  • Werkt samen met COPPA sinds: 2018

COPPA heeft OVO Zaanstad begeleid met de meervoudig onderhandse aanbesteding van de salarisadministratie. OVO Zaanstad is een schoolbestuur van zeven scholen voor openbaar voortgezet onderwijs in Zaanstad. Samen bieden de scholen alle opleidingsniveaus aan. In totaal is OVO Zaanstad verantwoordelijk voor het onderwijs aan bijna 6300 leerlingen.

'Make or buy?'

De vraag waar OVO-Zaanstad voor stond aan de start van de aanbesteding was een make or buy-vraag. En indien voor buy zou worden gekozen: waar moet de knip tussen de Personeels Administratie (PA) en de Salaris Administratie (SA) worden gelegd?

In huidige markt zijn 3 opties m.b.t. uitbesteden van de salarisadministratie:

  1. Alles in huis houden. Dit betekent dat de personeels- en salarisadministratie volledig door OVO Zaanstad wordt uitgevoerd;
  2. Uitbesteden van de salarisadministratie naar een externe partij en het zelf uitvoeren van de personeelsadministratie;
  3. Uitbesteden van zowel de personeels- als de salarisadministratie. Dit betekent dat OVO Zaanstad deze werkzaamheden onderbrengt bij een externe partij.

Waarom zelf blijven doen?
De top 3 redenen van organisaties om zelf de salarisadministratie in huis te houden zijn:

  1. Gegevens blijven in eigen beheer waardoor je snel iets kan aanpassen;
  2. Controle in handen houden;
  3. Meer inzicht in je grootste kostenpost omdat je er feeling mee houdt als je ermee bezig bent.

Waarom uitbesteden?
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om (een gedeelte van) de personeels- en salarisadministratie onder te brengen bij een andere partij. De vijf belangrijkste redenen om dit te doen zijn:

  1. Borging van de continuïteit;
  2. Het verbeteren van de kwaliteit;
  3. Specialistische kennis van de CAO’s en de wet- en regelgeving en het up to date houden van specialistische kennis;
  4. Flexibel maken van de kosten;
  5. Meer tijd voor de kerntaken van HR.

Omschrijving meervoudig onderhandse aanbesteding salarisadministratie

OVO-Zaanstad heeft de salarisadministratie tot voor kort in eigen beheer uitgevoerd. In 2019 heeft OVO-Zaanstad een onderzoek laten uitvoeren met betrekking tot de toekomstbestendigheid van de personeels- en salarisadministratie. Op basis daarvan heeft OVO-Zaanstad medio 2019 besloten de uitvoering van de salarisadministartie uit te besteden. Redenen hiervoor waren: Het verbeteren van de continuïteit; specialistische kennis van de CAO’s en de wet- en regelgeving; flexibel maken van de kosten en meer tijd voor de kerntaken van HR. 

Begeleiding vanuit COPPA

OVO-Zaanstad heeft de opdracht voor de begeleiding van de aanbesteding verstrekt aan COPPA. Jasper van Kasteren heeft vanuit COPPA de aanbesteding voor OVO-Zaanstad begeleid. Jasper is begonnen met marktonderzoek en een marktconsultatie. In overleg met OVO-Zaanstad zijn een aantal dienstverleners benaderd voor deelname aan de marktconsultatie. Niet alle benaderde dienstverleners antwoordden positief op de uitnodiging voor deelname aan de marktconsultatie. Voor OVO-Zaanstad was het belangrijk dat dienstverleners kennis hebben van AFAS en de CAO voortgezet onderwijs. AFAS is het salarisverwerkingssysteem wat binnen OVO-Zaanstad is geïmplementeerd en ingericht. Specifieke kennis van de CAO voortgezet onderwijs is een must voor het verzorgen van een kwalitatief goede dienstverlening. Verder marktonderzoek van Jasper maakte duidelijk dat niet alle dienstverleners met betrekking tot het verzorgen van de salarisadministratie beschikken over AFAS kennis en specifieke kennis van de CAO van het voortgezet onderwijs. Uiteindelijk zijn vijf dienstverleners uitgenodigd voor deelname aan de marktconsultatie. 

Op basis van de marktconsultatie zijn de aanbestedingsdocumenten opgesteld. Jasper stelde geschiktheidseisen, een Programma van Eisen, gunningscriteria en een beoordelingskader op. De heer Michel Belga, projectleider AFAS binnen OVO-Zaanstad, heeft een concept Programma van Eisen, een concept gunningscriteria en een dienstenmatrix voor het uitvoeren van de salarisadministratie en het functioneel beheer van AFAS opgesteld. Alle aanbestedingsdocumenten zijn door de projectgroep definitief vastgesteld. 

Vooraf werd door Jasper een duidelijk en transparant stappenplan opgezet en heeft hij vervolgens alle communicatie rondom de aanbesteding verzorgd. Na binnenkomst van de inschrijvingen zijn deze door het Kenniscentrum Overheid gecontroleerd op volledigheid en rechtmatigheid.

De rechtmatige inschrijvingen zijn vervolgens beoordeeld door een beoordelingscommissie van OVO-Zaanstad bestaande uit de heer Gilbert Rip, concern controller, Sandra Haasdijk, adviseur P&O, Jan Zonneveld, informatiemanager, Karen Sprenkeling, manager financiën en Michiel van Dijk, rector. Jasper en Michel hebben hen daarbij begeleid en geadviseerd.

Kenniscentrum COPPA

Het Kenniscentrum van COPPA verzorgde naast de rechtmatigheidscontrole een scorematrix, een beoordelingsleidraad en beoordelingsformulieren. Jasper heeft vervolgens op basis van de beoordelingen de (voorlopige) gunning en afwijzing opgesteld in nauw overleg met het projectteam binnen OVO-Zaanstad. De aanbestedingsjuristen van COPPA hebben de gunningscorrespondentie juridisch getoetst. Na akkoord van OVO Zaanstad is de gunningscorrespondentie verzonden.

Het kenniscentrum van COPPA is de spil van de organisatie en bestaat uit onze aanbestedingsjuristen en projectmedewerkers. De projectmedewerkers zorgen ervoor dat van ieder project dat wordt uitgevoerd een compleet aanbestedingsdossier wordt opgesteld, aangeleverd en gearchiveerd.

Een aanbestedende dienst moet beschikken over een adequate documentatie van de aanbestedingsprocedure. Dit met het oog op de verplichtingen tot openbaarheid en motivering, extern toezicht, de accountantscontrole, een nieuwe aanbesteding van een opdracht na afloop van de overeenkomst en een mogelijke rechtsvordering van een klager of een onderzoek door de Europese Commissie.

Na de definitieve gunning hebben Jasper en Michel de kick-off bijeenkomst met de gegunde dienstverlener begeleid. Op basis van die bijeenkomst en de inventarisaties door de gegunde dienstverlener wordt door deze een implementatieplan opgesteld. Jasper heeft de overeenkomst tussen beide partijen opgesteld en samen met Michel de door de gegunde dienstverlener opgestelde SLA getoetst aan het Programma van Eisen en de dienstenmatrixen. 

OVO Zaanstad over de samenwerking

Michel Belga, projectleider AFAS, was vanuit OVO Zaanstad betrokken bij het aanbestedingstraject. Michel: ‘Ik ben zeer tevreden over de samenwerking met COPPA en Jasper. Jasper is proactief, komt afspraken na en beschikt over veel vakkennis. Zowel inhoudelijk als in de samenwerking heb ik de samenwerking als heel positief ervaren. Ik zou COPPA dan ook zeker aanbevelen en geef Jasper een 9 voor de begeleiding!’

Ook salarisadministratie aanbesteden?

Benieuwd wat COPPA voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van aanbesteden salarisadministratie? Neem contact op met Jasper van Kasteren, Inkoopconsultant Overheid, via jasper.van.kasteren@coppa.nl of 06 82 77 34 58.

Neem contact op